Peran Penting Project Management dalam Membantu Pertumbuhan Bisnis

Setiap bisnis harus memiliki strategi yang terencana untuk meningkatkan pertumbuhan bisnisnya. Hal ini berlaku untuk skala bisnis apapun, mulai dari koroporasi hingga usaha kecil dan menengah (UKM). Pertumbuhan bisnis dapat ditingkatkan melalui berbagai indikator seperti pemasukan, jumlah pengguna, barang terjual, hingga total pengunjung, tergantung bisnis yang Anda jalankan. Melalui perencanaan yang baik dan terukur, Anda dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis tersebut dengan tahapan yang tepat.

Salah satu hal penting yang dapat membantu mewujudkan pertumbuhan bisnis tersebut adalah dengan menerapkan project management pada bisnis Anda. Project management tidak hanya membantu perusahaan dalam urusan operasional, tetapi juga menjaga serta meningkatkan produktivitas yang dapat membantu pertumbuhan bisnis Anda.

Membantu Perencanaan Proyek yang Lebih Efektif

Dengan menggunakan project management, para Anda dapat membuat perencanaan proyek yang lebih detail. Hal ini juga membantu seorang pemimpin proyek untuk menyusun perencanaan dan eksekusi proyek dengan lebih efektif. Melalui perencanaan yang terperinci tersebut, proyek dapat dijalankan dengan lebih efektif dan diukur kemajuannya.

Selain itu, kesulitan yang ditemukan di tengah berjalannya proyek juga dapat segera diatasi oleh penanggung jawab terkait, karena sebelumnya sudah ada pembagian tugas yang dibuat secara detail. Pengawasan proyek juga menjadi lebih mudah, sehingga pemimpin tim bisa memastikan apakah kemajuan proyek sesuai dengan target dan linimasa yang telah ditetapkan.

Project management juga tidak hanya dapat membantu perusahaan pada tahap perencanaan, tetapi juga memantau tahap produksi hingga delivery sehingga tetap berjalan dengan baik. Anda juga bisa langsung mengukur sekaligus menjaga produktivitas bisnis, sehingga pertumbuhan bisnis dapat terus ditingkatkan. Hal ini sangat membantu tim untuk lebih fokus mengerjakan proyek dengan lebih maksimal, sehingga bisa memberikan hasil yang lebih optimal.

Memaksimalkan Sumber Daya Manusia Perusahaan

Keunggulan lainnya dari menerapkan project management dalam operasional bisnis adalah Anda dapat terbantu dalam mengeluarkan potensi terbaik dari para karyawan, baik secara individu maupun secara tim. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan project management tools. Salah satu aplikasi yang dapat membantu Anda melakukan kegiatan project management tersebut adalah Lark. Lark adalah platform kolaborasi generasi terkini yang menyediakan pengguna untuk bekerja bersama. Melalui penggunaan aplikasi tersebut, tim bisa saling berkolaborasi dan berkoordinasi dengan lebih mudah dalam pengerjaan proyek. Sehingga, detail pekerjaan yang telah dibuat saat tahapan perencanaan sebelumnya, dapat dikerjakan secara tim dengan lebih efektif.

Lark memiliki beberapa fitur yang dapat membantu supervisor maupun project manager mengatur alur koordinasi tim dan mempermudah kolaborasi antar anggotanya. Contohnya fitur messenger yang dapat diintegrasikan dengan fitur lainnya serta dapat membuat grup yang bisa diisi hingga 5.000 orang. Selain itu, Lark juga memiliki fitur document sharing yang mempermudah masing-masing anggota tim untuk berkolaborasi dalam mengerjakan proyek yang sedang berjalan.

Setelah melewati beberapa rangkaian proyek yang menggunakan project management, Anda juga dapat mulai mengukur dan memiliki pemahaman lebih lanjut terkait kapabilitas anggota tim dalam mengerjakan berbagai jenis proyek, serta mengevaluasi hal-hal yang bisa ditingkatkan kembali di proyek selanjutnya. Hal-hal seperti ini bisa terlihat dengan jelas dan diukur dengan baik bila memiliki rincian yang detail pada project management. Dengan memahami hal tersebut, Anda dapat mengetahui bagaimana memaksimalkan sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan untuk mencapai target sesuai linimasa yang ditetapkan. Sehingga produktivitas tim dapat terus meningkat dan membantu pertumbuhan bisnis.

Project Management Bantu Tingkatkan Efisiensi Anggaran

Perencanaan yang matang tidak hanya membantu perusahaan dari segi produktivitas tetapi juga membantu mengatur anggaran sebaik mungkin. Dengan project management yang detail, Anda dapat mengatur alokasi anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan. Anda juga bisa memperkirakan kemungkinan anggaran tambahan dengan mengetahui rencana-rencana tambahan yang telah disiapkan sebelumnya.

Menurut laporan Project Management Institute (PMI) di tahun 2018, strategi bisnis yang tidak efektif karena project management yang buruk dapat membuat sekitar $1 juta terbuang percuma setiap 20 detiknya di seluruh dunia. Bila ingin terus bertumbuh, kerugian seperti ini tentunya harus dihindari oleh setiap perusahaan. Untuk itu, setiap pelaku bisnis harus mulai mempertimbangkan untuk menaruh perhatian terhadap perencanaan dan implementasi project management pada perusahaannya, agar dapat meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran dalam setiap proyek yang dimiliki. Hal ini bisa membantu Anda untuk memfokuskan anggaran untuk proyek dan pengembangan produk atau layanan lainnya yang juga berperan penting dalam mengembangkan bisnisnya.

Melalui penerapan project management yang tepat, Anda bisa menjalankan operasional bisnis dengan lebih efektif sekaligus meningkatkan produktivitas bisnis di saat yang bersamaan. Anda dapat memaksimalkan penerapan tersebut dengan menggunakan project managamenet tools seperti Lark.

Lark memiliki berbagai fitur yang dapat membantu kolaborasi dan meningkatkan produktivitas seperti Lark Messenger, Lark Docs, Lark Calendar, Lark Video Conferencing, Lark Mail, dan Lark Workplace yang terintegrasi dengan sejumlah aplikasi lain. Semua fungsi tersebut terintegrasi dalam sebuah aplikasi tunggal yang tersedia di Mac, PC, iOS, dan Android. Melalui kelengkapan fitur dan kemudahan kolaborasinya tersebut Anda dapat merencanakan, mengeksekusi, serta memonitor seluruh proyek dengan lebih baik.

Disclosure: Artikel ini adalah konten bersponsor yang didukung oleh Lark

Pentingnya Project Management dalam Mendorong Revenue Bisnis saat Remote Working

Sistem kerja jarak jauh atau yang juga akrab disebut sebagai remote working kini menjadi tren terbaru di kalangan pelaku bisnis dalam menjalankan operasional perusahaannya. Meski begitu, sistem kerja ini terkadang masih menjadi momok yang menakutkan, terutama bagi perusahaan yang masih terbiasa dengan sistem bekerja dari kantor (work from office). Mulai dari koordinasi yang kurang berjalan lancar, hingga pendapatan bisnis yang menurun menjadi hal yang harus diatasi perusahaan-perusahaan tersebut. Untuk itu, para pelaku bisnis harus dapat menemukan formula yang tepat untuk dapat mempertahankan efektivitas kerja para karyawannya, sehingga operasional perusahaan dapat tetap berjalan seperti biasanya.

Hal tersebut juga menjadi pembahasan dalam acara webinar #DSTalk yang diadakan pada Rabu (19/8) lalu. Dengan mengusung topik “Optimizing Business Revenue Through Work Efficiency”, webinar ini membahas bagaimana penggunaan project management tools yang tepat dapat mendukung terciptanya kerja yang efektif dan efisien, sehingga dapat mengoptimalkan pendapatan suatu bisnis. Webinar ini juga turut mengundang Vina Fitria (Head of Project Management DANA) dan Suryanto Lee (Senior Professional Service Consultant Lark) sebagai pembicara.

Adaptasi Terhadap Perubahan Pola Kerja

Perubahan pola kerja menjadi remote working ini sebenarnya bukanlah suatu hal yang benar-benar baru. Banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem ini sebelumnya, namun pandemi COVID-19 ini mempercepat proses perubahannya. Menurut Suryanto Lee, sistem kerja ini sendiri juga akan menjadi cara kerja yang tetap digunakan dalam waktu yang lama.

“Kami di LARK percaya bahwa kerja jarak jauh ini bukanlah hal yang sementara karena pandemi covid-19, tapi adalah sesuatu yang akan tetap bersama dengan kita untuk waktu yang lebih lama.” ujar Suryanto.

Suryanto juga turut memaparkan tiga alasannya menanggap remote working menjadi suatu perubahan yang tak terelakkan. Pertama, tenaga kerja kini semakin banyak datang dari generasi milenial. Generasi yang percaya bahwa jam kerja yang lebih fleksibel (salah satunya akibat remote working) dapat meningkatkan produktivitas mereka. “Millennials ini buat perusahaan akan melakukan adjustment, yang tadinya nggak mendukung kerja jarak jauh, sekarang mungkin melakukan perubahan untuk mendukung hal itu.” tambahnya.

Selanjutnya, Ia juga memaparkan alasan yang kedua adalah adanya kemajuan teknologi yang membuat pengalaman kerja remote menjadi semakin mudah. Teknologi video conference contohnya, mungkin dulu teknologi ini hanya dimiliki oleh perusahaan-perusahaan besar, tetapi sekarang sudah dapat dimiliki oleh siapa saja. Terakhir, Ia juga menyoroti bahwa banyak perusahaan Indonesia yang kini mulai melakukan ekspansi internasional. Hal ini membuat perusahaan-perusahaan tersebut akan membutuhkan koordinasi dengan kantor luar negeri dan tenaga kerja internasional yang dimiliki secara jarak jauh.

Meski begitu, Suryanto juga menjelaskan bahwa adaptasi terhadap perubahan baru ini memang tidaklah mudah. “Banyak sekali yang perlu kita adaptasi, baik dari segi alat komunikasi, maupun alur komunikasi yang baru.” tambahnya.

Pentingnya Peran Aplikasi Project Management

Salah satu adaptasi yang harus dilakukan saat mulai bekerja secara remote adalah menggunakan aplikasi yang dapat membantu tim melakukan project management secara jarak jauh. Dengan menggunakan aplikasi project management yang tepat, tim tetap dapat tetap on-track untuk memenuhi berbagai objektifnya.

Hal ini juga senada dengan pendapat Vina Fitria yang mengatakan bahwa pemilihan project management tools yang tepat dapat membawa impact yang besar dalam cara bekerja saat remote working. Namun, Ia juga menambahkan pentingnya bagi seorang project manager untuk mengetahui platform apa yang harus digunakan, karena terlalu banyak pilihan akan membuat anggota tim bingung. Ada beberapa fitur penting yang harus diperhatikan dalam pemilihan platform tersebut, yaitu collaboration, flexibility, real-time reporting, simple to use, document management tools, mobile connectivity, serta clear and transparent.

Dalam presentasinya, Vina menjelaskan tools tersebut harus dapat memudahkan para anggota tim untuk dapat saling berkolaborasi dalam mengerjakan tugas serta memiliki fleksibilitas platform yang memudahkan penggunanya. Fitur real-time reporting juga perlu diutamakan, karena fitur ini dapat mempermudah seorang project manager untuk dapat mengetahui progres pengerjaan proyeknya secara terintegrasi. Selain itu, fitur kolaborasi yang dimiliki juga harus mendukung pengerjaan tugas atau dokumen bersamaan secara real-time.

“Make sure tools tersebut bisa sync across all team members and devices whenever we need.” tambah Vina.

Berbagai macam fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam melakukan project management juga diakui Suryanto menjadi hal yang diutamakan oleh Lark. Untuk itu, mereka juga memberikan fitur-fitur tersebut dalam satu aplikasi, sehingga pengguna tidak perlu bergonta-ganti aplikasi untuk memanfaatkan fitur-fitur tersebut. Hal ini dilakukan untuk memberikan para pengguna pengalaman yang seamless hanya dalam satu aplikasi.

“Bukan hanya aplikasi yang berbeda ada di satu ranjang, tapi all-in-one integrated experience” ujar Suryanto.

**Dapat Menjaga Produktivitas dan Dorong Revenue Bisnis**

Salah satu efek positif yang diharapkan setelah perusahaan dapat beradaptasi dengan pola kerja remote working dengan baik adalah terjaganya produktivitas. Dengan begitu, para karyawan tetap akan memberikan kinerja terbaiknya meski dihadapkan dengan akses interaksi yang terbatas. Produktivitas tersebut diharapkan dapat mendorong adanya peningkatan pendapatan perusahaan walau harus tetap harus menjalankan bisnisnya di masa sulit seperti ini.

“Being productive can help any company improve its performance and better utilise its human resources.” terang Vina.

Selain itu, Vina juga menuturkan bahwa hal tersebut juga akan membantu perusahaan untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga lewat kemajuan teknologi tersebut, operasional perusahaan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

“Tools itu sebenarnya seharusnya membuat kita bekerja lebih efektif dan efisien, bukan justru membebani kita.” tambahnya.

Proses adaptasi bagi tiap perusahaan mungkin berbeda-beda, tetapi dengan menggunakan project management tools yang dapat mendukung seluruh kebutuhan remote working, dianggap dapat membantu perusahaan-perusahaan tersebut tetap memiliki pemasukan yang optimal. Dengan begitu, proses adaptasi dapat berjalan dengan lebih baik baik, tanpa perlu khawatir adanya pengurangan produktivitas saat harus bekerja secara remote.

Tips Menjaga Tim tetap Efektif selama Remote Working

Sistem kerja remote working kini bukan hal yang baru bagi perusahaan. Masa pandemi yang tak kunjung berakhir juga membuat banyak perusahaan mau tidak mau mengadopsi sistem kerja ini. Di satu sisi, sistem ini membuat para karyawan dapat bekerja lebih fleksibel serta menghemat biaya operasional perusahaan. Di sisi lain, sistem ini juga mendatangkan kekhawatiran terkait menurunnya produktivitas perusahaan yang disebabkan inefisiensi koordinasi jarak jauh yang diterapkan.

Untuk itu, perusahaan perlu mencari cara terbaik untuk dapat mengelola karyawannya dengan lebih baik meski harus bekerja secara remote working. Berikut kami hadirkan beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan atau manajer tim, agar dapat menjaga para karyawannya untuk dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

Ciptakan Kebijakan Baru Terkait Remote Working

Dalam mengadaptasi remote working, perusahaan perlu menciptakan kebijakan baru yang disesuaikan dengan kondisi para karyawannya yang harus bekerja dari jarak jauh. Kebijakan ini perlu mencakup hal-hal seperti prosedur kerja yang harus ditaati, waktu bekerja dan tidak bekerja, serta alur komunikasi yang dijadikan landasan bekerja. Selain itu, kebijakan-kebijakan tersebut juga harus dapat merepresentasikan ekspektasi perusahaan terhadap para karyawannya.

Hal ini cukup penting mengingat masing-masing karyawan akan memiliki kondisi yang berbeda, sehingga diperlukan ketentuan yang dapat dijadikan landasan tersebut. Dengan begitu, karyawan dapat menyesuaikan kondisi kerja masing-masing agar tetap bisa produktif.

Tumbuhkan Kepercayaan Terhadap Karyawan

Setelah menciptakan kebijakan baru, kini waktunya para manajer atau pemimpin tim lainnya untuk memberikan kepercayaan penuh terhadap bawahannya. Kepercayaan merupakan satu kunci penting pada sistem kerja remote working karena Anda tidak dapat melihat serta berinteraksi langsung dengan rekan kerja Anda. Tidak melakukan micromanage juga disarankan untuk menghindari tekanan berlebih yang dirasakan karyawan. Di sisi lain, para pemimpin di perusahaan juga perlu percaya terhadap kebijakan yang telah dibuat dapat membantu para karyawan untuk bekerja secara efektif dan efisien saat bekerja secara remote.

Jalankan Meeting Secara Reguler

Saat bekerja secara remote, intensitas komunikasi tim mungkin akan berkurang. Namun, hal ini dapat diatasi dengan mengatur jadwal meeting yang wajib diikuti tim secara reguler. Upaya seperti ini juga dapat membantu menjaga interaksi tiap anggota tim sehingga hubungan tetap dapat bekerja dengan baik secara profesional maupun personal.

Bentuk aktivitas dari meeting reguler ini pun beragam. Tidak hanya sekadar melakukan check-in harian, Anda juga dapat menjaga konektivitas karyawan sekaligus memperhatikan kondisi masing-masing anggota tim. Melalui meeting reguler ini, Anda dapat mengetahui keluhan atau kesulitan yang sedang dialami rekan kerja lainnya. Dengan begitu, tim dapat menciptakan koordinasi yang lebih baik untuk tetap menjaga produktivitasnya.

Sediakan Platform Berkolaborasi Secara Lengkap

Selain menetapkan jadwal meeting bersama yang bersifat reguler, perusahaan juga harus menyediakan platform team collaboration yang memudahkan para karyawannya untuk bekerja secara kolaboratif dari jarak jauh. Platform seperti ini dapat mengatasi batasan jarak saat bekerja secara remote. Dengan platform team collaboration, tiap anggota dapat saling berkolaborasi dalam mengerjakan dokumen secara real-time sehingga membuat kinerja menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, pastikan platform project management yang digunakan juga memudahkan koordinasi setiap anggota tim, agar masing-masing anggota tidak perlu berpindah-pindah aplikasi saat bekerja.

Seperti yang ditawarkan oleh Lark. Dengan menggunakan Lark, masing-masing anggota tim dapat berkolaborasi untuk mengerjakan dokumen, mengadakan meeting reguler, memonitor pekerjaan, serta memiliki ruang komunikasi yang lebih mudah dan dapat diintegrasikan dengan kebutuhan kerja lainnya.

Buat Monitoring Sheet untuk Tim Anda

Memiliki monitoring sheet untuk memudahkan kolaborasi dan memonitor kinerja karyawan adalah salah satu hal penting untuk dilakukan selama bekerja secara remote. Bagi para manajer, lembar kerja seperti ini akan memudahkan Anda untuk memantau kemajuan tim dalam sebuah proyek. Anda dapat menambahkan detail seperti jenis tugas yang sedang dilakukan, status kemajuan pengerjaan, penanggung jawab tugas, serta linimasa dan deadline detail dari tugas-tugas tersebut. Masing-masing anggota tim juga dapat saling mengingatkan bila terdapat kekurangan pengerjaan dalam proyek tersebut, dengan fitur mention. Sehingga anggota tim lainnya bisa langsung menghubungi kepada task owner dan follow up apabila ada yang ingin ditanyakan. Hal ini juga membantu para karyawan menjaga produktivitas dengan lebih baik dalam pengerjaan proyek, sehingga pengerjaan dapat lebih efektif dan efisien meski memiliki keterbatasan intensitas koordinasi.

Tidak hanya berfungsi sebagai platform kolaborasi, Lark memiliki sejumlah fitur lainnya yang akan bermanfaat bagi para pekerja. Misalnya dengan kapasitas penyimpanan cloud gratis sampai dengan 200GB, sampai dengan fitur penerjemah otomatis di chat apabila harus berkoordinasi dengan pegawai yang berada di negara lain.

Sejumlah kemudahan yang ditawarkan ini dapat membantu perusahaan menjaga karyawannya untuk tetap saling terkoneksi dan menjaga produktivitasnya. Dengan begitu, perusahaan tetap dapat menjalankan bisnisnya dengan efektif dan efisien meski harus bekerja secara remote working.

Disclosure: Artikel ini adalah konten bersponsor yang didukung oleh Lark