5 Fitur Baru Google Docs yang Diumumkan di Google I/O 2021

Android 12 Beta bukan satu-satunya pengumuman menarik dari ajang Google I/O 2021 belum lama ini. Dalam konferensi developer yang digelar secara virtual tersebut, Google turut membeberkan sederet fitur baru yang akan hadir di aplikasi-aplikasi produktivitasnya (Docs, Sheets, dan Slides).

Di artikel ini, Anda bisa melihat rangkuman dari 5 fitur baru yang paling menarik yang akan tersedia di Google Docs, yang mungkin adalah yang paling sering digunakan oleh sebagian besar dari kita.

1. @-mention untuk orang, file, dan meeting sekaligus

Fitur @-mention di Google Docs yang sudah tersedia selama ini mungkin terkesan cukup sepele, tapi pada praktiknya bisa memudahkan sesi kolaborasi secara cukup efektif. Sekarang, @-mention juga berlaku untuk file maupun meeting. Jadi ketika mengetikkan “@”, Anda kini juga akan melihat daftar file dan meeting yang dapat dicantumkan ke dokumen, tidak perlu lagi repot-repot membuka file atau meeting lalu menyalin tautannya.

Saat file-nya sudah tercantum, Anda juga bisa melihat preview-nya dengan mengarahkan kursor mouse, sehingga Anda dapat memastikan file-nya sudah benar tanpa harus membukanya di tab baru. Fitur ini kabarnya juga bakal tersedia di Google Sheets dalam beberapa bulan ke depan.

2. Pageless formatting

Menggarap dokumen yang terpisah-pisah per halaman mungkin kurang begitu relevan apabila dokumennya tidak pernah dicetak, dan hanya dibaca lewat laptop atau smartphone. Mungkin itulah yang menjadi alasan mengapa Google menambahkan opsi formatting baru di Google Docs. Sesuai namanya, format pageless ini akan mengubah dokumen menjadi satu halaman bersambung layaknya suatu laman situs, dan tampilannya otomatis akan beradaptasi dengan ukuran layar perangkat yang digunakan.

Berkat opsi formatting baru ini, harapannya adalah supaya kita bisa lebih mudah mengerjakan dokumen yang memiliki gambar berukuran besar, tabel yang sangat lebar, atau malah yang disertai komentar yang amat merinci. Lalu seandainya dokumen perlu dicetak atau diubah menjadi PDF, Anda bisa mengembalikannya ke format paginated dengan mudah.

3. Rekomendasi penulisan yang lebih baik

Lebih baik di sini berarti lebih inklusif. Jadi semisal Anda menggunakan kata seperti “chairman” atau “mailman“, Google akan menyarankan alternatif seperti “chairperson” atau “mailman” yang tidak spesifik untuk jenis kelamin tertentu. Bukan cuma itu, Google juga bisa memberikan rekomendasi terkait gaya penulisan, semisal rekomendasi untuk menghindari penggunaan kalimat pasif maupun kosa kata yang berpotensi menyinggung kalangan tertentu.

4. Connected checklist

Mulai pekan ini, fitur checklist akan tersedia di Google Docs, baik di versi mobile maupun web-nya. Dalam waktu dekat, pengguna juga dapat menugaskan pengguna lain untuk poin-poin tertentu di dalam checklist, dan semua itu akan tersinkronisasi secara otomatis ke Google Tasks.

5. Integrasi Google Meet

Berkat integrasi Google Meet, pengguna sekarang dapat mempresentasikan apapun yang sedang dikerjakannya langsung melalui Docs, Sheets, ataupun Slides. Dalam beberapa bulan ke depan, pengguna juga dapat melakukan panggilan video di Meet langsung melalui Docs, Sheets, dan Slides versi web; memungkinkan suatu tim untuk berkomunikasi secara lisan selagi sedang mengerjakan dokumen bersama-sama.

Integrasi Google Meet ini juga datang bersama fitur live caption maupun live translation. Sejauh ini, live caption sudah tersedia untuk lima bahasa, dan sisanya akan menyusul secara bertahap, demikian pula untuk live translation.

Buat yang ingin mendapat gambaran lebih jelas, silakan tonton video di bawah, yang mendemonstrasikan betapa mudahnya berkolaborasi berkat fitur-fitur baru yang dihadirkan.

Sumber: Google.

Cara Freeze Pane Kolom dan Baris di Google Sheets

Freeze pane kolom dan baris di Google Sheets mempermudah kita untuk mengurutkan data, membandingkan antara kolom dan baris dan melakukan verifikasi sebuah data berada di kolom dan baris apa.

Continue reading Cara Freeze Pane Kolom dan Baris di Google Sheets

Cara Membuat Grafik atau Diagram di Google Sheets

Seperti halnya Microsoft Office, di Google Sheets pun Anda bisa membuat grafik atau diagram asalkan tahu bagaimana caranya. Caranya tidak terlalu berbeda, justru menurut saya cara membuat diagram di Google Sheets sedikit lebih simple.

Continue reading Cara Membuat Grafik atau Diagram di Google Sheets

File Google Docs, Sheets dan Slides Kini Dapat Diakses Lewat Dropbox

Setahun yang lalu, Dropbox mengumumkan bahwa mereka akan mengintegrasikan layanan produktivitas Google ke platform-nya, memungkinkan pengguna untuk mengakses file–file Google Docs, Sheets, maupun Slides tanpa harus meninggalkan Dropbox sama sekali. Janji tersebut akhirnya telah mereka penuhi.

Ya, kalau sebelumnya pengguna Dropbox harus beralih ke Google Drive ketika mengerjakan file Docs, Sheets atau Slides, sekarang mereka bisa melakukannya langsung di Dropbox. Tampilan editor-nya masih menggunakan rancangan Google seperti biasa, sedangkan yang berubah hanyalah tempat menyimpannya saja.

File Docs, Sheets atau Slides baru dapat dibuat lewat situs dropbox.com maupun aplikasinya di Windows dan Mac. Notifikasi terkait file–file Google ini pun juga akan ikut muncul di Dropbox. Di perangkat Android dan iOS, sayangnya pengguna cuma bisa sebatas melakukan manajemen file (copy, move, delete) serta melihat preview-nya.

Fitur pencarian teks di dalam dokumen, bukan sekadar nama file-nya saja, juga berlaku untuk file Docs, Sheets maupun Slides ini. Di samping format native yang dipakai Google, pengguna juga dapat mengakses file .docx, .xlsx, atau .pptx lewat tampilan editor Google di dalam Dropbox.

Sejauh ini integrasinya masih berstatus open beta (opsional) dan baru tersedia untuk pelanggan Dropbox Business saja. Meski begitu, ke depannya Dropbox bertekad menjadikan integrasi ini sebagai fitur standar bagi seluruh pengguna Dropbox.

Sumber: Dropbox.

Membuat Dokumen Baru di Google Docs Kini Semudah Mengetikkan “docs.new” di Browser

Bicara soal produktivitas, efisiensi waktu seringkali dianggap sebagai salah satu faktor yang paling berpengaruh. Semakin banyak waktu yang dihemat, semakin banyak pula yang bisa kita kerjakan.

Bagi para pengguna Google Docs, kalau mengetikkan “docs.google.com” ke browser lalu mengklik tombol untuk membuat dokumen baru terkesan terlalu buang waktu, Google sudah punya solusinya. Meski simpel, solusi baru ini sepertinya sangat efektif.

Solusi tersebut datang dalam wujud domain “.new”. Cara penggunaannya terbilang unik: Anda tinggal mencantumkan tipe file yang hendak dibuat di depan domain tersebut (tanpa diawali “www.”). Contohnya, “doc.new” akan langsung membuka laman dokumen baru yang siap diketik. Alternatifnya bisa juga “docs.new” atau “documents.new”.

Introducing a ✨ .new ✨ time-saving trick for users. Type any of these .new domains to instantly create Docs, Sheets, Slides, Sites or Forms ↓ pic.twitter.com/erMTHOsdyH

— Google Docs (@googledocs) October 25, 2018

Saya bilang tipe file karena ini tidak hanya berlaku untuk Google Docs saja, melainkan juga Google Sheets, Slides, Sites dan Forms. Untuk Google Sheets, Anda tinggal ketikkan “sheet.new”, “sheets.new”, atau “spreadsheet.new” ke browser.

Untuk membuat slide presentasi di Google Slides, opsinya mencakup “slide.new”, “slides.new”, “deck.new” dan “presentation.new”. Terakhir ada “site.new”, “sites.new”, “website.new” untuk Google Sites, serta “form.new” dan “forms.new” untuk membuat kuesioner di Google Forms.

Semuanya simpel seperti yang saya bilang, tapi juga efektif sekaligus mudah sekali diingat. Shortcut ini sekarang sudah bisa kita gunakan baik di perangkat desktop maupun mobile – khusus shortcut untuk Google Sites, kita hanya bisa memakainya di browser desktop saja.

Via: Engadget.

Layanan Produktivitas Google Kini Dibekali Semacam Fitur Read Receipt Seperti di Aplikasi Chatting

Kolaborasi merupakan poin penting dalam layanan produktivitas Google, G Suite. Satu dokumen yang dikerjakan dan di-review oleh beberapa orang sekaligus semestinya bisa lebih komplet dan lebih cepat selesai. Namun ketika beberapa orang sekaligus dilibatkan, kesalahpahaman (miscommunication) bakal sulit dihindari.

Yang sering terjadi adalah, salah seorang rekan tim menyalahkan Anda karena belum merevisi dokumen sesuai hasil diskusi. Padahal, Anda baru saja selesai merevisinya satu jam yang lalu. Namun berhubung rekan Anda terakhir membuka dokumennya kemarin, wajar apabila ia belum melihat perbaikan Anda.

Solusinya menurut Google adalah melalui fitur bernama Activity Dashboard. Fitur ini memungkinkan pengguna Google Docs, Sheets maupun Slides untuk melihat siapa saja yang sempat mengakses dokumen dan kapan mereka melakukannya.

Anggap saja fitur ini seperti fitur read receipt pada aplikasi chatting, di mana Anda bisa melihat apakah pesan yang Anda kirim sudah dibaca atau belum oleh lawan bicara Anda. Jadi sebelum Anda marah karena sang pacar tidak merespon pesan Anda, pastikan bahwa ia sudah membacanya terlebih dulu.

Cara kerja fitur Activity Dashboard kurang lebih sama seperti itu. Anda pun boleh menonaktifkannya semisal keberatan aktivitas Anda dipantau, sehingga pengguna lain tidak bisa tahu apakah Anda sudah membuka dokumen atau belum. Kalau memang perlu, administrator tim Anda juga bisa menonaktifkannya untuk semua pengguna.

Fitur ini sekarang sudah tersedia bagi para admin G Suite, akan tetapi pengguna secara umum baru akan menjumpainya pada tanggal 21 Maret mendatang.

Sumber: Google.

Dropbox Umumkan Integrasi dengan Layanan Produktivitas Google

Sudah bukan rahasia apabila Dropbox merupakan salah satu komponen penting dalam bekerja. Penciptanya sendiri sadar akan peran besar mereka, sampai akhirnya mereka memutuskan untuk menggarap software produktivitasnya sendiri yang mengedepankan aspek kolaborasi.

Popularitasnya jelas masih kalah dari platform berbasis cloud besutan Google (G Suite), yang terdiri dari banyak layanan seperti Google Docs, Google Drive, dan masih banyak lagi, termasuk halnya Gmail. Beruntung Dropbox menyadari akan hal ini. Untuk itu, mereka pun menghadirkan integrasi layanannya dengan G Suite.

Dalam waktu dekat, pengguna Dropbox dapat mengakses dokumen Google Docs, Sheets maupun Slides langsung dari Dropbox. Tanpa harus meninggalkan Dropbox, mereka bisa membuat dokumen baru, menyunting, menyimpan sekaligus membagikan ke rekan-rekannya. Semuanya disimpan dan diakses dari satu akun Dropbox yang sama.

Di samping itu, Dropbox juga tengah menyiapkan integrasi yang lebih baik untuk Gmail dan Google Hangouts. Integrasi Dropbox dengan Hangouts ini menarik karena pengguna bisa saling berbagi file langsung dari tampilan percakapan, termasuk melihat preview-nya.

Ini pada dasarnya merupakan kabar gembira bagi para pengguna Dropbox yang sehari-harinya juga harus berkutat dengan sejumlah file dari platform G Suite. Selama ini, mereka suka tidak suka harus mengandalkan Google Drive – bukan berarti Dropbox lebih superior, hanya saja saya yakin ada banyak yang lebih suka dengannya ketimbang Google Drive, termasuk saya sendiri.

Sumber: Dropbox.

Fitur Komentar Google Drive Kini Berlaku untuk Format Bawaan Microsoft Office

Sebagai layanan penunjang produktivitas, Google Drive merupakan tempat bernaungnya banyak file dan dokumen dalam berbagai macam format. Kolaborasi juga menjadi elemen penting dalam Drive, di mana kita dapat memberikan masukan atau komentar pada suatu dokumen langsung dari tampilan preview-nya, tanpa harus membuka aplikasinya terlebih dulu.

Masalahnya, selama ini fitur komentar tersebut hanya berlaku untuk format bawaan Google Docs, Sheets dan Slides saja. Itulah mengapa update yang Google luncurkan baru-baru ini terdengar sangat menarik. Sekarang, pengguna dapat membubuhkan komentar pada dokumen-dokumen Microsoft Office, PDF ataupun gambar tanpa harus mengubahnya menjadi format bawaan G Suite terlebih dulu.

Yang sangat istimewa, komentar-komentar ini bisa dilihat oleh rekan kerja Anda meskipun mereka bukanlah pengguna G Suite. Semisal rekan Anda membuka file dari Microsoft Word, komentar yang Anda berikan di Google Drive tadi akan tetap muncul, dan dia pun juga bisa memberikan balasannya langsung dari Word.

Pembaruan ini jelas bakal membantu pengguna bekerja secara lebih efisien, serta mengeliminasi faktor penghambat kolaborasi yang berkaitan dengan variasi format dokumen. Di saat yang sama, pembaruan ini bisa mendorong pengguna untuk lebih memaksimalkan fitur komentar pada dokumen, sebab fitur ini jauh lebih efektif ketimbang bertukar pesan di WhatsApp, yang mudah sekali ‘terkubur’ oleh pesan-pesan yang lebih baru.

Selama ini, mereka yang tidak mau memanfaatkan fitur komentar mungkin beralasan, “percuma saja, komentarnya tidak akan kelihatan kalau kamu tidak membukanya pakai Google Docs,” atau “saya malas harus mengubah formatnya menjadi file Docs lebih dulu”. Kalau masih ada rekan kerja Anda yang seperti itu, mungkin Anda bisa mencelanya dengan artikel ini. 🙂

Sumber: Google.

Google Docs Hadirkan Koleksi Template Rancangan Para Ahli di Bidang Pendidikan dan Bisnis

Meski terdengar sepele dan tidak semua pengguna memakainya, template merupakan salah satu fitur yang penting untuk dimiliki aplikasi pengolah dokumen macam Google Docs atau Microsoft Office. Mengapa? Karena ada kalanya kita perlu membuat suatu jenis dokumen yang spesifik dengan cepat, seperti misalnya membuat invoice untuk dikirimkan ke klien.

Dalam kasus Google Docs, Google tidak lupa menyertakan sederet template baru saat meluncurkan update untuk layanan gratisnya tersebut. Malahan, Google kini memperlakukannya secara lebih serius dengan meluncurkan koleksi template yang dirancang oleh para ahli di berbagai bidang, mulai dari pendidikan sampai bisnis.

Google bekerja sama langsung dengan para ahli ini. Di bidang pendidikan, ada channel TV ternama Reading Rainbow yang menghadirkan template lesson plan buat para guru sekaligus template laporan buku bagi para siswa. Masih seputar pendidikan, tim Google Science Fair menyajikan template slide presentasi yang bisa dimanfaatkan siswa dalam pelaporan proyek eksperimennya masing-masing.

Beralih ke bidang bisnis, developer Intuit menghadirkan template spreadsheet untuk membantu pengguna memanajemen budget yang mereka miliki dalam menjalankan usahanya. Lebih lanjut, Google Ventures sudah menyiapkan template slide presentasi yang bisa dimanfaatkan startup dalam mempresentasikan visi-misinya di hadapan para investor.

Semua template rancangan para ahli ini sudah tersedia di Google Docs, Sheets dan Slides versi Android, iOS, sekaligus di web mulai hari ini juga.

Sumber: TheNextWeb dan Google Docs Blog.

[Ask the Expert] Bagaimana Cara Membuat Invoice Menggunakan Google Docs?

Ada satu pertanyaan menarik yang saya terima melalui kolom Ask the Expert, pertanyaan tersebut seputar Google Docs di mana sobat kita bernama Dina menanyakan bagaimana cara membuat invoice atau tagihan menggunakan Google Docs dan mengirimkannya langsung ke klien.

Langsung dijawab ya.

Langkah permulaannya, buka peramban Anda kemudian akses layanan Google Docs.
Login ke akun Google Anda, lalu setelah aplikasi berjalan, klik tombol menu – Sheets.

Di bagian terasa Anda akan temukan beberapa pilihan template yang bisa dipilih, temukan template Invoice dan klik. Jika tidak Anda jumpai, klik tombol More, dalam beberapa kasus ia sengaja disembunyikan.

Selanjutnya template invoice akan tampil di jendela Anda, silahkan di-edit isi dari invoice termasuk alamat Anda, alamat klien dan jumlah tagihan. Cara meng-edit di Google Docs tidak berbeda dengan meng-edit dokumen office di komputer lokal Anda.

Setelah dokumen invoice diubah sesuai kebutuhan, sekarang langkah selanjutnya mengirimkan invoice ke klien.
Klik menu File dan klik Email as attachments.

Sebuah jendela popup kemudian akan muncul di peramban Anda. Di sana silahkan isi alamat email klien Anda, buat judul pesan, kemudian jenis lampiran apakah berformat PDF atau Xls. Jangan lupa pesan yang ingin disampaikan ke klien, dan terakhir klik Send.

Selesai, Anda sudah berhasil membuat invoice (tagihan) secara online di Google Docs tepatnya menggunakan tool Sheets.

Sumber gambar header Shutterstock.