File Google Docs, Sheets dan Slides Kini Dapat Diakses Lewat Dropbox

Setahun yang lalu, Dropbox mengumumkan bahwa mereka akan mengintegrasikan layanan produktivitas Google ke platform-nya, memungkinkan pengguna untuk mengakses file–file Google Docs, Sheets, maupun Slides tanpa harus meninggalkan Dropbox sama sekali. Janji tersebut akhirnya telah mereka penuhi.

Ya, kalau sebelumnya pengguna Dropbox harus beralih ke Google Drive ketika mengerjakan file Docs, Sheets atau Slides, sekarang mereka bisa melakukannya langsung di Dropbox. Tampilan editor-nya masih menggunakan rancangan Google seperti biasa, sedangkan yang berubah hanyalah tempat menyimpannya saja.

File Docs, Sheets atau Slides baru dapat dibuat lewat situs dropbox.com maupun aplikasinya di Windows dan Mac. Notifikasi terkait file–file Google ini pun juga akan ikut muncul di Dropbox. Di perangkat Android dan iOS, sayangnya pengguna cuma bisa sebatas melakukan manajemen file (copy, move, delete) serta melihat preview-nya.

Fitur pencarian teks di dalam dokumen, bukan sekadar nama file-nya saja, juga berlaku untuk file Docs, Sheets maupun Slides ini. Di samping format native yang dipakai Google, pengguna juga dapat mengakses file .docx, .xlsx, atau .pptx lewat tampilan editor Google di dalam Dropbox.

Sejauh ini integrasinya masih berstatus open beta (opsional) dan baru tersedia untuk pelanggan Dropbox Business saja. Meski begitu, ke depannya Dropbox bertekad menjadikan integrasi ini sebagai fitur standar bagi seluruh pengguna Dropbox.

Sumber: Dropbox.

Dropbox Kini Dapat Mendeteksi Teks yang Terdapat pada Foto Dokumen

Memotret dokumen lalu mengunggahnya ke Dropbox adalah cara termudah untuk mengamankan dokumen-dokumen penting dari risiko rusak atau hilang. Namun ketika foto dokumen yang diunggah sangat banyak, pencarian bakal sulit dilakukan, kecuali kita ingat betul nama file-nya.

Pada kenyataannya, 10 – 20% dari sekitar 20 miliar gambar dan PDF yang tersimpan di server Dropbox adalah foto dokumen. Foto jelas berbeda dari file PDF atau Word yang dapat dicari berdasarkan teks pada kontennya.

Solusinya, menurut Dropbox, adalah menggunakan teknologi OCR alias Optical Character Recognition. Bukankah OCR hanya bisa diterapkan pada file PDF dengan teks yang bersifat embedded, atau dengan memanfaatkan scanner khusus? Ya, tapi Dropbox berhasil memodifikasinya menggunakan machine learning, sehingga bisa diterapkan pada foto.

Alhasil, sistem yang dimiliki Dropbox mampu mendeteksi teks yang terdapat pada sebuah gambar, baik yang formatnya JPEG, PNG, TIFF maupun GIF statis. Dari situ pengguna dapat mencari foto dokumen yang tersimpan di akunnya berdasarkan isi teksnya.

Dropbox memberikan beberapa contoh penggunaan. Saat kesulitan mencari hasil screenshot tiket pesawat misalnya, pengguna hanya perlu mencari dengan kata kunci nama bandara tujuannya, maka file yang tepat bakal langsung ditemukan.

Saat hendak mencari dokumen kontrak yang di-scan oleh rekan kerja beberapa tahun lalu misalnya, pengguna cukup mencantumkan nama vendor-nya sebagai kata kunci. Ya, fitur ini tak hanya berlaku untuk file–file yang baru diunggah pasca pengumuman ini, semuanya sudah di-scan secara otomatis dan aman oleh Dropbox.

Sayang sekali yang bisa menikmatinya bukanlah seluruh pengguna Dropbox, melainkan para pelanggan Dropbox Professional (dalam beberapa bulan ke depan) dan Dropbox Business Advanced serta Enterprise (early access-nya tersedia sekarang). Untuk sekarang, yang bisa dideteksi hanyalah teks dalam bahasa Inggris saja.

Sumber: Dropbox.

Dropbox Education Permudah Kolaborasi di Institusi Pendidikan Tanpa Menguras Anggaran

Kemudahan menyimpan dan berbagi file yang ditawarkan Dropbox selama ini membuatnya populer di kalangan bisnis. Namun pada kenyataannya, Dropbox juga banyak dimanfaatkan di bidang pendidikan. Buktinya, berdasarkan pengakuan Dropbox sendiri, sudah ada lebih dari 4.000 institusi pendidikan yang mengandalkan layanannya untuk berbagai keperluan.

Berkaca dari situ, Dropbox pun memperkenalkan layanan baru bernama Dropbox Education. Layanan ini terlahir demi memenuhi kebutuhan-kebutuhan spesifik institusi pendidikan. Utamanya adalah biaya berlangganan yang lebih terjangkau ketimbang Dropbox Business, yaitu $49 per user per tahun.

Secara fitur Dropbox Education hampir sama seperti Dropbox Business. Hanya saja, kapasitas penyimpanan yang tersedia terbatas di angka 15 GB per user saja, bukan unlimited seperti Dropbox Business. Namun kalau ditotal, semisal di satu institusi ada 300 user, berarti jumlah kapasitas penyimpanannya mencapai 4,5 TB.

Meski yang menjadi target utama Dropbox Education adalah universitas beserta karyawan-karyawannya, Dropbox tetap akan mempertimbangkan apabila misalnya ada seorang dosen yang hendak memanfaatkan Dropbox Education untuk keperluan kelas kecil di laboratorium, bukan untuk seisi kampus.

Dropbox Education sudah tersedia saat ini juga. Institusi pendidikan yang tertarik wajib mengisi formulir di situsnya terlebih dulu sebagai langkah awal registrasi.

Sumber: Engadget dan Dropbox Blog.