Layanan Produktivitas Google Kini Dibekali Semacam Fitur Read Receipt Seperti di Aplikasi Chatting

Kolaborasi merupakan poin penting dalam layanan produktivitas Google, G Suite. Satu dokumen yang dikerjakan dan di-review oleh beberapa orang sekaligus semestinya bisa lebih komplet dan lebih cepat selesai. Namun ketika beberapa orang sekaligus dilibatkan, kesalahpahaman (miscommunication) bakal sulit dihindari.

Yang sering terjadi adalah, salah seorang rekan tim menyalahkan Anda karena belum merevisi dokumen sesuai hasil diskusi. Padahal, Anda baru saja selesai merevisinya satu jam yang lalu. Namun berhubung rekan Anda terakhir membuka dokumennya kemarin, wajar apabila ia belum melihat perbaikan Anda.

Solusinya menurut Google adalah melalui fitur bernama Activity Dashboard. Fitur ini memungkinkan pengguna Google Docs, Sheets maupun Slides untuk melihat siapa saja yang sempat mengakses dokumen dan kapan mereka melakukannya.

Anggap saja fitur ini seperti fitur read receipt pada aplikasi chatting, di mana Anda bisa melihat apakah pesan yang Anda kirim sudah dibaca atau belum oleh lawan bicara Anda. Jadi sebelum Anda marah karena sang pacar tidak merespon pesan Anda, pastikan bahwa ia sudah membacanya terlebih dulu.

Cara kerja fitur Activity Dashboard kurang lebih sama seperti itu. Anda pun boleh menonaktifkannya semisal keberatan aktivitas Anda dipantau, sehingga pengguna lain tidak bisa tahu apakah Anda sudah membuka dokumen atau belum. Kalau memang perlu, administrator tim Anda juga bisa menonaktifkannya untuk semua pengguna.

Fitur ini sekarang sudah tersedia bagi para admin G Suite, akan tetapi pengguna secara umum baru akan menjumpainya pada tanggal 21 Maret mendatang.

Sumber: Google.

[Panduan Pemula] Cara Memasang atau Embed Dokumen Google Docs di Web

Dokumen di Google Docs, selain bersifat lintas platform juga mudah dibagikan dalam berbagai cara. Sebelumnya, di panduan lalu kita sudah membagikan dokumen Google Docs melalui tautan dan email. Selanjutnya, kita akan coba memasang atau embed dokumen Google Docs di laman web dan juga blog.

Buka Google Dosc, kemudian pilih dokumen yang ingin di-embed.
Klik File – Publikasikan di web (publish to web).

Lalu akan muncul sebuah jendela popup, pilih Sematkan lalu klik Publikasikan.

Selanjutnya, tandai kode iframe yang tampil dan salin (ctrl + C).

Sekarang beralih ke blog, buatlah satu tulisan baru terkait dokumen tersebut. Paste-kan atau sisipkan kode iframe yang tadi sudah disalin.

Lengkapi elemen postingan lalu terbitkan tulisan, hasilnya akan seperti ini.

Cukup mudah, kan?

Catatan yang perlu Anda ketahui soal tutorial ini.

Bahwa selain dokumen word, excel dan powerpoint, Anda juga bisa menyematkan jenis dokumen Zip dan juga Rar.
Untuk akun jenis bisnis, Anda bisa membatasi akses agar hanya bisa dilihat oleh anggota dalam domain yang sama.
Dokumen yang ada di Google Docs dan web adalah dokumen yang sama. Jadi, setiap kali ada perubahan di Google Docs juga akan ditemukan di versi embed di blog. Kecuali diatur untuk tidak tersinkron.
Dokumen yang diterbitkan di web dapat diunduh jika diatur ke publik.

Gambar header ilustrasi/Dailysocial

Dropbox Umumkan Integrasi dengan Layanan Produktivitas Google

Sudah bukan rahasia apabila Dropbox merupakan salah satu komponen penting dalam bekerja. Penciptanya sendiri sadar akan peran besar mereka, sampai akhirnya mereka memutuskan untuk menggarap software produktivitasnya sendiri yang mengedepankan aspek kolaborasi.

Popularitasnya jelas masih kalah dari platform berbasis cloud besutan Google (G Suite), yang terdiri dari banyak layanan seperti Google Docs, Google Drive, dan masih banyak lagi, termasuk halnya Gmail. Beruntung Dropbox menyadari akan hal ini. Untuk itu, mereka pun menghadirkan integrasi layanannya dengan G Suite.

Dalam waktu dekat, pengguna Dropbox dapat mengakses dokumen Google Docs, Sheets maupun Slides langsung dari Dropbox. Tanpa harus meninggalkan Dropbox, mereka bisa membuat dokumen baru, menyunting, menyimpan sekaligus membagikan ke rekan-rekannya. Semuanya disimpan dan diakses dari satu akun Dropbox yang sama.

Di samping itu, Dropbox juga tengah menyiapkan integrasi yang lebih baik untuk Gmail dan Google Hangouts. Integrasi Dropbox dengan Hangouts ini menarik karena pengguna bisa saling berbagi file langsung dari tampilan percakapan, termasuk melihat preview-nya.

Ini pada dasarnya merupakan kabar gembira bagi para pengguna Dropbox yang sehari-harinya juga harus berkutat dengan sejumlah file dari platform G Suite. Selama ini, mereka suka tidak suka harus mengandalkan Google Drive – bukan berarti Dropbox lebih superior, hanya saja saya yakin ada banyak yang lebih suka dengannya ketimbang Google Drive, termasuk saya sendiri.

Sumber: Dropbox.

[Panduan Pemula] Cara Membagikan Dokumen Google Docs ke Teman

Google Docs adalah layanan dokumen jenis word, excel dan powerpint berbasis online yang bisa diakses dari lintas perangkat baik desktop, mobile, tablet ataupun web. Keuntungan lainnya, dokumen yang dibuat di Google Docs bisa dibagikan ke siapapun melalui beberapa cara, email, tautan dan web.

Membagikan dokumen di Google Docs terbilang sederhana, hanya butuh beberapa langkah. Tapi, jika Anda masih kesulitan melakukannya, panduan pemula berikut bisa jadi petunjuk.

Seperti biasa, buka web Google Docs kemudian klik dokumen yang hendak dibagikan.
Klik File – Berbagi atau klik tombol Bagikan di bagian kanan atas yang diwarnai biru.

Ketika muncul popup, Anda sebenarnya bisa langsung membagikan dokumen di langkah ini, caranya dengan memasukkan alamat email teman yang dituju. Kemudian klik ikon pensil dan ubah otoritas aksesnya menjadi Dapat mengedit agar lebih leluasa. Kemudian klik tombol Kirim.

Tetapi jika Anda ingin melakukan hal yang lebih, misalnya membagikan tautan ke teman yang tidak mempunyai email, klik menu Lanjutan.
Di jendela popup tersebut akan muncul tautan yang bisa disalin dan dibagikan. Tapi sebelum dibagikan, ubah dulu privasinya. Klik menu Ubah.

Kemudian pilih opsi Aktif – publik di web jika ingin diterbitkan di web, atau aktif – siapa saja yang memiliki link jika ingin membagikan tautan ke platform apa saja misalnya SMS, email, chat, media sosial dan forum.

Setelah disimpan, Anda bisa menyalin tautan dan dikirimkan ke teman.

Selain dibagikan melalui email dan tautan di atas, dokumen-dokumen di Google Docs juga dapat disisipkan ke dalam web atau blog, atau diunduh untuk kemudian menjadi dokumen offline di mana pengguna bisa meng-edit, menyalin, dan mencetak dokumen tersebut. Fitur-fitur ini berlaku untuk semua jenis dokumen, mulai dari word, excel hingga powerpoint.

Adapun format dokumen yang didukung antara lain:

Word
OpenDocument (.odt)
Rich format text (.rtf)
PDF
TXT
HTML
ePub

Next, saya akan berbagi cara yang sama tapi di perangkat mobile. Stay tuned!

Fitur Komentar Google Drive Kini Berlaku untuk Format Bawaan Microsoft Office

Sebagai layanan penunjang produktivitas, Google Drive merupakan tempat bernaungnya banyak file dan dokumen dalam berbagai macam format. Kolaborasi juga menjadi elemen penting dalam Drive, di mana kita dapat memberikan masukan atau komentar pada suatu dokumen langsung dari tampilan preview-nya, tanpa harus membuka aplikasinya terlebih dulu.

Masalahnya, selama ini fitur komentar tersebut hanya berlaku untuk format bawaan Google Docs, Sheets dan Slides saja. Itulah mengapa update yang Google luncurkan baru-baru ini terdengar sangat menarik. Sekarang, pengguna dapat membubuhkan komentar pada dokumen-dokumen Microsoft Office, PDF ataupun gambar tanpa harus mengubahnya menjadi format bawaan G Suite terlebih dulu.

Yang sangat istimewa, komentar-komentar ini bisa dilihat oleh rekan kerja Anda meskipun mereka bukanlah pengguna G Suite. Semisal rekan Anda membuka file dari Microsoft Word, komentar yang Anda berikan di Google Drive tadi akan tetap muncul, dan dia pun juga bisa memberikan balasannya langsung dari Word.

Pembaruan ini jelas bakal membantu pengguna bekerja secara lebih efisien, serta mengeliminasi faktor penghambat kolaborasi yang berkaitan dengan variasi format dokumen. Di saat yang sama, pembaruan ini bisa mendorong pengguna untuk lebih memaksimalkan fitur komentar pada dokumen, sebab fitur ini jauh lebih efektif ketimbang bertukar pesan di WhatsApp, yang mudah sekali ‘terkubur’ oleh pesan-pesan yang lebih baru.

Selama ini, mereka yang tidak mau memanfaatkan fitur komentar mungkin beralasan, “percuma saja, komentarnya tidak akan kelihatan kalau kamu tidak membukanya pakai Google Docs,” atau “saya malas harus mengubah formatnya menjadi file Docs lebih dulu”. Kalau masih ada rekan kerja Anda yang seperti itu, mungkin Anda bisa mencelanya dengan artikel ini. 🙂

Sumber: Google.

Hati-Hati, Teknik Phishing Baru Ini Eksploitasi Celah Keamanan Google Docs

Keamanan berinternet adalah hal kompleks. Penyedia layanan serta pengembang sistem operasi tidak pernah lelah untuk menyempurnakan sistem mereka. Tapi celahnya selalu saja ada, dan dengan memanfaatkan ketidaktahuan atau kelalaian pengguna, pihak-pihak tak bertanggung jawab terus mencoba mencuri data-data pribadi kita.

Ada insiden baru terjadi di hari Rabu kemarin. Sebuah usaha phishing sempat dilakukan dengan menggunakan sistem pengesahan OAuth punya Google buat menginstal aplikasi-aplikasi web jahat. Tidak seperti upaya phishing (‘memancing’ informasi dengan menyamar jadi entitas terpercaya) biasa yang memanfaatkan alamat internet palsu, serangan ini muncul sebagai permintaan otorisasi app.

Usaha peretasan tersebut memakai teknik yang berbeda. Ia memperdaya user untuk memberikan informasi sensitif tanpa meminta password. Caranya adalah mengelabui melalui Google Docs.

Prosesnya sangat simpel, dan hal inilah yang membuatnya berbahaya. Pertama, calon korban menerima email yang menawarkan akses sharing file Google Docs. Dengan mengklik ‘Open in Docs’, akan muncul layar seleksi akun Google asli, dan diikuti oleh permintaan otorisasi buat mengakses informasi kontak Gmail dan Google. Anda telah jatuh dalam perangkap jika menekan link yang ada di sana.

Kecanggihan dari teknik ini adalah ada banyak orang mudah mempercayai permintaan share file Google Docs. Dan jika kebetulan Anda sudah jadi korbannya, Anda perlu memutus akses app tersebut. Caranya adalah dengan pergi ke security page Google, pilih Manage App, lalu buang Google Docs dari daftar itu. Ada baiknya ada mengecek hal ini sekarang juga.

Menurut penjelasan CTO PhishMe Inc. via Reuters, metode ini merupakan ‘masa depan’ dari kegiatan phishing. Sang peretas bisa mendapatkan apa yang ia inginkan tanpa perlu repot-repot membubuhkan malware pada device.

Alphabet merespons serangan tersebut dengan segera memberikan peringatan dan panduan buat menanggulanginya. Google juga meyakinkan para pengguna bahwa mereka telah mengambil langkah serius – mematikan akun, menghapus laman palsu, memberikan update, dan tim bekerja keras supaya hal ini tidak terjadi lagi. Mereka juga menyarankan Anda untuk melaporkan alamat-alamat email phishing.

Pelajaran yang bisa kita ambil dari kejadian ini adalah, jika Anda tidak menantikan pemberian akses ke dokumen di Google Docs, maka jangan dibuka. Lalu seandainya tidak yakin siapa pengirimnya, langsung cek identitasnya dan pastikan email dikirm oleh orang-orang yang Anda kenal.

Sumber: Reuters & Ars Technica.

Google Keep Kini Terintegrasi ke Dalam Google Docs

Kabar gembira bagi Anda pengguna Google Keep. Aplikasi pembuat catatan dengan interface yang amat simpel tersebut kini merupakan bagian dari G Suite, kumpulan aplikasi dan layanan penunjang produktivitas dari Google.

Masuknya Keep dalam G Suite ini memungkinkan Google untuk mengintegrasikannya ke dalam layanan Google Docs. Premis yang ditawarkan sederhana saja: Anda dapat mengambil ide dan catatan-catatan yang Anda buat di Keep, lalu menambahkannya ke Docs untuk mempermudah sesi brainstorming.

Jadi ketika mengakses Docs dari web, Anda bisa membuka menu Tools dan menampilkan Keep beserta semua catatan yang tersimpan di samping kanan. Dari situ Anda bisa menarik catatan dan menempatkannya langsung di dokumen yang sedang Anda kerjakan, tidak perlu lagi copy-paste.

Pencarian catatan juga bisa dilakukan dari sini, sehingga Anda tidak perlu keluar dari Docs guna mencari informasi yang dibutuhkan. Anda pun juga dapat membuat catatan baru tanpa meninggalkan Docs, atau Anda juga bisa menyalin teks dari dokumen untuk dijadikan catatan baru. Lalu saat Anda membuka catatan baru itu di Keep, Anda bisa mengklik tautan untuk kembali ke dokumen aslinya.

Integrasi semacam ini pastinya akan menjadi daya tarik tersendiri bagi para pengguna Google Docs yang selama ini masih mengandalkan aplikasi pembuat catatan lain.

Sumber: Google.

Dropbox Paper Kini Bisa Dicoba untuk Umum, Plus Meluncur Sebagai Aplikasi Android dan iOS

Oktober tahun lalu, Dropbox mengungkap proyek barunya yang ditujukan untuk menjegal Google Docs. Proyek bernama Dropbox Paper tersebut pada dasarnya merupakan sebuah tool kolaborasi online. Setelah menjalani tahap private beta selama beberapa bulan, Dropbox kini sudah siap membuka akses beta Paper ke publik.

Dalam kurun waktu sekitar 10 bulan, Dropbox sudah menerapkan banyak pembaruan terhadap Paper berdasarkan masukan dari para pengujinya. Fitur tabel kini semakin disempurnakan, dan pengguna sekarang bisa menumpahkan idenya dalam wujud gambar ataupun video yang dikemas dalam sebuah galeri berpenampilan menarik.

Fitur mention sangat berguna untuk membagi tugas dalam tim / Dropbox

Fitur mention ikut diperbarui, dimana pengguna kini bisa membagi tugas dengan mudah di antara timnya. Cukup tambahkan “@” di depan nama rekan kerja, maka orang tersebut akan menerima notifikasinya.

Notifikasi ini sendiri akan muncul di web, desktop maupun mobile. Bicara soal mobile, Dropbox juga merilis aplikasi Paper untuk Android dan iOS sehingga pengguna bisa mengaksesnya dari mana saja.

Tampilan aplikasi mobile Dropbox Paper / Dropbox

Terakhir, Paper juga bisa disambungkan dengan Google Calendar. Jadi ketika pengguna membuat catatan mengenai poin-poin yang akan dibahas pada meeting berikutnya, catatan tersebut akan otomatis dibagikan ke rekan-rekan satu timnya.

Kalau Anda bersama tim Anda tertarik mencoba Paper, silakan langsung mendaftar pada situsnya dan langsung mulai menggunakannya. Jangan lupa juga untuk mengunduh aplikasinya dari App Store maupun Google Play.

Sumber: Dropbox Blog.

Application Information Will Show Up Here

Google Luncurkan Sejumlah Add-ons untuk Docs dan Sheets Versi Android

Google mulai memperkenalkan dukungan add-ons di Docs dan Sheets kurang lebih dua tahun silam. Sebuah integrasi yang memungkinkan aplikasi pihak ketiga menambahkan fungsionalitas ekstra ke layanan Drive. Sekarang, integrasi pihak ketiga serupa berpeluang membuat Drive makin interaktif berkat hadirnya add-ons baru seperti DocuSign dan Scanbot.

Tambahan Add-ons pihak ketiga di Docs dan Sheets menghadirkan kemampuan baru bagi pengguna. Kini, pengguna dapat mengakses kemampuan tersebut tanpa harus meninggalkan dokumen untuk membuka aplikasi terkait terlebih dahulu. Misalnya membuat tanda tangan digital, yang memungkinkan untuk dilakukan berkat integrasi DocuSign. Atau memindai dokumen dengan ScanBot untuk kemudian di-edit di Drive. Itu hanya dua contoh dari sekian banyak fungsionalitas baru yang dihadirkan.

Untuk sekarang, pengguna Docs dan Sheets platform Android dapat menjumpai beberapa pilihan, antra lain DocuSign, Google Classroom, Scanbot,Zoho CRM, AppSheet, EasyBib, Teacher Aide, ProsperWorks, dan PandaDoc. Google mengaku sudah menggandeng 8 rekanan untuk menghadirkan deretan add-ons ini, namun Google tidak menyinggung soal rencana penambahan pengembang baru. Tetapi bila berkaca pada ketatnya persaingan, skenario itu tampaknya sangat terbuka lebar meski belum diketahui waktunya kapan.

Di platform Android, setelah mengunduh aplikasi pihak ketiga terkait, Docs dan Sheets akan menampilkan sebuah panel baru yang berisi add-ons pilihan. Pengguna dapat memilih sendiri fungsionalitas mana yang dibutuhkan, kemudian mengirim dokumen ke aplikasi bersangkutan untuk disempurnakan. Cara kerja ini kurang lebih sama dengan fitur “Share” yang lebih dulu ada di Android.

Sumber berita Google.

Google Docs Hadirkan Fitur Baru untuk Permudah Navigasi Dokumen yang Panjang

Saat menulis dokumen atau artikel yang panjang, idealnya kita menstrukturkannya ke sejumlah bagian agar mudah diedit atau sekadar dibaca ulang. Caranya bisa dengan memisahkan bagian-bagian artikel dengan subjudul, tapi ada kalanya kita keasyikan menumpahkan ide dan lupa dengan tahap tersebut.

Bagi yang sering mengalami skenario semacam ini, mungkin ada baiknya Anda mulai mempertimbangkan Google Docs sebagai aplikasi pengolah dokumen pilihan. Pasalnya, baru-baru ini Google Docs menghadirkan sebuah fitur baru berupa outline tool, dengan tujuan mempermudah navigasi dokumen yang panjang.

Berkat fitur ini, Google Docs akan memisahkan dokumen menjadi beberapa bagian secara otomatis, bahkan ketika Anda lupa menuliskan subjudulnya masing-masing – Google Docs akan mendeteksi penstrukturan ide Anda dengan sendirinya, lalu membuatkan subjudulnya.

Di desktop, tiap-tiap subjudul akan ditampilkan di kolom di sebelah kiri. Di Google Docs versi Android, daftar subjudul ini akan muncul di sebelah kanan ketika Anda mulai menggeser dokumen ke bawah, dan dari situ Anda bisa langsung memilih subjudul tertentu untuk langsung lompat ke bagian tersebut. Anda juga bebas mengganti atau menghapus subjudul yang dibuatkan oleh Google Docs secara otomatis tadi.

Untuk mengaktifkan fitur ini, Anda tinggal memilih opsi “Document Outline” di bawah menu Tools. Fitur ini akan sangat ideal jika Anda lebih sering mengerjakan dokumen di smartphone atau tablet Android, sebab dengan sejumlah tap saja, Anda bisa mendapat garis besar dokumen sekaligus lompat ke bagian tertentu secara instan.

Sumber: Google Apps Updates via SlashGear.