Cara Google Menciptakan Tim Yang Produktif

Ada sebuah cerita menarik tentang “Project Aristotle” yang dilaksanakan Google untuk meneliti dan menganalisis tentang Googler (karyawan Google) untuk membangun tim yang lebih produktif. Beberapa tahun proses analisis tersebut berjalan, dengan melibatkan ratusan karyawan, pada akhirnya ditemukan formula ajaib yang hingga saat ini diterapkan dalam operasional keseharian di kantor Google.

Secara garis besar hasil temuan Project Aristotle mencoba menempatkan pengalaman terbaik secara psikologis bagi anggota tim untuk dapat mendapatkan value lebih dari apa yang dikerjakan. Konsep ini secara umum bisa direplikasi dalam berbagai segmen bisnis. Termasuk untuk menjadi salah satu rujukan bagi team leader atau pimpinan startup untuk membuat anggota tim betah dan produktif dalam bekerja.

Setidaknya ada lima poin utama yang menjadi kunci terbangunnya sebuah teamwork produktif ala Google, di antaranya:

Memberikan rasa aman secara psikologis kepada karyawan

Pada dasarnya setiap pekerjaan membutuhkan keputusan, dilanjutkan atau dibatalkan, dikerjakan atau ditunda, dipublikasikan atau disembunyikan. Semua membutuhkan keputusan dari orang yang bertanggung jawab di perkerjaan tersebut. Dan dari setiap keputusan yang diambil mau tak mau menyajikan risiko yang harus ditanggung.

Pada poin ini, tim didesain untuk merasa nyaman ketika harus mengambil risiko dalam tim, tanpa merasa kurang nyaman atau bahkan malu. Mengambil keputusan dalam sebuah tim memang tampak sederhana, namun tak sedikit merasa ragu, malu, atau kurang kuasa untuk melakukannya. Hal ini yang perlu dipelihara sejak dini, untuk meyakinkan bahwa setiap keputusan yang diambil adalah yang terbaik.

Bahu-membahu untuk sebuah ketergantungan positif

Tim berisi sekumpulan orang di dalamnya. Bekerja di dalam tim bukan menjadi seorang Superman yang harus melakukan semuanya sendiri. Tim yang baik adalah ketika seseorang merasa nyaman ketika harus mengandalkan orang lain untuk melakukan sesuatu dengan kualitas maksimal.

Misalnya, ada seorang developer di sebuah startup, banyak modul yang harus diselesaikan dalam waktu dekat, maka dari modul yang ada ia harus menyerahkan kepada tim tester dan quality assurance untuk memastikan apa yang sudah buat berjalan dengan baik. Tim yang baik harus mampu mengkondisikan bahwa developer memiliki kepercayaan kepada tim tester dan quality assurance, bahkan merasa dapat mengandalkannya untuk mampu mengerjakan apa yang harus mereka kerjakan.

Cara yang paling efektif adalah dengan mendefinisikan dengan jelas tanggung jawab dan peranan setiap anggota dalam tim.

Struktur dan kejelasan peranan anggota tim

Menyambung poin sebelumnya, bagian ini harus selalu didefinisikan secara mendetil di awal. Setiap anggota harus mengetahui dan memiliki pedoman tentang tujuan, peranan dan rencana eksekusi pekerjaan secara jelas. Membiasakan peranan pekerjaan dilakukan tumpang tindih akan menghadirkan kerancuan bagaimana sebuah tim berproses.

Developer mengerjakan tugasnya mengembangkan source code. Desainer mengerjakan tugasnya menciptakan user interface yang baik. Tester memastikan semua berjalan dengan baik, dan sebagainya. Semua harus memiliki definisi peran yang jelas, dan tugas team leader untuk menciptakan sebuah urutan proses yang dinamis. Kendati pada akhirnya semua akan saling berkolaborasi, namun tanggung jawab tetap harus didefinisikan secara spesifik.

Menciptakan makna secara lebih personal

Tanyakan pada anggota tim, apakah apa yang ia kerjakan juga memberikan manfaat untuk dirinya secara pribadi? Jika jawabannya “iya”, maka itulah menghadirkan “passion” ke dalam setiap pekerjaan yang diberikan. Memberikan makna dalam setiap pekerjaan dapat berbentuk dari berbagai macam hal. Misalnya, memberikan ilmu baru, mempertemukan dengan orang baru, melibatkan hobi ke dalam pekerjaan dan sebagainya.

Untuk beberapa produk yang didedikasikan untuk konsumen, bagaimana tanggapan baik konsumen dan penggunaan yang optimal oleh konsumen juga kadang memberikan kepuasan pribadi kepada pengembang. Ketika algoritma yang ditemukan oleh tim dalam sebuah proyek berjalan baik saat diimplementasikan, hal tersebut juga melibatkan “meaning” lebih karena melibatkan kepuasan secara personal.

Memiliki dampak untuk kehidupan

Setelah merasa puas karena melakukan hal yang berarti bagi hidupnya. Pupuk anggota tim untuk dapat merasa puas bahwa apa yang telah ia kerjakan memberikan banyak dampak dan menciptakan sebuah perubahan yang baik. Ketika sebuah startup pengembang e-learning merasakan bagaimana sekolah-sekolah dapat terhubung dengan baik untuk kolaborasi pendidikan, jadikan ia merasa bangka bahwa telah memberikan sumbangsih terhadap kemajuan pendidikan bangsa.

Selebrasi semacam ini menciptakan sebuah pemikiran di alam bawah sadar, ketika tim mengerjakan sesuatu, mereka akan berpikir bahwa apa yang mereka kerjakan adalah berujung pada terciptanya sebuah perubahan, dengan impact yang dapat dirasakan oleh orang lain. Menjadi sebuah kebanggaan tentunya.

Tips Manajemen Waktu dengan Teknologi

Sebagai pekerja profesional sering kali kita berada di sebuah titik kesibukan ekstra, kadang merasa waktu 24 jam sehari terlalu pendek untuk menyelesaikan berbagai tugas dan pekerjaan yang sudah di ujung deadline. Dan paling sering kejadian seperti itu dialami ketika berbagai hal yang telah kita rencanakan tidak terjadwal secara baik, sehingga tumpang-tindih agenda membuat kita tidak fokus dengan apa yang dikerjakan.

Time management yang baik dapat menjadi solusi untuk mengurangi inefisiensi dari pelaksanaan kegiatan harian kita. Dengan memastikan semua agenda tertata rapi, akan mempermudah kita untuk mengestimasi alokasi waktu untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan harian, Terutama bagi seorang profesional yang mungkin memiliki kegiatan harian lain, misalnya sedang melaksanakan studi lanjut atau memiliki side job sebagai wirausahawan.

Di abad smartphone ini, kita sangat diuntungkan dengan perangkat kecil nan canggih yang mampu kita kustomisasi untuk menjadi asisten virtual guna mengatur penjadwalan kegiatan harian. Berikut ini beberapa tips pemanfaatan teknologi untuk time management yang lebih baik.

Rajin Mengatur Jadwal Kegiatan Harian

Menuliskan apa saja agenda yang harus dilakukan hari ini dengan mengalokasikan waktunya dapat dijadikan kebiasaan sebelum tidur atau di pagi hari ketika bangun tidur. Mengidentifikasi apa saja yang harus kita kerjakan hari ini akan memberikan kita alokasi waktu yang tepat serta prioritas yang pas untuk menyelesaikan apa yang menjadi tanggungan hari ini.

Gunakan kalender di sistem email atau di ponsel untuk menuliskan penjadwalan harian kita. Selain mudah untuk dituliskan, kalender yang terintegrasi sistem email (misalnya Google Calendar, Outlook Calendar dan lain-lain) mudah diintegrasikan dan memiliki sistem reminder dengan perangkat lain, misal komputer yang digunakan untuk bekerja.

Namun kadang kita harus mengelola lebih dari satu sistem kalender, semisal memiliki kegiatan profesional lebih dari satu (masing-masing memiliki sistem email yang berbeda), dan juga memiliki kalender personal. Berapa aplikasi kalender di ponsel otomatis dapat menampilkan dalam satu buah tampilan. Jika tidak bisa menggunakan aplikasi yang menyatukan kalender, misal di perangkat Windows 8 atau Windows 10 bisa memanfaatkan aplikasi gratis One Calendar untuk memudahkan mengatur penjadwalan dari sistem email yang berbeda.

Membuat catatan to-do-list

Target harian atau mingguan juga dapat menjadi prioritas untuk selalu dicatat. Apa saja target hari ini atau minggu ini, atur semua dalam aplikasi to-do-list yang saat ini sudah banyak pilihannya, baik di perangkat smartphone ataupun komputer, bahkan yang bisa diakses di keduanya. Di setiap to-do-list berikan tanda juga bagaimana prioritas pekerjaan tersebut, apakah sebuah pekerjaan yang urgent atau biasa-biasa saja, termasuk mengatur kapan tenggang waktu pengerjaan pekerjaan tersebut.

Mencatat jadwal ataupun daftar tugas memang kadang menjenuhkan. Namun manfaat yang akan diberikan dari terorganisirnya semua kegiatan dan tugas yang harus diselesaikan akan lebih banyak, karena mengurangi risiko terjadinya kelalaian atau agenda yang terlewatkan. Setelah dicatat, kedisiplinan yang akan menentukan hari kita.

Gunakan asisten virtual untuk mengingatkan

Siri, Cortana atau Google Now merupakan beberapa asisten virtual bawaan ponsel yang dapat dimanfaatkan untuk menjadi pengingat yang baik untuk setiap kegiatan yang sudah kita agendakan di kalender. Sama seperti layaknya seorang sekretaris, ia akan mengingatkan tentang agenda-agenda yang harus dijalankan sesuai yang telah dituliskan dalam kalender. Bahkan beberapa asisten virtual sudah dibekali dengan kemampuan untuk mampu terintegrasi dengan aplikasi lain.

Misal ketika agenda meeting di luar kantor, asisten virtual akan memberikan estimasi waktu ke tujuan dengan menghubungkan dengan aplikasi peta, bahkan dapat memperkirakan kepadatan lalu lintas sehingga memberikan kita kesempatan untuk menyesuaikan. Kendati aplikasi asisten virtual masih banyak kekurangan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penggunanya, namun terkait integrasi dengan aplikasi di ponsel sistem-sistem tersebut sudah sangat bisa diandalkan.

Mengelola dokumen atau pekerjaan di cloud

Terakhir adalah dengan memastikan pekerjaan atau tugas dapat dicek di mana saja. Sistem penyimpanan cloud yang saat ini mudah dipasangkan di berbagai perangkat, sekaligus mampu terintegrasi dengan aplikasi produktivitas dapat membuat kita untuk senantiasa dapat memaksimalkan waktu bekerja. Tak melulu harus di komputer kantor untuk mengelola pekerjaan, karena ketika terjebak kemacetan atau harus berteduh di cafe, dengan perangkat yang kita bawa masih bisa mengelola pekerjaan-pekerjaan yang kita buat.

Hal ini akan memberikan efektivitas pemanfaatan waktu jika terjadi penundaan dikarenakan hal yang tidak diinginkan, misal jadwal meeting yang molor. Sehingga agenda tetap dapat terselamatkan dengan baik, dan tidak membuat kita membuang-buang waktu begitu saja dengan tetap bisa selalu terhubung dengan berkas pekerjaan.

Mengembangkan Diri Di Lingkungan Kerja Profesional

Bagi fresh graduate atau yang baru mencicipi dunia profesional di kisaran waktu yang belum lama, pengalamannya di dunia kerja harus benar-benar disiasati dengan baik. Karena ini akan sangat berdampak dengan bagaimana karier ke depan seseorang. Banyak hal yang dapat dimanfaatkan sebagai media pengembangan diri dan melakukan pematangan kompetensi.

Lingkungan kerja profesional memberikan pembelajaran langsung dan juga tidak langsung kepada seseorang untuk dapat mengembangkan diri. Dan berikut ini beberapa hal yang dapat diikuti untuk memaksimalkan lingkungan profesional yang sedang digeluti sebagai media pengembangan kompetensi diri.

Jangan ragu menerima tantangan dari atasan

Tak jarang pimpinan menunjuk kita secara langsung untuk memikul tanggung jawab yang lebih dari yang biasa dikerjakan. Kita harus bersyukur ketika pimpinan perusahaan melakukannya, karena artinya ia meyakini bahwa kita bisa melakukannya. Jangan sia-siakan kesempatan. Jadikan itu sebagai untuk belajar sekaligus menguji diri.

Menjadi kesempatan emas karena jika mungkin terjadi kekeliruan masih akan dimaklumi, karena ini hal yang baru untuk seorang pekerja baru. Namun tetap saja, semua harus dikerjakan maksimal. Justru jika bisa menghadirkan prestasi gemilang akan semakin meningkatkan kepercayaan pimpinan untuk memberikan tanggung jawab krusial lainnya. Jangan pernah ragu untuk menerima tantangan lebih.

Amati rekan senior dan jangan sungkan untuk belajar dengannya

Menjalin hubungan baik kepada sesama rekan kerja, terutama senior akan memberikan dampak baik bagi pengembangan profesi diri. Senior juga dapat kita jadikan contoh. Dengan kita mengamat bagaimana ia melakukan komunikasi profesional dengan klien, bagaimana menyelesaikan pekerjaan secara efisien akan membawa kita pada level selanjutnya di jenjang karier. Menganalisis hasil kerja senior juga akan memberikan pembelajaran tentang kualitas hasil keluaran kerja.

Ketika mengalami kesulitan jangan pernah ragu untuk berdiskusi, terlebih dengan pimpinan mengontrol langsung kinerja kita. Melibatkan mereka dalam setiap pekerjaan, tentu sesuai porsi dan proporsionalnya, akan memberikan keakraban dan memberikan nilai lebih kepada pekerjaan kita atas insight yang diberikan.

Manfaatkan kesempatan untuk terhubung ke lebih banyak orang

Komunikasi dan relasi menjadi salah satu landasan fundamental kesuksesan seseorang. Ketika kita bekerja di sebuah perusahaan, manfaatkan betul kesempatan untuk mengenal lebih banyak orang baru. Manfaatkan jalinan komunikasi dan relasi yang terus bertumbuh. Biasanya kesempatan ini akan datang lebih sering ketika kita makin dipercaya oleh pimpinan, atau memiliki jalinan baik dengan rekan kerja senior.

Dengan memiliki banyak relasi, tak menutup kemungkinan akan bermanfaat ketika suat saat nanti mungkin saja kita “ditakdirkan” untuk menjadi seorang pengusaha atau untuk menunjang kebutuhan profesi lainnya yang membutuhkan bantuan relasi terkait.

Manager itu Perlu Gak, Sih?

Bagi Anda mungkin pertanyaan ini aneh karena Anda sudah terbiasa memiliki manager, atau mungkin Anda sendiri adalah seorang yang memangku jabatan manager. Tetapi tahukah Anda, Google, pernah mempertanyakan hal ini, dan sempat menghilangkan posisi manager sama sekali.

Pesatnya perkembangan Google membuat semakin tidak mungkin untuk memiliki struktur organisasi yang flat, masuknya manager-manager yang berpengalaman dari perusahaan-perusahaan lain membuat karyawan tidak merasakan ke”Google”an-nya lagi. Hal ini menyebabkan Brin dan Page memutuskan: tidak ada lagi posisi manajer. Setidaknya untuk bagian engineering.

Head of HR pada waktu itu terkaget-kaget dengan kegilaan ini. “You can’t just self-organize!” katanya. “People need someone to go to when they have problems!” ujar Stacy Sullivan seperti saya kutip dari buku In The Plex.

Page bersikeras, “People don’t want to be managed.” Akhirnya Bill Campbell, coach yang dituakan di perusahaan itu meminta Page menanyakan langsung kepada para enjiner, “Apakah Anda ingin di-manage?”

Setiap enjiner yang ditanya menjawab “Ya.” Page ingin tahu mengapa. Mereka menjawab bahwa mereka ingin somebody to learn from. Ketika mereka tidak sependapat dengan rekan kerja mereka butuh seseorang yang dapat menengahi dan mengambil keputusan.

Namun demikian Page dan Brin tetap menjalankan rencananya dan meniadakan posisi manager. Hal ini sempat menimbulkan kekacauan kecil di mana ada yang kehilangan pekerjaan dan lain-lain. Kebijakan ini tidak berlangsung lama, posisi manajer kembali diadakan.

Google terus belajar untuk menciptakan leader-leader yang baik, mereka bahkan melakukan yang disebut Project Oxygen, to build a better boss. Anyway, masalah dengan para manager adalah, banyak yang tidak efektif, hanya bisa menyuruh, bossy, meminta hasil, namun tidak mengajari dan membantu team-nya.

Hasil Project Oxygen menemukan 8 perilaku great manager yang membuat mereka hebat, yaitu:

Be a good coach.
Empower; don’t micromanage.
Be interested in direct reports, success and well-being.
Don’t be a sissy: Be productive and results-oriented.
Be a good communicator and listen to your team.
Help your employees with career development.
Have a clear vision and strategy for the team.
Have key technical skills so you can advise the team.

Nah kalau semua manajernya kayak gini, kan gak perlu lagi ada pertanyaan, sebenarnya manager itu perlu gak, sih?

–
Disclosure: Artikel tamu ini awalnya ditulis Meisia Chandra di halaman LinkedIn Pulse-nya dan direproduksi dengan izin penulis.

Meisia adalah konsultan di Storm Benefits Indonesia. Sebelumnya juga membidani berdirinya PortalHR.com. Ia bisa dikontak di Twitter @Mei168 dan LinkedIn.

Lima Saran Kepemimpinan Bagi Seorang Introvert

Ada satu kesepakatan tak tertulis bagi para pemain dunia startup, yakni kebutuhan mental yang kuat ketika memutuskan untuk terjun ke dunia startup karena ini bukan dunia yang mudah untuk diarungi. Terlebih lagi bila peran yang dimainkan adalah sebagai pemimpin. Dan itu bukan perkara gampang bagi introvert.

Sebelum membahas lebih jauh, ada satu hal yang harus dipahami bahwa semua introvert sadar sikap keterbukaan adalah hal ideal yang dirayakan dan dihormati di masyarakat. Umumnya para pemimpin yang keras namun karismatik memiliki sikap ini, extrovert. Tapi, tak selamanya pemimpin yang dibutuhkan harus berjiwa extrovert.

Terkadang, pemimpin yang memiliki sikap tenang, menunjukkan kemampuan menyimak yang baik, mampu menganalisis situasi yang kompleks sebelum mengambil keputusan, dan bisa memancarkan ketenangan di masa konflik juga dibutuhkan.

Aristoteles pernah mengatakan:

“Mengetahui diri sendiri adalah awal dari semua kebijaksanaan.”

Anda tahu satu kesamaan di antara tiga tokoh besar dunia seperti Einstein, Gandhi, dan Buffet? Ya, mereka adalah orang dengan jiwa introvert. Dan sudah bukan rahasia lagi bahwa beberapa pemimpin terbesar dalam sejarah umat manusia adalah seorang introvert.

Jadi, bagaimana caranya agar seorang introvert bisa menjadi pemimpin yang lebih baik ketika dia juga sering berjuang keras untuk bisa membangun relasi? Lima saran sederhana dari Scott Christ berikut ini bisa jadi pertimbangan diri.

Mendengarkan, baru berbicara

Mendengarkan kemudian berbicara adalah sesuatu yang datang secara alami bagi introvert dan ini merupakan keterampilan yang sering kurang dimanfaatkan dalam dunia bisnis. Padahal, salah satu kunci untuk dilihat sebagai pemimpin yang dihormati adalah aktif mendengarkan dan menyimak, baik itu teman, klien, atau pengikut. Kemudian tindak lanjuti dengan memberikan bimbingan atau jawaban yang sepadan.

Maju selama masa krisis

Krisis adalah bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan, dan bagaimana Anda menanggapi masa-masa sulit tersebutlah yang penting. Pemimpin introvert biasanya melihat masa krisis sebagai sebuah kesempatan. Jadi, menurut Scott, maju dan jadilah “voice of reason” ketika hal-hal buruk terjadi. Toh apa yang bisa dipelajari dari masa krisis itulah hal terpenting yang harus bisa dipetik.

Keluar dari zona nyaman

Ini adalah hal paling sulit bagi seorang introvert karena introvert biasanya lebih nyaman bekerja sendiri daripada dengan orang. Bahkan besar kemungkinan tidak ingin berbicara di depan kelompok. Namun kenyataannya adalah, hal-hal kecil tersebut adalah yang perlu dilakukan oleh seorang pemimpin.

Jadi, Scott menyarankan agar introvert dapat mulai memaksakan diri untuk berpatisipasi dalam pembicaraan kecil sesekali, bahkan bila itu dianggap tidak berguna. Mengambil kelas public speaking atau jadi sukarelawan untuk memimpin proyek baru juga patut dipertimbangkan.

Yang perlu ditekankan di sini adalah, keinginan untuk mau bekerja lebih agar bisa menjadi lebih baik pada hal-hal yang tidak begitu dikuasai setiap minggu.

Masuk ke zona nyaman

Introvers sering menghabiskan banyak waktu di kepala mereka sendiri. Ini adalah waktu ketika mereka mengisi ulang tenaga, hingga datang dengan ide-ide besar. Mereka perlu masa-masa ini, terutama setelah berjuang untuk keluar dari zona nyaman.

Scott menyampaikan, “Jadi, luangkan waktu setiap hari. Bahkan jika itu 15 menit. Cari tempat yang tenang untuk duduk dan hanya bernapas. Biarkan pikiran mengalir melalui kepala Anda seperti awan. Dan ketika Anda sudah selesai, tuliskan ide-ide baru yang datang ke pikiran, yang mengarah ke ujung berikutnya.”

Menulis

Introvert cenderung lebih baik dalam menulis ketimbang berbicara. Ini sebabnya mengapa introvert harus menuliskan ide-ide yang datang sebelum membicarakannya.

Scott menyampaikan, “Buat dokumen 1 atau 2 halaman sederhana yang menyimpulkan poin-poin penting Anda, jawab pertanyaan yang diantisipasi dan sanggahan, dan coba menawarkan untuk menjawab pertanyaan tambahan.”

Anda mungkin akan melihat sebagian dari saran kepemimpinan tersebut adalah saran yang populer. Tapi, perhatikan juga bahwa sebagian besar dari saran itu datang secara alami dalam diri introvert. Jadi, manfaatkan itu. Akui, terima, dan perbaiki kelemahan yang dimiliki.