Tag: briefing

Briefing: Pengertian, Manfaat dan Tujuan, Langkah Membuat, & Contohnya

Istilah briefing mungkin sering digunakan di tempat kerja. Secara umum, briefing adalah pengarahan. Namun, briefing agak berbeda dari pertemuan atau rapat. Lihat ulasan di bawah ini untuk pengertian briefing, serta manfaat dan tujuannya. Kita juga akan membahas metode dan contohnya.

Pengertian Briefing

Briefing adalah proses komunikasi di mana informasi, instruksi, atau panduan diberikan kepada individu atau tim yang akan melaksanakan suatu tugas atau proyek. Biasanya briefing dilakukan sebelum dimulainya suatu kegiatan untuk memastikan semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan, konteks, dan harapan dari kegiatan tersebut.

Dalam sebuah briefing, biasanya akan disampaikan informasi penting seperti latar belakang proyek, tujuan yang ingin dicapai, batasan waktu dan sumber daya yang tersedia, target audiens atau pengguna akhir yang dituju, serta peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim. Briefing dapat dilakukan secara langsung melalui pertemuan tatap muka maupun melalui media komunikasi seperti email atau presentasi.

Tujuan utama dari briefing adalah untuk memberikan orientasi kepada individu atau tim agar mereka memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Hal ini membantu dalam mencapai hasil kerja yang lebih efektif dan efisien karena setiap orang telah mendapatkan arahan dengan jelas sehingga dapat bekerja sesuai dengan harapan.

Dalam konteks bisnis atau industri kreatif seperti desain grafis atau advertising, briefing sering digunakan sebagai langkah awal dalam merancang produk orisinil berdasarkan permintaan klien. Dalam hal ini, briefing menjadi alat penting bagi klien untuk menyampaikan visi mereka kepada para profesional kreatif agar konsep-konsep ide dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka.

Secara keseluruhan, briefing adalah proses komunikasi yang penting dalam memastikan semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan dan harapan dari suatu kegiatan atau proyek.

Manfaat dan Tujuan Briefing

Briefing memiliki manfaat dan tujuan yang penting. Berikut adalah beberapa manfaat dan tujuan briefing yang dirangkum dari berbagai sumber:

  1. Menyatukan visi dan persepsi tim: Briefing membantu memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan kerja bersama.
  1. Membangun semangat kerja: Melalui briefing, dapat dibangun semangat kerja dan motivasi dalam tim sebelum memulai kegiatan.
  1. Menyampaikan informasi penting: Briefing menjadi wadah untuk menyampaikan informasi terbaru atau penting kepada anggota tim.
  1. Mengingatkan prosedur bekerja: Dalam briefing, prosedur-prosedur bekerja yang harus ditaati dapat dijelaskan kembali sebagai pengingat bagi seluruh anggota tim.
  1. Mengklarifikasi komitmen kerja: Briefing memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk saling mengklarifikasi dan menegaskan komitmen mereka terhadap pekerjaan yang akan dilakukan.
  1. Meningkatkan produktivitas dan kinerja: Melalui briefing, anggota tim didorong untuk meningkatkan produktivitas serta mencapai hasil kerja yang lebih baik.
  1. Meningkatkan komunikasi dalam tim: Briefing membantu dalam memperbaiki hubungan antara anggota tim dengan menjalin komunikasi yang lebih baik satu sama lain.
  1. Mempererat hubungan antar anggota tim: Lewat briefing, hubungan antara anggota-anggotanya bisa menjadi lebih akrab dan kompak karena adanya interaksi secara rutin di dalamnya.
  1. Evaluasi singkat dan solusi perbaikan: Briefing juga dapat menjadi momen untuk memberikan evaluasi singkat dan membahas solusi perbaikan yang diperlukan dalam pekerjaan tim.

Langkah Membuat Briefing

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat briefing yang baik, berdasarkan informasi dari Indeed dan laman Chron:

  1. Jelaskan tujuan dan motivasi: Mulailah dengan memberikan gambaran umum tentang kegiatan atau proyek yang akan dilakukan, termasuk visi dan misi perusahaan. Kemudian jelaskan secara jelas tujuan utama dari proyek tersebut.
  1. Soroti tujuan dan tantangan khusus: Sampaikan target yang ingin dicapai serta tantangan khusus yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaan proyek tersebut. Berikan juga solusi atau strategi yang dapat digunakan untuk mengatasi tantangan tersebut.
  1. Identifikasi sasaran: Tentukan siapa kelompok sasaran dari proyek ini. Berikan informasi singkat tentang demografi mereka, seperti usia, jenis kelamin, lokasi geografis, dan alasan mengapa mereka menjadi target penting bagi proyek ini.
  1. Analisis pesaing: Sampaikan informasi tentang pesaing-pesaing yang telah melakukan proyek serupa sebelumnya. Teliti apa yang sudah mereka lakukan dan carilah cara untuk menciptakan sesuatu yang lebih menarik atau baru dibandingkan dengan pesaing tersebut.
  1. Mintalah umpan balik: Setelah menjelaskan rencana kerja, mintalah pendapat atau umpan balik dari para peserta briefing agar tercipta pemahaman bersama serta kesepakatan mengenai arah kerja selanjutnya.

Selain itu, ada beberapa hal penting lainnya dalam menjalankan sebuah briefing:

– Pastikan pengarahan disampaikan secara terstruktur seperti langkah-langkah di atas.

– Pertahankan kontak mata dan lakukan komunikasi dua arah dengan peserta briefing.

– Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan yang mungkin muncul selama briefing, usahakan memiliki pengetahuan yang cukup tentang proyek tersebut.

Contoh Kalimat Briefing

Berikut contoh kalimat briefing yang dapat kamu jadikan referensi kamu.

“Saya membutuhkan gambar cerita yang dapat memudahkan pembaca, terutama anak-anak, dalam memahami cerita. Gambar-gambar tersebut harus mampu memberikan kesan berbeda dan menarik perhatian dengan seni visual yang menarik. Selain itu, penting juga bahwa gambar cerita ini dapat membangkitkan emosi pada pembacanya. Silahkan menggunakan teknik menggambar yang sesuai dan menentukan tema yang relevan dengan objek gambar. Sketsa awal sangat diharapkan sebelum penyelesaian akhir dengan pewarnaan baik secara basah maupun kering.”

Itulah rangkuman tentang briefing dari pengertiannya hingga contoh kalimatnya. Semoga bermanfaat!

Briefing Adalah: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Tahapannya

Briefing akan membantu dalam mengembangkan dan menyatukan berbagai persepsi yang dimiliki setiap anggota, sehingga setiap orang memiliki alur berpikir yang sama. Alur berpikir yang sama akan membentuk sebuah kelompok mencapai tujuannya secara bersama tanpa adanya kesalahpahaman atas informasi yang diberikan, informasi ini dapat dikatakan menjadi lebih jelas.

Kegiatan yang melibatkan briefing memiliki beberapa tujuan dan juga manfaatnya, berikut ini penjelasan selengkapnya mengenai pengertian briefing hingga tahapan kegiatannya.

Pengertian Briefing

Briefing adalah suatu kegiatan yang melibatkan proses pengarahan mengenai suatu hal yang belum terjadi. Briefing merupakan istilah bahasa inggris yang berarti arahan, briefing sendiri merupakan komunikasi yang dilakukan guna mencapai kinerja terbaik.

Briefing biasanya sering digunakan dalam pola komunikasi tatap muka yang terjadi antara pemimpin dan karyawannya dalam upaya peningkatan kinerja secara lebih optimal. Melalui briefing orang-orang yang terlibat akan lebih mengetahui dan memahami rancangan tujuan, peraturan dan tanggung jawabnya dalam untuk meningkatkan standar operasional prosedur. 

Istilah briefing sebenarnya tidak hanya digunakan antara pemimpin eksekutif dan para karyawannya, tetapi juga dapat digunakan dalam sebuah kelompok kecil atau tim yang memiliki tujuan yang sama.

Tujuan Briefing

Kegiatan briefing biasa dilakukan oleh sekumpulan orang-orang yang membentuk suatu tim dalam upaya membahas suatu hal agar setiap anggota memiliki pemahaman visi dan misi yang sama, Berikut ini beberapa tujuan aktivitas briefing menurut Djajendra (2015):

  • Sebagai pengarahan mengenai visi dan misi

Briefing memiliki tujuan sebagai pengarahan visi dan misi yang dimiliki suatu kelompok atau tim agar setiap anggota memahami tujuan dari pelaksanaan suatu kegiatan. 

  • Sebagai pengingat dalam menjalankan standar operasional prosedur

Briefing juga memiliki tujuan sebagai pengingat para anggota yang terlibat untuk selalu menjalankan standar operasional prosedur yang ada. Biasanya standar operasional ini sudah ditentukan dan berkaitan dengan tata cara bagaimana seseorang akan menjalankan tugasnya.

  • Sebagai sarana penyampaian informasi penting

Tujuan lainnya dari briefing adalah sebagai sarana penyampaian pesan penting, melalui kegiatan briefing setiap anggota yang sudah diberikan tanggung jawab atas tugasnya dapat memberikan informasi penting  mengenai perkembangan kerjanya kepada anggota lain. Hal ini bertujuan agar setiap anggota mengetahui sejauh mana kemajuan yang telah dibuat atau apakah ada kendala yang mempengaruhi kesuksesan tujuan mereka.

  • Menyamakan persepsi

Briefing bertujuan untuk menyamakan persepsi setiap anggota, karena melalui kegiatan inilah setiap permasalahan, solusi dan penyamaan tujuan akan dilakukan. Persepsi disini adalah sudut pandang atau cara pandang seseorang terhadap suatu benda atau fenomena, briefing bertujuan untuk menyaman hal tersebut antara setiap anggota.

Manfaat Briefing

Briefing juga memberikan manfaat dalam pelaksanaannya, berikut ini manfaat dilaksanakannya briefing:

  • Membantu sebagai sarana penyemangat dalam tim

Manfaat dari dilaksanakannya briefing, pertama dapat membantu sebagai sarana penyemangat bagi para anggota tim yang kehilangan motivasi dalam mencapai tujuan yang telah direncanakan. Briefing dapat membantu setiap orang untuk saling membantu jika terjadi masalah atau hambatan dalam menjalankan tanggung jawab tugasnya.

  • Memberikan ruang kesempatan penyampaian opini para anggota

Briefing juga memiliki manfaat dalam memberikan ruang kesempatan penyampaian opini para anggota, karena setiap orang yang terlibat langsung dalam briefing memiliki hak yang sama untuk menyampaikan pendapatnya atas suatu masalah sehingga akan muncul solusi terbaik.

  • Sarana penyelesaian masalah ringan

Briefing bermanfaat sebagai sarana penyelesaian masalah ringan, hal ini karena setiap anggota juga memiliki hak untuk mengetahui kemajuan anggota lainnya. Karena setiap tugas akan memberikan dampak dan kontribusi atas tercapainya tujuan dalam rangkaian kegiatan atau program yang telah dirancang sebelumnya.

  • Sarana pengingat tujuan bersama

Manfaat lain dari adanya briefing sebagai pengingat tujuan bersama sebagaimana hal ini juga menjadi tujuan dari adanya briefing. Kegiatan ini dapat dimanfaatkan untuk memberikan nasehat maupun motivasi kepada setiap anggota untuk tetap mengingat tujuan bersama, sehingga para anggota akan lebih fokus dalam bekerja dan memiliki target pekerjaannya masing-masing.

  • Membantu membangun hubungan antar anggota

Membantu dalam membangun hubungan antar anggota juga menjadi manfaat dari kegiatan briefing. Melalui diskusi dan pertukaran opini maka setiap anggota dapat saling membangun kepercayaan dan tanggung jawab terhadap masing-masing tugas yang telah diberikan kepada setiap anggota.

  • Ruang untuk saling berbagi informasi

Briefing juga bermanfaat sebagai ruang untuk saling berbagi informasi, maksud informasi disini berkaitan dengan perkembangan tugas yang dimiliki setiap anggota dan dibagikan karena merupakan suatu hal yang dianggap penting.

Tahapan Kegiatan Briefing

Pada umumnya briefing memiliki alur kegiatan yang sama dengan rapat, diman dalam tiap kegiatannya akan selalu diawali dengan pembuka, inti kegiatan dan juga penutup. Meskipun demikian, di dalam setiap tahapan tersebut akan selalu ada poin penting yang perlu disampaikan untuk membantu keberhasilan kegiatan briefing. Berikut ini tahapan kegiatan briefing:

  • Pembuka

Merupakan salam pembuka yang biasanya ada dalam briefing sebagai tanda bahwa kegiatan tersebut sudah dimulai, pemimpin briefing biasanya adalah ketua pelaksana atau seseorang dengan jabatan tertinggi yang akan memulai dan mempersilahkan setiap anggota untuk menyampaikan pendapat atau kemajuan tugasnya.

  • Inti Kegiatan

Merupakan inti dari kegiatan briefing dimana setiap orang akan menyampaikan informasi penting atas tugasnya, seperti perkembangannya, kendala yang dihadapi hingga pada apa yang akan dikerjakan pada hari ini sebagai sebuah gambaran rencana kegiatan. 

Pada tahapan briefing ini, biasanya hal-hal yang akan dibahas mengenai informasi serta evaluasi atas hasil kerja dari setiap anggota sebagai masukan untuk memaksimalkan potensi kerja setiap anggota. Selanjutnya membahas mengenai pencapaian yang telah diraih, apakah sudah memenuhi tujuan yang telah dibentuk sebelumnya atau belum. Karena hal ini akan menandakan apakah terdapat kendala yang dihadapi oleh tim dan apa solusinya.

Dalam briefing penyampaian pesan dalam artian pemberian saran lebih baik dilakukan dengan kalimat-kalimat yang positif, maksudnya lebih baik hindari penggunaan kalimat yang menuduh atau menjatuhkan orang lain atas pekerjaannya karena rentan dalam menimbulkan konflik.

  • Penutup

Kegiatan briefing akan ditutup sekiranya setelah setiap anggota telah menyampaikan hal-hal yang perlu disampaikan. Pada tahapan ini maka ketua pelaksana akan menutup dengan memberikan kalimat penyemangat terhadap setiap anggota, serta menyampaikan terima kasih atas waktu luang sehingga dapat menghadiri briefing tersebut.

Demikian informasi seputar briefing hingga pada proses tahapannya. Semoga informasi tersebut dapat membantumu memahami dan melaksanakan briefing dengan baik serta lancar.

Pengertian Briefing, Manfaat dan Tujuan, Cara, Disertai Perbedaanya dengan Rapat

Salah satu budaya perusahaan yang harus dipertahankan adalah briefing. Budaya perusahaan yang baik akan mempengaruhi kebiasaan seluruh karyawan.

Briefing tidak hanya digunakan untuk berkomunikasi, tetapi juga memiliki tujuan untuk mengarahkan karyawan untuk menyelesaikan tugas mereka dengan baik. Selain itu, melakukan briefing menghasilkan peningkatan produktivitas kerja.

Lihat bahasan di bawah ini untuk mengetahui apa itu briefing, dan bagaimana melakukannya.

Apa Itu Briefing?

Briefing adalah suatu kegiatan pengarahan yang diberikan kepada karyawan atau anggota kelompok sebelum memulai kegiatan tertentu. Tujuan dari briefing ini adalah memberikan penjelasan singkat tentang tugas dan rencana kerja yang harus dilakukan.

Selain itu, briefing juga digunakan untuk mensosialisasikan informasi terkait dengan aturan, kebijakan baru, atau perubahan penting lainnya yang belum diketahui oleh anggota kelompok. Dengan mengikuti briefing dengan baik, para anggota dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik sehingga dapat menjalankan tugas mereka secara efektif.

Meskipun sering dianggap remeh, namun pentingnya briefing tidak boleh diremehkan karena dapat mencegah kesalahan dan meningkatkan koordinasi tim. Jadi, briefing merupakan bentuk komunikasi yang penting dalam organisasi agar semua anggota memiliki pemahaman yang sama mengenai tugas dan rencana kerja.

Perbedaan Antara Rapat dan Briefing

Rapat dan briefing memang memiliki tujuan yang sama, yaitu mengumpulkan anggota tim untuk membahas sesuatu. Namun, ada perbedaan mendasar antara rapat dan briefing.

Rapat adalah pertemuan di mana semua divisi atau departemen terlibat dalam diskusi. Biasanya melibatkan banyak peserta dan memiliki agenda yang lebih luas. Rapat dapat berlangsung dalam waktu yang lebih lama, seringkali melebihi 10 menit, karena melibatkan pembahasan mendalam mengenai topik tertentu. Rapat juga dapat mencakup pengambilan keputusan kolektif atau pemecahan masalah bersama.

Sementara itu, briefing adalah pertemuan yang dilakukan oleh satu divisi atau departemen dengan tujuan memberikan informasi singkat kepada anggota tim tentang tugas-tugas spesifik atau rencana kerja mereka. Briefing biasanya berlangsung dalam waktu yang relatif singkat karena fokus pada penjelasan ringkas agar para peserta memahami apa yang harus dilakukan secara jelas.

Jadi, perbedaan utamanya terletak pada jumlah peserta (rapat melibatkan seluruh divisi sedangkan briefing hanya satu divisi) serta durasi (rapat cenderung lebih lama daripada briefing).

Manfaat dan Tujuan Briefing

Briefing seringkali disepelekan oleh sebagian orang, padahal memiliki manfaat dan tujuan yang penting. Berikut adalah beberapa manfaat dan tujuan briefing:

  1. Menyatukan Tujuan Bersama

Briefing membantu menyamakan persepsi antara anggota tim agar dapat mencapai tujuan bersama. Dalam briefing, dialog terbuka dapat dilakukan untuk memastikan setiap anggota memiliki visi dan misi yang sama.

  1. Meningkatkan Komunikasi

Melalui briefing, komunikasi antar anggota tim dapat ditingkatkan. Mereka memiliki kesempatan untuk bertemu, berdiskusi, bertanya, memberikan pendapat, serta saling memberikan saran terkait pekerjaan atau kegiatan yang akan dilakukan.

  1. Membangun Pikiran Positif

Briefing membantu menjaga pikiran positif dalam kelompok dengan meluruskan kesalahpahaman dan menjelaskan aturan atau hal-hal yang telah ditetapkan secara gamblang.

  1. Menggali Ide Kreatif

Briefing menjadi wadah bagi para anggota untuk mengemukakan ide kreatif mereka. Ide-ide tersebut kemudian bisa didiskusikan bersama untuk dipertimbangkan lebih lanjut.

  1. Mendeteksi Masalah

Melalui proses audiensi dalam briefing, masalah-masalah yang muncul dapat diidentifikasi dan dicari solusinya bersama-sama.

Selain itu, briefing juga menjadi momen untuk mempererat hubungan antar anggota tim karena mereka dapat saling mendengarkan keluhan serta berbagi pengalaman atau informasi lainnya dengan cara yang santai namun tetap efektif.

Cara Briefing yang Efektif 

Berikut adalah beberapa langkah untuk melakukan briefing secara efektif:

  1. Persiapkan dengan Matang 

Siapkan materi briefing dengan baik dan tentukan siapa yang akan memimpinnya. Dengan persiapan yang matang, briefing akan memberikan wawasan dan informasi yang lebih maksimal kepada peserta.

  1. Tepat Waktu

Penting untuk datang tepat waktu dalam briefing, baik sebagai karyawan maupun pemimpin pertemuan. Ini menunjukkan sikap profesionalisme dan menghargai waktu orang lain.

  1. Terima Masukan 

Selalu terbuka menerima masukan dari anggota tim. Hal ini penting untuk meningkatkan efektivitas briefing dan menciptakan rasa kepemilikan serta kekompakan dalam tim.

  1. Ajak Semuanya Berpartisipasi

Libatkan semua anggota tim agar aktif berpartisipasi dalam briefing. Memberikan kesempatan bagi mereka untuk menyampaikan pendapat atau gagasan akan membuat mereka merasa dihargai dan dapat membuka peluang ide-ide baru yang bermanfaat.

  1. Tunjuk Notulen

Jangan lupa menunjuk salah satu anggota sebagai notulen untuk mencatat poin-poin penting selama briefing berlangsung, karena kadang kita bisa terpecah fokus atau melewatkan sesuatu saat sedang mendengarkan. Poin-poin tersebut dapat digunakan sebagai follow-up setelah selesai briefing,

Pastikan bahwa apa yang disampaikan dalam briefing singkat, jelas, dan mudah dipahami oleh semua peserta tim.. Lakukan sesuai durasi yang diperlukan tanpa perlu terlalu lama agar tidak membuat bosan para pesertanya.

Demikianlah pengetahuan mengenai briefing yang dapat kami rangkum. Semoga ilmu ini bermanfaat untuk kamu praktekkan nanti.