Contoh Surat Undangan, Lengkap Beserta Jenis dan Strukturnya

Surat undangan merupakan surat yang biasanya berisi ajakan atau permohonan atau ajakan kepada seseorang untuk mengikuti kegiatan atau acara yang diadakan oleh si pengirim surat.

Penulisan nama dan alamat si penerima merupakan hal terpenting yang harus diperhatikan agar undangan tersebut tidak salah sasaran. Selain itu, bahasa yang digunakan juga harus diperhatikan sesuai dengan jenis undangan yang digunakan.

Nah, berikut ini adalah beberapa contoh surat undangan beserta jenis dan strukturnya.

Jenis-Jenis Surat Undangan

Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi merupakan undangan yang diadakan oleh instansi atau organisasi untuk kepentingan dinas. Undangan ini bersifat resmi, karena berkaitan dengan kedinasan atau bisnis. Contoh surat undangan resmi adalah surat undangan rapat umum pemegang saham, bisnis, pertemuan dinas, dan lain sebagainya.

Surat Undangan Pribadi

Sementara surat undangan pribadi merupakan surat undangan yang ditujukan untuk menghadiri acara atau kegiatan yang sifatnya pribadi, seperti undangan pernikahan, undangan ulang tahun, dan lain sebagainya. Surat undangan jenis ini biasa ditujukan untuk keluarga, teman, maupun kerabat saja.

Struktur Surat Undangan

Surat undangan memiliki struktur yang sama seperti pada surat umumnya, yakni terdiri atas pembuka, isi, dan penutup. Bedanya, surat undangan resmi memiliki struktur yang lebih kompleks, meliputi kop surat, tanggal surat dibuat, nama dan pihak pengirim, isi, waktu dan tempat, agenda dan lampiran, serta tanda tangan lengkap dengan stempel instansi.

Sementara surat undangan pribadi bersifat lebih santai karena hanya memiliki struktur tempat dan tanggal surat, alamat pengirim, pembuka, isi surat, penutup dan nama pengirimnya saja.

Contoh Surat Undangan

Contoh Surat Undangan Pernikahan

Contoh Surat Undangan Aqiqah

Contoh Surat Undangan Ulang Tahun

Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi

Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi

Nah, itulah beberapa contoh undangan baik resmi maupun pribadi yang dapat kamu jadikan sebagai referensi. Semoga artikel ini dapat menambah wawasanmu dalam membuat surat undangan.

Cara Membuat Undangan di Microsoft Word, Mudah dan Praktis

Saat ini memang telah banyak usaha yang menawarkan jasa pembuatan undangan, baik undangan pernikahan, perayaan ulang tahun, hingga berbagai kegiatan formal lainnya. Meski begitu, kamu dapat membuat undangan sendiri di Microsoft Word. Tentunya, kamu juga bisa menyesuaikannya dengan keinginanmu sendiri.

Lantas, bagaimana caranya? DailySocial.id telah merangkumkan penjelasannya dalam artikel berikut.

Jenis-Jenis Undangan

Sebelum membuat undangan, kamu perlu memahami tentang undangan terlebih dahulu. Berdasarkan kepentingannya, undangan dibagi menjadi tig, yakni undangan pribadi, undangan resmi, dan undangan setengah resmi.

Undangan Pribadi

Undangan pribadi merupakan jenis undangan yang tidak resmi. Biasanya, undangan jenis ini ditujukan sebagai permohonan untuk menghadiri acara yang dihadiri oleh keluarga atau teman dekat saja.

Undangan pribadi juga dibuat lebih santai dan dapat dilengkapi oleh berbagai gambar, ilustrasi, maupun warna yang menarik. Undangan jenis ini tidak memiliki kriteria khusus karena sifatnya yang tidak resmi.

Undangan Resmi

Undangan resmi biasanya diterbitkan oleh perusahaan, lembaga, maupun instansi pemerintah yang terkait dengan kepentingan dinas. Undangan jenis ini dibuat dengan mencantumkan kop surat, nomor surat, dan diakhiri dengan tanda tangan yang dibubuhi oleh cap lembaga atau instansi.

Undangan Setengah Resmi

Undangan setengah resmi biasanya dibuat oleh perorangan dan ditujukan kepada orang lain maupun instansi atau lembaga lain. Undangan jenis ini biasanya digunakan sebagai bentuk permohonan untuk menghadiri acara yang bersifat setengah resmi, seperti pesta pernikahan.

Cara Membuat Undangan di Microsoft Word

Sebelum membuat undangan, pastikan kamu telah menentukan tanggal dan lokasi acara, serta kepada siapa undangan tersebut ditujukan. Kamu bisa membuatnya secara manual atau menggunakan template yang telah disediakan di Microsoft Word.

Cara Membuat Undangan di Microsoft Word Secara Manual

Pertama, buka halaman kosong atau Blank Page.
Setelah itu, masukkan gambar yang ingin ditampilkan dalam undangan. Caranya, kamu cukup klik Insert > Pictures.
Jangan lupa untuk menambahkan informasi mengenai acaramu. Kamu bisa melakukannya dengan klik Insert > Text Box, lalu masukkan semua keterangan acaramu, seperti waktu dan tanggal, lokasi, serta jenis acaranya. Jangan lupa atur dan sesuaikan jenis dan ukuran font yang kamu gunakan serta spasimu agar undanganmu terlihat rapi dan mudah dibaca.
Jika sudah selesai, kamu bisa menyimpan undanganmu dengan klik File > Save, atau cukup menekan ctrl+S di keyboard secara bersamaan. Kamu juga bisa langsung mencetak undanganmu dengan klik File > Print, atau menekan ctrl+P di keyboard secara bersamaan.

Cara Membuat Undangan di Microsoft Word Menggunakan Template

Jika kamu masih mengalami kesulitan saat membuat undangan secara manual, maka kamu bisa mencoba menggunakan template yang telah disediakan. Berikut langkah-langkah menggunakannya:

Sebelum membuat halaman baru, pilih template-mu terlebih dahulu. Caranya klik New pada menu File, lalu ketik Cards pada kolom pencarian, dan pilih kategori Invitations.
Pilih desain undangan yang sesuai dengan keinginanmu, lalu klik Create.
Jika template pilihanmu telah ditampilkan di halaman dokumen, jangan lupa untuk menyesuaikan isinya dengan informasi yang sesuai dengan acaramu. Pastikan tanggal, waktu, dan lokasi acara sudah ditentukan. Kamu juga bisa mengatur kembali desain undanganmu dengan mengganti jenis font dan warna lain.
Jika undanganmu sudah selesai, jangan lupa simpan dengan cara klik File > Save, atau tekan ctrl+S di keyboard secara bersamaan.

Nah, itulah beberapa cara membuat undangan yang dapat kamu aplikasikan sendiri di Microsoft Word. Mudah dan praktis, bukan?

Surat Undangan Resmi: Pengertian, Contoh dan Cara Membuatnya

Undangan resmi merupakan salah satu kebutuhan masyarakat dalam dinamika pandemik pasca-Covid-19, dan kita berharap dapat bertemu kembali secara tatap muka. Untuk undangan, hanya mengandalkan pesan singkat dan telepon biasa saja tidak cukup. Terutama untuk tamu penting dan rekan kerja.

Untuk itu perlu dipahami contoh-contoh undangan formal agar susunan dan susunan yang dikandungnya tidak tepat saat penulisan undangan.

Sebelum melihat contoh-contohnya, berikut DailySocial.id jabarkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam surat undangan resmi.

Komponen Surat Undangan Resmi

Kop Surat

Kop surat atau kop surat adalah bagian yang harus dicantumkan dalam semua surat dinas. Kop surat digunakan untuk mengkomunikasikan kewenangan pengirim surat. Setiap agensi atau perusahaan membutuhkan template kop suratnya sendiri.

Bagian ini juga harus ditulis secara lengkap. Kop surat berisi nama lembaga, alamat dan nomor telepon. Untuk informasi lebih lanjut, kamu harus melampirkan logo perusahaan atau lembagamu di bagian ini.

Nomor dan Tanggal Surat

Angka dan tanggal sama pentingnya. Informasi ini dimaksudkan untuk memudahkan pengumpulan data. Selain itu, tanggal surat memberi tahu penerima kapan surat itu dibuat.

Nama Penerima Surat

Nama penerima harus dicantumkan dalam surat untuk memperjelas isi surat. Surat itu tidak boleh dibaca kecuali nama yang dituju. Penulisan nama penerima secara tidak langsung juga memberikan kesan percakapan dua arah.

Isi Surat

Surat tanpa isi tidak ada gunanya. Oleh karena itu, orang yang menulis undangan resmi harus menyebutkan maksud dan tujuan surat tersebut. Jika kamu menulis undangan, pastikan untuk menyatakan dengan jelas isi surat di awal.

Informasi Acara

Konten undangan juga harus menyertakan informasi acara yang terperinci. Informasi yang harus tersedia adalah lokasi dan waktu pelaksanaan. Sebaiknya tentukan durasi acara kamu sehingga tamu undangan tahu berapa banyak waktu yang mereka perlukan untuk menghadiri acara tersebut.

Jika acara yang diselenggara online, pastikan untuk menyertakan tautan ke acara tersebut. Ini memungkinkan undangan untuk segera bergabung jika acara dimulai nanti.

Agenda Acara

Acara resmi harus dipersiapkan jauh sebelum undangan dikirim. Oleh karena itu, agenda untuk acara selanjutnya harus dilampirkan. Juga, sertakan durasi untuk setiap agenda agar terlihat lebih disiplin.

Tanda Tangan Pengirim/Pihak Penyelenggara

Tanda tangan juga harus diberikan sebagai bukti bahwa surat itu memang dikirim oleh agensi. Pastikan orang yang menandatangani surat tersebut adalah orang yang berwenang.

Bahasa Surat

Pemilihan istilah berdasarkan surat undangan resmi pun wajib sopan & nir berbelit-belit. Kamu perlu eksklusif menuliskan tujuan surat tadi dibuat. Gunakan pula bahasa Indonesia ragam formal. Perhatikan perindikasi baca ketika menulis agar gampang dibaca & maksudnya tersampaikan.

Contoh Surat Undangan Resmi

Surat Undangan Perusahaan

Surat Undangan Karang Taruna

Surat Undangan Organisasi Sekolah

Surat Undangan Organisasi Kampus

Dapatkan Berita dan Artikel lain di Google News