Google Rombak Gmail Jadi Wadah Bekerja yang Lebih Komplet

Diintegrasikannya Google Meet ke Gmail dua bulan lalu bisa kita lihat sebagai langkah yang terlambat beberapa tahun. Namun ini sebenarnya merupakan bagian dari visi yang jauh lebih besar. Google sejatinya ingin mengintegrasikan lebih banyak lagi dari sekadar Meet, hingga akhirnya bisa menyediakan wadah yang lengkap buat kita bekerja dalam satu jendela Gmail saja.

Visi tersebut sudah semakin mendekati kenyataan, dan Google pun telah siap untuk memamerkannya ke publik. Bagi para pekerja yang perusahaannya berlangganan G Suite, mereka tak lama lagi bakal melihat perubahan yang signifikan pada Gmail, baik di perangkat desktop maupun mobile.

Pada versi barunya ini, Gmail akan terbagi menjadi empat bagian: Mail, Chat, Rooms, dan Meet. Tiga di antaranya sudah bisa kita jumpai di versi desktop Gmail saat ini (Mail, Chat, Meet), namun nantinya semua itu juga akan tersedia di aplikasi mobile Gmail. Istilah kerennya kalau kata Google sendiri adalah “better home for work“.

Dari empat bagian tersebut, Rooms adalah yang baru dan yang paling rumit. Anggap saja Rooms seperti channel pada Slack, tapi berhubung medium penghubungnya adalah email, yang bisa tergabung di dalamnya bukan cuma dari satu perusahaan atau organisasi saja – Slack baru-baru ini juga merilis fitur serupa guna menjembatani komunikasi lintas organisasi.

Rooms sendiri akan dibagi menjadi tiga tab lagi: Chat, Files, dan Tasks. Istimewanya, Rooms juga memungkinkan terjadinya kolaborasi secara real-time. Jadi semisal ada suatu dokumen yang dibagikan, semua yang tergabung dalam Rooms dapat membuka file-nya dan langsung mengeditnya di tempat tanpa dialihkan ke jendela baru. Lalu kalau sudah selesai digarap, tinggal pindah ke tab Tasks untuk mencentang salah satu isinya.

Selain integrasi produknya sendiri, Google juga tidak lupa untuk memperluas integrasi aplikasi pihak ketiga macam DocuSign, Salesforce maupun Trello. Kalau semua itu terdengar bakal memusingkan, jangan khawatir, sebab Google turut menyertakan fitur Do Not Disturb agar kita bisa fokus mengerjakan sesuatu terlebih dulu.

Google sebenarnya sudah menyiapkan ini semua sejak sekitar setahun yang lalu, dan seperti yang saya bilang tadi, integrasi Meet pada Gmail itu semestinya dijadwalkan hadir bersamaan dengan ini. Namun berhubung pandemi, Google memutuskan untuk merilis integrasi spesifik itu lebih awal.

Belum diketahui kapan fitur ini akan tersedia secara luas. Untuk sekarang, pengguna G Suite yang tertarik diharuskan mendaftar terlebih dulu. Bagaimana dengan akun Gmail pribadi kita? Well, sepertinya itu masih harus menunggu lebih lama lagi, dan sejauh ini juga belum ada kepastian apakah bentuk integrasinya bakal sama persis untuk konteks email pribadi.

Sumber: TechCrunch dan Google.

Pengguna Gmail Kini Dapat Mengirim Email Sebagai Attachment

Gmail baru saja kedatangan fitur anyar yang cukup menarik. Pengguna sekarang dapat mengirimkan email lain sebagai attachment. Seperti yang kita tahu, selama ini mengirimkan email lain hanya bisa dengan menggunakan fungsi forward.

Ada beberapa keuntungan yang bisa didapat dari cara baru ini, utamanya ketika kita hendak mengirimkan lebih dari satu email. Ketimbang mem-forward satu per satu email yang saling berkaitan, jauh lebih ideal menyatukan semuanya ke dalam attachment, lalu kita tinggal menambahkan ringkasan pesannya di bodi email.

Untuk mengirimkan email sebagai attachment, caranya bisa langsung dengan drag-and-drop email lain ke jendela compose, sama seperti ketika kita hendak menambahkan file sebagai attachment.

via Gfycat

Cara yang kedua bisa dengan memilih email–email yang hendak di-attach, lalu klik tombol tiga titik di toolbar atas dan pilih opsi “Forward as attachment”. Seketika itu juga jendela compose akan terbuka dan pengguna bisa langsung menuliskan penerima beserta isi email-nya.

Google bilang tidak ada batasan jumlah email yang bisa di-attach. Penerima akan mendapati attachment-nya dalam bentuk file .eml, dan saat diklik, email tersebut akan dibuka di jendela baru.

Fitur ini sekarang sudah dirilis secara bertahap. Kita sudah bisa menggunakannya selama sudah ada opsi “Forward as attachment” itu tadi, dan fitur ini juga akan aktif secara default kalau sudah tersedia.

Sumber: Google.

Versi Baru Gmail untuk iOS Hadirkan Fitur Gesture Swipe yang Customizable

Gesture swipe pada aplikasi email saat ini sudah banyak dianggap sebagai fitur standar. Kepraktisan yang ditawarkan memang tidak tertandingi: lewat tampilan inbox, swipe ke kanan bakal memindahkan email tersebut ke archive, sedangkan swipe ke kiri bakal mengaktifkan fitur snooze.

Masalahnya, tidak semua orang punya kebiasaan yang sama. Beruntung solusinya cukup simpel: jadikan gesture swipe itu customizable, alias dapat diubah fungsinya sesuai kebutuhan, ibarat tombol “Fn” yang biasa terdapat pada sebelah kanan tombol shutter di kamera-kamera modern.

Itulah yang dilakukan Google pada aplikasi Gmail untuk iOS. Gesture swipe memang sudah lama ada, akan tetapi baru sekarang pengguna dibebaskan mengubah fungsinya. Caranya cukup dengan masuk ke menu pengaturan Gmail, pilih “Swipe actions”, lalu tentukan opsi yang diinginkan.

Apakah itu “Archive”, “Trash”, “Mark as read”, “Mark as unread”, “Snooze”, atau “Move to”, yang pasti pengguna dibebaskan memilih, baik untuk swipe ke kiri maupun kanan. Di samping gesture swipe yang customizable, versi baru Gmail ini juga menghadirkan fitur snooze pada notifikasi, yang dapat diakses dengan 3D Touch atau menyentuh dan menahan pada notifikasi yang masuk.

Versi baru Gmail ini sekarang sudah tersedia, tapi mungkin belum untuk semua pengguna. Kalau Anda kurang suka gesture-nya dibuat customizable, maka Anda harus mematikannya terlebih dulu, sebab fitur ini nantinya akan aktif secara default.

Sumber: Engadget dan Google.

Google Siapkan Menu Klik Kanan yang Lebih Lengkap untuk Gmail Versi Web

Sejak dirombak tampilannya, Gmail versi web memang jadi lebih fungsional di samping kelihatan lebih menarik. Namun beberapa kekurangannya masih tetap ada, salah satunya adalah menu klik kanan yang tergolong pelit.

Coba Anda klik kanan salah satu email di rentetan inbox, Anda hanya akan melihat opsi “Archive”, “Mark as read”, dan “Delete”. Akan lebih baik jika opsinya diperbanyak, dan untungnya Google juga berpikir hal yang sama, seperti yang bisa Anda lihat pada gambar di atas.

Pada versi terbarunya nanti, opsi-opsi tersebut akan hadir sebagai menu default pada Gmail. Pilihannya juga bisa berubah-ubah, tergantung apakah pengguna mengaktifkan mode conversation atau tidak. Kalau mode conversation-nya nonaktif, pengguna akan melihat opsi untuk mencari semua email dengan subjek yang sama.

Posisi conversation view nonaktif / Google

Memindah maupun melabeli email juga jauh lebih gampang berkat menu klik kanan ini. Selain dengan klik kanan mouse, pengguna juga dapat mengaksesnya lewat tombol menu pada keyboard (Windows), atau kombo Ctrl + klik (Mac).

Fitur ini rencananya akan dirilis pada bulan Februari ini juga, tapi baru untuk pengguna G Suite (di bawah suatu organisasi). Untuk akun Gmail pribadi, fitur ini sepertinya baru akan tersedia setelah semua pengguna G Suite kebagian jatah.

Sumber: Google.

Gmail Kedatangan Fitur Smart Compose, Tulis Email dari Awal Sampai Akhir Dibantu Anjuran Berbasis AI

Satu per satu inovasi seputar artificial intelligence (AI) Google pamerkan dalam konferensi developer tahunannya, baik dalam bentuk pembaruan terhadap Google Lens maupun aplikasi yang benar-benar baru macam Google News. Gmail pun tidak luput dari campur tangan AI, hingga akhirnya lahir fitur bernama Smart Compose.

Smart Compose pada dasarnya merupakan evolusi setingkat lebih lanjut dari fitur Smart Reply yang pertama muncul bersama aplikasi Inbox, dan kini sudah tersedia di Android maupun iOS, serta bakal diterapkan pada semua aplikasi pesan. Cara kerjanya mirip, hanya saja Smart Compose berlaku untuk penulisan email dari awal sampai akhir.

Berkat Smart Compose, Gmail jadi bisa mengenali nama penerima email, lalu menganjurkan kata sambutan untuk orang tersebut. Fitur ini bekerja di background dan tidak mengganggu kita sama sekali. Selagi kita mengetik, akan muncul anjuran kalimat yang diprediksi Smart Compose, dan kita hanya perlu menekan tombol “Tab” untuk langsung menggunakannya.

Tujuan Smart Compose tidak lebih dari menghemat waktu kita selama menulis email yang biasa diisi dengan frasa dan kalimat repetitif, semisal basa-basi di bagian awal (“lama tak jumpa” dan sebagainya). Tentunya Smart Compose untuk sekarang baru berlaku untuk bahasa Inggris saja.

Google juga bilang bahwa Smart Compose bisa membantu mengurangi risiko kesalahan yang berkaitan dengan pengejaan atau tata bahasa (grammar). Juga menarik adalah kemampuannya menganjurkan frasa kontekstual, semisal “have a greet weekend” sebagai frasa penutup apabila email ditulis di hari Jumat.

Smart Compose dijadwalkan meluncur dalam beberapa minggu ke depan. Google tidak lupa menegaskan bahwa fitur ini masih bersifat eksperimental, dan pengguna harus mengaktifkan opsi “Experimental Access” terlebih dulu di menu pengaturan tampilan Gmail yang baru.

Sumber: Google.

Gmail Add-ons Mudahkan Pengguna Mengakses Beragam Layanan Tanpa Meninggalkan Gmail

Selama bertahun-tahun, email masih menjadi medium komunikasi utama di dunia pekerjaan, tidak peduli apa profesinya. Email pun juga bisa disebut sebagai ‘jembatan’ untuk berbagai macam layanan produktivitas yang tersedia di internet.

Sebagai salah satu layanan email terpopuler, Gmail baru-baru ini menghadirkan fitur yang diharapkan bisa menyempurnakan peran email sebagai perantara layanan itu tadi. Fitur yang dimaksud adalah Gmail Add-ons, yang pada dasarnya merupakan integrasi beragam layanan di dalam Gmail.

Fitur ini sebenarnya sudah dirilis sebagai developer preview sejak bulan Maret lalu, namun Google sekarang sudah siap merilisnya untuk publik, dan yang terpenting, jumlah layanan yang terintegrasi (add-on) sudah cukup banyak.

Add-on Asana dan Trello misalnya, memungkinkan pengguna untuk menyulap email menjadi tugas tertentu yang dapat dipantau oleh tim melalui masing-masing layanan. Add-on lain seperti QuickBooks memberikan kemudahan untuk membuat invoice langsung dari dalam Gmail.

Tentu saja ini baru dua contoh dari beberapa add-on yang tersedia. Google pun sudah menyiapkan prosedur yang cukup mudah bagi para developer yang tertarik mengintegrasikan layanannya ke Gmail.

Untuk menggunakannya, Anda hanya perlu mengklik tombol pengaturan di sisi kanan atas Gmail versi desktop dan memilih opsi berlabel “Get add-ons”. Fitur ini pun juga tersedia di aplikasi Gmail untuk Android, dan pengguna hanya perlu meng-install add-on satu kali untuk mengaksesnya di berbagai perangkat.

Sumber: Google.

Fitur Smart Reply Kini Tersedia di Gmail untuk Android dan iOS

Pengguna Inbox by Gmail selama ini telah dimanjakan oleh fitur Smart Reply, yang pada dasarnya merupakan fitur balasan otomatis tapi disesuaikan dengan konteks yang ada berkat keterlibatan artificial intelligence (AI). Namun jujur saya pribadi kurang suka dengan cara penyajian email yang tidak konvensional pada Inbox by Gmail.

Beruntung Google akhirnya memutuskan untuk menghadirkan Smart Reply pada aplikasi Gmail untuk Android dan iOS. Google menyebut setidaknya 12 persen email yang terkirim melalui Inbox by Gmail berasal dari Smart Reply, dan menurut saya angka ini bisa jadi lebih besar lagi karena sekarang pengguna aplikasi Gmail juga kebagian jatah yang sama.

Smart Reply bekerja dengan memberikan tiga rekomendasi balasan pada tiap-tiap email yang Anda terima. Pilih salah satu, maka Anda bisa langsung mengirim balasan tersebut atau mengedit dan menambahinya terlebih dulu. Tujuannya tidak lain dari menghemat waktu Anda dalam menghadapi rentetan email masuk.

Semakin sering Anda menggunakan Smart Reply, semakin sempurna pula rekomendasi balasan yang bisa diberikan. Detail yang sangat kecil namun tak bisa disepelekan, seperti misalnya penggunaan tanda seru setelah kata “thanks”, akan turut diperhatikan, semuanya mengikuti gaya pribadi Anda dalam ber-email.

Smart Reply saat ini memang baru bisa digunakan untuk email yang berbahasa Inggris saja. Namun Google sudah berencana untuk menambah dukungan bahasa-bahasa lain ke depannya.

Sumber: Google.

Fitur Preview Attachment Gmail Makin Lengkap, Kini Bisa Jalankan Video

Gratis dan menawarkan storage yang besar adalah dua alasan umum mengapa konsumen banyak memilih Gmail sebagai layanan email andalannya. Fitur lain, seperti misalnya preview attachment, bisa dianggap sebagai bonus yang tak kalah menarik.

Berkat fitur ini, beragam jenis file yang terlampir dalam sebuah email bisa langsung ditinjau tanpa perlu meninggalkan Gmail. Attachment seperti foto, PDF maupun dokumen Excel bisa langsung dilihat isinya tanpa perlu mengunduhnya terlebih dulu.

Belum lama ini, Google telah memperbarui fitur ini supaya bisa mendukung lebih banyak jenis file, utamanya file video. Jadi ketika membuka Gmail lewat laptop atau komputer, Anda bisa langsung memutar attachment video yang terdapat pada suatu email tanpa perlu meninggalkan jendela browser.

Sebelum ini, attachment video harus diunduh terlebih dulu dan diputar menggunakan aplikasi video player milik perangkat. Prosedur ini tak lagi dibutuhkan berkat penerapan teknologi streaming seperti yang Google gunakan pada YouTube. Hal ini sekaligus bisa menjadi indikasi akan kualitas streaming-nya.

Fitur ini sekarang sudah tersedia buat semua pengguna Gmail, tapi hanya ketika mengaksesnya dari perangkat desktop.

Sumber: Google. Gambar header: Pixabay.