Pengertian dan Tips Efektif Mengelola Stock Opname

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan stock opname? Mengapa penting terutama bagi mereka yang berada di industri retail, untuk memastikan bahwa persediaan dicatat secara bersih dan akurat? Mengapa manajemen stock opname itu penting? Apa manfaatnya?

Untuk menjawab pertanyaan ini, penting untuk terlebih dahulu memahami pengertian dan pentingnya stock opname.

Pengertian Stock Opname

Stock opname merupakan rangkaian kegiatan untuk menghitung tingkat persediaan barang yang masih tersimpan di gudang untuk kemudian dipasarkan. Kegiatan Ini mencakup banyak aktivitas, mulai dari menghitung jumlah item, melakukan inspeksi langsung, hingga mengatur untuk memfasilitasi operasi saat produk tertentu diperlukan.

Pemahaman tentang stock opname di atas memungkinkan para pelaku usaha untuk memastikan kelancaran semua proses bisnis, terutama yang berkaitan dengan pengiriman produk yang ditawarkan.

Kegiatan di atas dapat dibagi lagi untuk memastikan bahwa semua kelancaran kegiatan tetap terjaga. Misalnya, menentukan lokasi produk di gudang atau memperkirakan produk mana yang paling sering keluar masuk dan kapan harus disimpan. Menghapus dari penyimpanan memudahkan karyawan untuk menghapusnya.

Orang yang bertanggung jawab atas stock opname adalah manajemen perusahaan yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan.

Alasan Melakukan Stock Opname

Kegiatan stock opname dilakukan untuk memastikan dan mengetahui secara akurat persediaan barang dalam catatan keuangan dan barang di gudang, terlepas dari apakah jumlahnya sama atau berbeda.

Jika Anda menemukan lebih banyak item daripada yang tercantum dalam stockopname, Anda dapat memeriksa ulang apakah itu transaksi yang tidak tercatat atau hanya masalah kesalahan pencatatan.

Jika terjadi kekurangan barang, biasanya dapat dilakukan dengan dua cara. Yaitu membuat jurnal rekonsiliasi kekurangan produk.

Perusahaan juga dapat mengarahkan petugas persediaan untuk mengganti barang yang rusak. Kegiatan ini juga dapat dilakukan untuk akun seperti Kas, Piutang, Hutang, dan Aset Lainnya.

Langkah-langkah dalam Melakukan Stock Opname

Anda tidak bisa sembarangan saat melakukan stock opname. Mengingat kegiatan ini sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis hingga operasional sehari-hari, maka stock opname juga harus diterapkan dengan benar.

Manajemen stock opname yang teratur dan akurat membutuhkan beberapa langkah-langkah, yakni:

Tahap Awal

Tahap pertama stock opname adalah memberitahu pekerja gudang untuk mengatur produk dan mengklasifikasikannya sesuai dengan kategori yang ditetapkan oleh perusahaan. Selain itu, Anda juga harus memiliki label atau stiker untuk memisahkan barang-barang yang dihitung selama persediaan.

Selain itu, pekerja gudang biasanya diharuskan melampirkan barcode untuk memudahkan perhitungan.

Tahap Persiapan

Persiapan stock opname merupakan langkah yang menentukan keberhasilan kegiatan ini. Pekerjaan persiapan diawali dengan mengarahkan karyawan pada tugasnya masing-masing, dan karyawan gudang diberi tugas menginput variasi produk sehari sebelum persediaan, menentukan waktu hingga waktu tutup bertambah. Artinya, tidak boleh ada mutasi produk yang perlu ditambahkan antara akhir bisnis dan akhir stok.

Tahap Stock Opname

Fase inti ini terdiri dari beberapa langkah. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan stock opname:

Pastikan semua transaksi komoditas sudah masuk ke dalam sistem sebelum mencetaknya dan membaginya hanya dengan staf akuntansi perusahaan.
Stock opname diperiksa dan dikumpulkan berdasarkan kategori, dan kemudian diberi tag serta stiker yang dilampirkan pada produk yang diperiksa.
Mengirimkan hasil inventaris tiap kategori ke tim entry agar data dapat ditransfer ke Microsoft Excel untuk perbandingan hasil inventaris dan inventaris di sistem.
Jika ada perbedaan antara keduanya, harap periksa kembali apakah ada kesalahan perhitungan atau ketidaksesuaian jumlah.

Tahap Penyelesaian

Setelah semua langkah stock opname dilakukan, hasil dari kegiatan ini diserahkan ke bagian accounting untuk proses penyesuaian kuantitas di sistem. Selain itu, perusahaan diwajibkan untuk menyimpan catatan persediaan sebagai tanda selesainya stock opname.

Tips Mengelola Stock Opname

Agar lebih efektif dalam melakukan stock opname pada bisnis, simak dan terapkan beberapa tips ini:

Perhatikan Penataan Gudang

Penataan stok produk di gudang ternyata berpengaruh terhadap keefektifan stock opname. Gudang di sini bukan hanya berbentuk ruangan, melainkan apapun yang digunakan untuk menyimpan produk, termasuk rak penyimpanan pada bisnis kecil dan menengah.

Penataan gudang yang rapi akan mempermudah proses stock opname karena Anda akan lebih mudah menemukan barang-barang sejenis. Sebaliknya, stock opname akan memakan waktu yang lama jika penataan gudang kurang baik.

Bentuk Tim untuk Stock Opname

Selanjutnya, agar stock opname lebih mudah dilakukan, Anda dapat membuat tim khusus untuk melakukan stock opname. Anda dapat membuat tim yang terdiri dari setidaknya dua orang atau lebih, disesuaikan dengan skala bisnis dan jumlah persediaan yang dimiliki bisnis Anda.

Gunakan Aplikasi Manajamen Stok

Saat ini sudah banyak sekali platform digital berbasis aplikasi yang memudahkan banyak kegiatan bisnis, salah satunya dalam mengelola stok dengan stock opname. Anda dapat menggunakan aplikasi atau program seperti Jurnal.id, MokaPOS, Kledo, GudangAda, dan masih banyak lagi.

Buat Jadwal Rutin Stock Opname

Tips selanjutnya adalah membuat jadwal rutin untuk stock opname. Anda bisa menentukan jadwal stock opname sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat membuatnya sekali dalam dua minggu, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali

Gunakan Kode Barang

Ketika Anda memiliki banyak jenis barang, maka waktu yang Anda habiskan untuk stock opname pun lebih banyak. Menggunakan kode pada setiap jenis barang akan memudahkan Anda dalam melakukan stock opname pada setiap jenis barang tersebut.

Demikian 5 tips mengelola stock opname yang efektif untuk Anda yang baru ingin menerapkannya pada bisnis Anda. Selain dengan stock opname, pelajari juga kiat-kiat lainnya dalam mengelola persediaan bisnis Anda. Selamat mencoba!

Stok Gudang Selisih? Begini Cara Membuat Penyesuaian Stok Usaha dengan Aplikasi Kledo

Cara membuat penyesuaian stok atau stock opname adalah satu hal yang harus diketahui sebuah usaha dan rutin dilakukan agar tidak terjadi selisih jumlah stok real dan pada catatan. Saat ini, melakukan penyesuaian stok dapat Anda lakukan menggunakan software akuntansi online seperti Kledo.

Kledo merupakan software akuntansi online yang dapat Anda gunakan untuk merapikan catatan keuangan hingga manajemen stok usaha, termasuk membuat penyesuaian stok.

Cara Membuat Penyesuaian Stok di Kledo

Sebelum mengikuti cara di bawah ini, pastikan anda telah memiliki akun Kledo dan masuk ke dashboard Kledo. Lalu, perhatikan dan ikuti dengan baik langkah-langkah di bawah ini:

Masuk ke menu Inventori dari laman dashboard Kledo.

Kemudian, pilih gudang yang ingin disesuaikan stoknya atau Anda bisa mengetikkan nama gudang pada kolom pencarian agar lebih mudah.
Setelah memilih gudang, klik tombol Penyesuaian Stok > Tambah Penyesuaian Stok.

Selanjutnya isi informasi yang diminta untuk keperluan penyesuaian stok.

Pertama, pilih tipe penyesuaian stok. Anda dapat memilih Perhitungan Stok jika Anda melakukan perhitungan secara menyeluruh stok real di lapangan atau pilih Stok Masuk/Keluar jika hanya ingin mencatat selisih.
Kedua, pilih gudang, tanggal stock opname, nomor transaksi (otomatis terisi), reference (tidak wajib), dan akun yang ingin digunakan.
Ketiga, masukkan produk yang ingin disesuaikan.
Kemudian, Qty Tercatat akan otomatis terisi dan Anda dapat menambahkan Qty Aktual sehingga terlihat selisihnya.
Berikutnya, klik Tambah baris jika ingin melakukan penyesuaian pada produk lainnya.
Setelah itu, tambah Attachments jika diperlukan.
Apabila semua telah terisi, klik Simpan untuk menyimpan penyesuaian stok tersebut dan stok pada gudang tersebut akan ter-update.

Itu dia langkah-langkah cara menyesuaikan stok usaha melalui aplikasi akuntansi online Kledo. Mudah, bukan?

Kegiatan stock opname atau menyesuaikan stok ini termasuk ke dalam aktivitas manajemen stok yang wajib dilakukan untuk usaha karena akan mempermudah proses Anda dalam mengelola dan mengembangkan usaha. Selamat mencoba!

Cara Tambah Produk dan Stock Opname dengan Aplikasi Stok Barang Jurnal.id

Aplikasi stok barang untuk memudahkan manajemen stok barang kini sudah banyak jenisnya. Namun, pada artikel ini akan dibahas aplikasi stok barang yang juga berfungsi sebagai manajemen akuntansi dan pembukuan, yakni Jurnal.id by Mekari.

Sebelum masuk ke tutorial cara tambah produk dan cara stock opname produk, mari simak terlebih dahulu mengenai apa itu Jurnal.id lebih dekat.

Apa itu Jurnal.id?

Jurnal.id adalah software akuntansi online yang diproduksi oleh PT Mid Solusi Nusantara (Mekari). Software ini mendukung kegiatan pencatatan keuangan, pembukuan, dan operasional, termasuk manajemen stok bisnis Anda agar lebih mudah.

Selain melalui perangkat komputer, Anda juga bisa mengakses Jurnal.id di smartphone Anda dengan mengunduh aplikasi Jurnal di PlayStore maupun AppStore.

Jangan khawatir. Fitur-fitur pada perangkat komputer dan mobile sama-sama lengkap dan bisa Anda gunakan sesuai dengan paket yang Anda pilih.

Manajemen Stok Produk di Aplikasi Stok Barang Jurnal.id

Sebelum Anda melakukan stock opname, tentu Anda perlu menambahkan produk terlebih dahulu ke sistem Jurnal.id. Begini langkah-langkah menambahkan produk baru melalui dashboard Jurnal.id.

Masuk ke dashboard Jurnal.id.
Buka menu Produk.
Klik tombol Buat Baru di bagian kanan atas halaman dan pilih Produk Baru.

Lalu, masukkan informasi produk.

Pertama, unggah foto produk dan masukkan nama produk. Pastikan nama produk Anda tidak sama dengan produk lainnya.
Kedua, masukkan kode/SKU produk.
Ketiga, pilih kategori produk.
Keempat, pilih jenis satuan produk.
Kelima, isi deskripsi produk. Anda bisa mengisinya dengan tipe produk, warna, atau yang lainnya.
Keenam, pilih jenis barang. Apakah berupa produk satuan (single) atau paket (bundle).
Selanjutnya, masuk ke bagian Harga & Pengaturan di bagian bawah.

Isi bagian Saya Beli Produk Ini dengan harga beli produk tersebut. Pilih pajak jika produk yang Anda beli dikenakan pajak.
Kemudian, isi bagian Saya Jual Produk Ini dengan harga jual produk. Jangan lupa pilih pajak jika produk tersebut dikenakan pajak.
Setelah itu, centang kotak Monitor Persediaan Barang untuk mengatur stok produk.

Isi batas stok minimum produk untuk membantu Anda mengetahui kapan produk perlu di re-stock.

Apabila semua sudah terisi, klik Buat Produk. Produk yang baru Anda buat dapat Anda lihat kembali di menu Produk.

Video Cara Menambahkan Produk di Jurnal.id

Jika Anda telah berhasil menambahkan semua produk ke Jurnal.id dengan cara di atas, selanjutnya Anda bisa melakukan stock opname dengan mudah melalui dashboard Jurnal.id. Di bawah ini adalah langkah-langkahnya.

Buka menu Produk di dashboard Jurnal.id.
Klik tombol Buat Baru dan pilih Penyesuaian Stok.

Kemudian, Anda akan masuk ke halaman penyesuaian stok.
Pilih tipe penyesuaian. Pilih Perhitungan Stok untuk penghitungan kuantitas akhir stok atau pilih Stok Masuk/Keluar untuk menginput selisih kuantitas stok.

Selanjutnya, pilih kategori penyesuaian stok. Pilih Umum untuk penyesuaian stok yang bertambah dan berkurang. Pilih Barang Rusak untuk penyesuaian stok karena barang rusak. Pilih Produksi untuk penyesuaian stok karena adanya proses produksi. Pilih Kuantitas Awal untuk penyesuaian stok awal produk.

Berikutnya, kolom Akun akan otomatis terisi tergantung dari pilihan kategori penyesuaian stok. Namun, Anda tetap dapat mengubahnya sesuai yang Anda inginkan.

Setelah Akun, pilih gudang yang ingin Anda lakukan stock opname.

Lalu, klik Next untuk mulai penyesuaian stok produk.

Anda akan masuk ke halaman baru untuk menginput stok produk terbaru.
Pada halaman tersebut, Anda bisa menambahkan catatan pada kolom Memo dan menambahkan tag jika diperlukan.

Selanjutnya, Anda bisa mulai melakukan penyesuaian stok dengan memasukkan kuantitas produk sebenarnya. Apabila terdapat perbedaan kuantitas, sistem akan melakukan perhitungan secara otomatis mengenai selisih produk.

Jika Anda telah selesai mengisi stok produk, klik Buat Stok Opname untuk menyimpan penyesuaian stok.

Stok produk pada menu Produk akan otomatis ter-update setelah Anda menyimpan stock opname.

Demikian langkah-langkah menambahkan produk dan menyesuaikan stok produk pada aplikasi stok barang Jurnal.id by Mekari. Agar lebih memahami setiap langkah-langkah dalam cara melakukan stock opname di Jurnal.id, Anda juga bisa melihat video tutorial berikut ini yang dibuat oleh Jurnal.id. Selamat mencoba!

Tag: stock opname