9 Aplikasi Project Management dan Penunjang Produktifitas Terbaik!

Di tengah kesibukan dan pekerjaan yang menggunung, terkadang kami merasa kewalahan, terutama pembaca yang terbiasa bekerja sama. Oleh karena itu, untuk menyelesaikan dan menyelesaikan semua tugas dan agenda dengan baik, tentunya diperlukan pula kemampuan koordinasi yang baik antar anggota.

Saling mengirim informasi yang diperlukan untuk komunikasi dan akses mudah. Untungnya, teknologinya jauh lebih maju dan sangat efektif untuk semua orang. Kami dapat dengan mudah mengelola dan bahkan melacak kemajuan proyek dengan tim kami hanya dengan satu layar di layar perangkat kami.

Slack

Slack adalah salah satu alat manajemen proyek yang paling banyak digunakan yang mendukung komunikasi dalam perusahaan atau dalam tim. Selain fungsi perpesanan instan, aplikasi ini juga memungkinkan kamu untuk mengatur saluran tim atau proyek yang sedang kamu kerjakan sebagai publik (akses untuk semua anggota) atau pribadi (hanya anggota tertentu).

Kamu juga dapat membuat pin pesan atau obrolan untuk saluran untuk menyimpan informasi penting di satu tempat yang mudah diakses.

Dengan Slack, kamu dapat berbagi file gambar, dokumen, dan video dari komputer atau Google Drive kamu. Kamu juga dapat terhubung dengan kolega melalui panggilan suara dan video serta melakukan presentasi menggunakan fitur berbagi layar.

Aplikasi ini terintegrasi dengan lebih dari 2.200 aplikasi termasuk Zapier, Dropbox, dan Google Kalender, menyederhanakan alur kerja kamu. Slack menawarkan paket gratis dengan fitur terbatas untuk bisnis kecil. Untuk grup yang lebih besar, paket premium mulai dari $6,67 per bulan per pengguna aktif.

TypeTalk

TypeTalk adalah aplikasi obrolan grup yang menawarkan integrasi dengan aplikasi produktivitas web Nulab lainnya. Aplikasi ini dapat digunakan bersama Caco, aplikasi pemetaan berbasis cloud, dan Backlog, aplikasi manajemen proyek. Inilah cara kamu mendapatkan pemberitahuan Cacoo dan tunda, diskusikan bagan Kacoo, dan buat masalah penundaan di TypeTalk.

Selain itu, TypeTalk menawarkan API terbuka dan pengait web untuk otomatisasi dan integrasi dengan perangkat lunak lain. Namun, kamu perlu melakukan penyesuaian tambahan agar fitur tersebut berfungsi.

Versi gratis dari proyek manajemen ini membatasi pengguna hingga 10 pengguna dengan penyimpanan 1GB. Versi premium mulai dari $10 per bulan untuk lima pengguna dan dilengkapi dengan penyimpanan 50GB.

Aplikasi ini tersedia untuk perangkat seluler Android dan iOS, serta komputer Windows dan Mac.

Trello

Sebagai aplikasi manajemen proyek dan alat kolaborasi, Trello adalah salah satu solusi terbaik di luar sana. Sistem itu sendiri didasarkan pada daftar kartu tugas yang ditempatkan di papan tulis. Fitur drag-and-drop memudahkan pengelolaan tugas.

Kamu dapat mengundang kolegamu ke wawancara dengan nama pengguna, email, atau tautan undangan. Ada beberapa opsi untuk mengatur hak akses ke dewan – pribadi, grup, organisasi, dan publik. Kamu juga dapat mengubah latar belakang dan warna papan Trello.

Kartu Trello dapat diberikan kepada anggota tim, diberi label dan ditandai dengan daftar periksa, tenggat waktu, dan lampiran. Lebih kerennya lagi, kamu juga bisa menambahkan efek atau plugin seperti Dropbox, Google Drive, Slack dan lainnya.

Dengan versi gratis Trello, manajer proyek dapat membuat hingga 10 papan dan 50 proses otomasi per bulan.

Jika kamu ingin menggunakan lebih banyak alat, Kamu dapat membeli paket premium seharga $10/bulan per pengguna. Trello juga menawarkan aplikasi seluler untuk iOS dan Android.

Asana

Asana adalah salah satu aplikasi kolaborasi dan manajemen proyek yang paling banyak digunakan. Alat ini hadir dalam antarmuka yang menarik secara visual dan tersedia sebagai versi lanjutan tetapi gratis. Ada juga fitur drag and drop untuk mempermudah penggunaan.

Kamu dapat melihat kemajuan proyek dan tim dengan memilih dari enam opsi:
Tabel, daftar, garis waktu, progres, formulir, dan kalender untuk menyortir data dengan cepat dan mengidentifikasi potensi masalah.

Dengan Asana, kamu dapat membuat aturan otomatis untuk merampingkan proses manajemen tugas organisasi. Kamu juga dapat membuat daftar periksa standar untuk mis. pelatihan karyawan dan perencanaan acara.

Paket gratis tidak membatasi jumlah proyek, tetapi jumlah anggota dibatasi hingga 15 orang. Jika kamu memiliki lebih banyak karyawan, pertimbangkan untuk membeli paket premium mulai dari $10,99/bulan per pengguna.

Wrike

Wrike adalah aplikasi manajemen proyek yang menawarkan tampilan papan Kanban dan pembaruan aktivitas secara real-time.

Papan tulis yang disediakan oleh program ini memungkinkan kamu menggunakan proses manajemen tugas seret dan lepas. Wrike juga menggunakan layanan penyimpanan cloud seperti Google Drive, Dropbox, dan OneDrive untuk memastikan data kamu selalu aman.

Versi gratis memungkinkan hingga 5 pengguna dan memiliki penyimpanan 2 GB. Untuk berkolaborasi dengan banyak kolaborator dan menggunakan alat lain, kamu harus meningkatkan ke paket premium seharga $9,80/bulan per pengguna.

Zapier

Dengan Zapier, kamu dapat mengotomatiskan tugas berulang antara dua aplikasi atau lebih tanpa menggunakan pengodean atau mempekerjakan pengembang. Membuat proses otomatis atau biasa disebut zap itu mudah. Cukup tunjukkan peristiwa mana yang memicu proses dan tugas mana yang perlu diselesaikan selanjutnya.

Misalnya, jika kamu menerima email dengan lampiran tambahan, Zapier akan secara otomatis mengunggah file tersebut ke akun Dropboxmu. Kamu juga dapat mengintegrasikannya dengan Trello atau Slack.

Paket gratis dari aplikasi produktivitas ini memungkinkan kamu membuat 5 lompatan satu langkah dengan maksimal 100 tugas per bulan. Jadi fase tunggal berarti alur kerja berinteraksi dengan tidak lebih dari dua aplikasi.

Jika kamu memerlukan integrasi multi-level dan membutuhkan lebih banyak Zaps atau lebih banyak tugas per bulan, coba paket premium mulai dari $19,99 per bulan.

ClickUp

ClickUp adalah aplikasi manajemen proyek yang lengkap. Perangkat lunak ini menawarkan lebih dari 100+ fitur manajemen proyek seperti manajemen tugas dan waktu, kolaborasi tim, dan pelaporan.

Antarmukanya sangat intuitif dan kamu dapat mengatur ulang tugas dengan menyeret dan menjatuhkan item sesuai dengan prioritasnya. Jika kamu sudah menggunakan perangkat lunak produktivitas lain seperti Wrike, Trello, Asana atau bahkan Microsoft Excel, kamu dapat dengan mudah mengimpor pekerjaan kamu ke ClickUp.

Paket gratis ClickUp membatasi banyak alat bawaannya hingga 100 penggunaan. Untuk menikmati semua fitur manajemen proyek dan meningkatkan batas penggunaan, kamu harus menggunakan versi berbayar, yang dimulai dari $5 per bulan per pengguna.

Redbooth

Redbooth adalah program kolaborasi untuk berkomunikasi dengan anggota tim dan mengatur serta memvisualisasikan tugas di satu tempat. Fitur papan Kanban menyediakan antarmuka intuitif yang memungkinkan kamu mengatur, menandai, dan menetapkan tugas kepada karyawan dengan mudah.

Selain itu, kamu dapat mengatur tugas dengan cepat, menghemat waktu, dan berkomunikasi lebih baik dengan rekan kerja. Fitur Gantt Chart yang disediakan oleh Redbooth membantu kamu membuat dan memvisualisasikan garis waktu.

Kamu juga dapat membuat dependensi tugas di versi lanjutan Redbooth untuk mengetahui tugas mana yang harus diprioritaskan untuk menghindari kemacetan.

Versi gratis menawarkan penyimpanan 2GB dan dua pengguna. Namun, fungsi lainnya juga cukup terbatas. Untuk mengakses fitur tambahan dan menggunakan Redbooth untuk proyek yang lebih besar, kamu harus membeli versi premium, dengan biaya $9 per bulan per pengguna.

Miro

Miro adalah board untuk mengembangkan ide dan membuat strategi bisnis dengan tim kamu.

Semua anggota tim dapat menulis, menggambar, dan mengedit di papan tulis online secara bersamaan. Dengan aplikasi ini kamu dapat melihat apa yang sedang dikerjakan rekanmu dan berkomunikasi dengan mereka melalui obrolan dan komentar.

Versi gratis Miro menawarkan tiga papan yang dapat disesuaikan, pengguna tak terbatas, dan integrasi inti dengan aplikasi seperti Slack, Microsoft Teams, dan Dropbox.

Jika kamu ingin menggunakan lebih banyak fitur, kamu dapat mencoba paket premium, yang dimulai dari $8 per bulan per pengguna.

Microsoft Teams: Pengertian, Sejarah dan Cara Menggunakannya

Di era sekarang saat teknologi semakin dimutakhirkan, dunia bisnis modern terus dibanjiri platform kolaborasi baru berusaha untuk menjadi yang terbaik. Tentu saja, ada banyak pilihan untuk dipilih. Salah satu solusi terbaik untuk produktivitas tim adalah Microsoft Teams.

Microsoft Teams adalah platform kolaborasi berbasis obrolan berfitur lengkap yang dapat mendukung berbagi dokumen, rapat online, dan banyak fitur yang sangat berguna untuk komunikasi bisnis.

Ruang tim yang hebat adalah kunci untuk membuat keputusan kreatif dan berkomunikasi secara efektif satu sama lain. Platform ruang kerja bersama ini membuat segalanya lebih mudah, terutama jika tim yang dimaksud berbasis di perusahaan yang sangat besar, memiliki banyak pekerja jarak jauh, atau terdiri dari banyak anggota tim profesional, dapat dicapai dengan lebih mudah.

Sebelum melihat manfaatnya, berikut sejarah lahirnya Microsoft Teams

Sejarah Microsoft Teams

Microsoft Teams diumumkan pada sebuah acara di New York pada 14 Maret 2017. Aplikasi ini dikembangkan dalam hackathon internal, yang saat ini dipimpin oleh Brian MacDonald, wakil presiden perusahaan di Microsoft.

Sejarah Microsoft Teams didirikan pada tanggal 4 Maret 2016, dengan Microsoft mempertimbangkan tawaran sebesar Rp 8 miliar USD atau Rupiah. 111.954.2440.000.000,00 untuk Slack. Namun akhirnya, pada 2 November 2016, Microsoft mengumumkan bahwa Teams akan menjadi pesaing Slack.

Menurut Qi Lu, wakil presiden eksekutif Microsoft, aplikasi dan layanan adalah kekuatan pendorong di balik akuisisi Microsoft atas Slack. Selain itu, Slack memasang iklan di The New York Times yang mengatakan siap bersaing dengan siapa saja. Pada titik ini, 28 perusahaan Fortune 100 sudah menggunakan Slack, tetapi The Verge menulis bahwa 28 perusahaan dapat pindah ke Teams karena fungsinya hampir sama, terlebih integrasi Office 365 tidak mengeluarkan biaya untuk berlangganan.

ZDNet kemudian melaporkan bahwa Teams tidak akan pernah bersaing dengan Slack. Karena Teams tidak mengizinkan akun yang tidak terdaftar di platform pada saat itu, pekerja lepas dan UKM kemungkinan akan terus menggunakan Slack. Microsoft kemudian mengizinkan akun yang tidak berlangganan untuk masuk ke platform Teams. Slack telah merespons dengan memperdalam integrasinya dengan layanan Google.

Pada tanggal 3 Mei 2017, Microsoft mengumumkan bahwa Microsoft Teams akan menggantikan Microsoft Classroom di Office 365 Education, sebelumnya dikenal sebagai Office 365 for Education. Sejak 7 September 2017, pengguna telah menerima pesan “Skype for Business sekarang menjadi Microsoft Teams.” Dan itu dikonfirmasi pada konferensi tahunan Microsoft pada 25 September 2017.

Pada 12 Juli 2018, Microsoft Teams merilis gratis versi bahasa Indonesia yang telah lama ditunggu-tunggu, yang menawarkan sebagian besar opsi komunikasi secara gratis, tetapi kekurangannya adalah terbatasnya jumlah akun yang dapat kamu ikuti dan kapasitas penyimpanan file Teams.

Kemudian Januari 2019, Microsoft merilis pembaruan yang bertujuan untuk meningkatkan interoperabilitas Microsoft Teams di berbagai komputer ritel. Lalu Juli 2019, Microsoft mengumumkan bahwa ada 13 juta pengguna aktif Microsoft Teams.

Namun, per 19 November 2019, Microsoft Teams telah berkembang menjadi 20 juta pengguna aktif. Juga diumumkan kemarin adalah penambahan fitur “walkie-talkie” yang akan memungkinkan pengguna untuk saling mengirim pesan suara di awal tahun 2020.

Microsoft juga mengumumkan bahwa 44 juta pengguna menggunakan Microsoft Teams setiap hari, sebagian karena pandemi virus corona 2019-2020.

Fitur pada Microsoft Teams

Obrolan

Aplikasi Microsoft Teams berfokus pada obrolan. Pengguna dapat mengirim GIF standar, stiker, emoji, dan teks melalui obrolan pribadi atau grup. Riwayat obrolan disimpan untuk saluran bersama, sehingga kamu dapat menggunakan saluran sebagai ringkasan untuk merekam durasi rapat dengan cepat, mendokumentasikan perubahan, menambahkan anggota tim baru, dan banyak lagi.

Panggilan suara dan video

Obrolan grup bisa menjadi sangat rumit sehingga kamu perlu berkomunikasi secara sinkron untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Aplikasi Microsoft Teams memungkinkan kamu beralih dengan cepat dari obrolan grup ke rapat suara atau video. Konferensi video menawarkan fitur standar seperti catatan rapat, berbagi layar, rekaman rapat, dan pesan instan.

Meeting space

Tab Meeting memungkinkan kamu mengambil jadwal rapat dari Outlook. Kamu juga dapat menjadwalkan rapat baru di aplikasi Microsoft Teams. Outlook juga akan mengirim notifikasi tentang jadwal ini. Jika kamu ingin menjadwalkan rapat lain dengan pengguna eksternal, kamu dapat mengundang orang dari luar organisasi dengan memasukkan alamat email mereka saat membuat rapat baru di Microsoft Teams.

File

File memungkinkan kamu dengan cepat menemukan dan menampilkan file di OneNote, OneDrive, dan Microsoft Teams (disimpan di situs SharePoint). Ada juga tab ‘Terbaru’ yang sangat berguna yang memberi kamu akses cepat ke pintasan ke dokumen dan unduhan terbaru yang sedang Anda kerjakan.

Live event

Dengan Microsoft Teams, kamu bahkan dapat memperpanjang rapat. Aplikasi Microsoft Teams memungkinkan kamu menyelenggarakan rapat secara langsung. Konferensi besar, webinar, acara di seluruh perusahaan, presentasi, dan lainnya hingga 10.000 peserta, baik secara internal maupun eksternal. Siarkan siaran langsung dengan berbagi konten dari desktop atau webcamu. Kamu juga dapat terhubung ke kamera profesional dan berbagai sumber konten untuk acara penting.

Konektivitas ke perangkat lain

Kemampuan aplikasi Microsoft Teams untuk berintegrasi dengan perangkat lain seperti smartphone, tablet, kamera, dan periferal seperti speaker dan headphone. Fitur ini dapat meningkatkan efisiensi untuk organisasi dengan tim yang sangat mobile sambil menjaga keamanan untuk kelancaran operasi bisnis.

Microsoft Teams memiliki banyak fitur sederhana yang dapat membuat pengembangan tim dan bisnis lebih proaktif. Microsoft serius membuat produk yang memenuhi kebutuhan pengguna. Nah, itulah info singkat tentang Microsoft Teams dan fitur utamanya.

Dapatkan Berita dan Artikel lain di Google News

Slack Diakuisisi Salesforce Senilai $27,7 Miliar

Kabar mengejutkan datang dari Slack. Salah satu platform komunikasi tim paling populer itu bakal diakuisisi oleh Salesforce dengan nilai transaksi sebesar $27,7 miliar (± Rp393 triliun). Kabar ini telah dikonfirmasi langsung oleh Salesforce setelah rumornya sempat ramai dibicarakan dalam sepekan terakhir.

Proses akuisisinya diperkirakan bakal selesai pada pertengahan 2021 mendatang. Apa artinya akuisisi ini bagi para pengguna Slack masih belum dijelaskan secara merinci, tapi yang pasti Salesforce sudah punya rencana untuk mengintegrasikan Slack lebih jauh lagi ke deretan layanan berbasis cloud-nya.

Slack nantinya bakal menjadi interface baru dari Salesforce Customer 360, sebuah tool yang Salesforce ciptakan di tahun 2018 dengan tujuan untuk memudahkan para pelanggannya menghubungkan beragam layanan besutan Salesforce. Singkat cerita, Salesforce bakal memperlakukan Slack sebagai medium utama untuk urusan komunikasi dan kolaborasi, baik secara internal maupun untuk para pelanggannya.

Rencana ini tentu saja juga didasari oleh fakta bahwa Slack belum lama ini meluncurkan fitur baru yang mereka namai Slack Connect. Dari perspektif yang paling sederhana, Slack Connect dirancang untuk memuluskan komunikasi antar perusahaan atau organisasi sekaligus mengurangi pertukaran email yang terjadi.

Sebanyak 20 organisasi sekaligus dapat saling berinteraksi dalam satu channel Slack Connect, dan ini tentunya bakal sangat berguna bagi Salesforce, sekali lagi untuk urusan internal maupun untuk kebutuhan perusahaan-perusahaan yang menggunakan layanannya.

Kedekatan antara Slack dan Salesforce sendiri sudah berlangsung sejak lama. Dengan mengakuisisi Slack, Salesforce kini punya amunisi tambahan untuk menjadi penyedia solusi bisnis yang lengkap dan bersaing melawan Microsoft di pasar layanan berbasis cloud. Kebetulan Microsoft sendiri juga punya platform pesaing Slack, yaitu Microsoft Teams.

Dalam beberapa bulan terakhir, Microsoft Teams terus bertambah populer seiring meroketnya penggunaan aplikasi produktivitas selama masa pandemi. Selain Google Meet, Teams merupakan salah satu alternatif terlaris terhadap Zoom. Slack di sisi lain malah terus merugi semenjak masuk ke bursa saham di bulan Juni 2019, dan tren kerja dari rumah pun rupanya tetap tidak bisa membantu mereka mencetak laba.

Sumber: VentureBeat dan Salesforce. Gambar header: Stephen Phillips via Unsplash.

Slack Sedang Bereksperimen dengan Fitur Story ala Instagram dan Voice Channel ala Discord

Di titik ini, tidak berlebihan menganggap Slack sebagai platform komunikasi kepercayaan jutaan profesional di dunia, apalagi setelah mengetahui visi mereka yang ingin menjembatani komunikasi antar organisasi yang berbeda. Namun fakta tersebut rupanya tidak sedikit pun mencegah ketertarikan Slack untuk bereksperimen dengan fitur-fitur baru.

Dua yang paling gres baru saja adalah Video Stories dan Anytime Audio. Sesuai tebakan, fitur Video Stories ini benar-benar terinspirasi oleh fitur Stories yang ada di Instagram maupun sejumlah media sosial lainnya. Mungkin dalam hati Anda langsung bertanya-tanya, “Untuk apa harus berbagi story dengan rekan-rekan kerja, dan dalam konteks pekerjaan?”

Menurut Slack, ide di balik Video Stories adalah bagaimana metode asynchronous bisa memfasilitasi kolaborasi secara lebih fleksibel. Jadi kalau memang ada update dari tim tertentu yang ingin disampaikan, pesannya bisa langsung diunggah dalam bentuk video pendek (story) ketimbang harus menunggu sesi video conference massal selanjutnya.

Harapannya adalah masing-masing tim dapat memanfaatkan waktu secara lebih efisien. Tentu saja story di Slack tidak otomatis hilang begitu saja setelah 24 jam, dan filter aneh-aneh juga sama sekali belum ditemukan, setidaknya untuk sekarang.

Slack Anytime Audio

Lanjut ke Anytime Audio, saat mendengarkan penjelasannya, saya langsung teringat dengan fitur andalan Discord. Dengan Anytime Audio, kita bisa menciptakan channel khusus untuk percakapan lisan (audio-only) yang bisa dimasuki kapan saja diperlukan secara spontan. Kalau Anda pernah merasakan berada di sebuah voice channel di suatu server Discord, saya yakin Anda paham maksud saya bagaimana.

Menurut saya cukup lucu melihat Slack menerapkan fitur ini, sebab dari awal Discord kerap disebut-sebut sebagai “Slack-nya para gamer“, dan sekarang gantian Slack yang belajar dari Discord. Bicara soal Discord, kita juga tidak boleh lupa bahwa platform tersebut sekarang sudah pindah haluan dan tak lagi mau dicap gamer-centric.

Perlu dicatat, baik Video Stories maupun Anytime Audio sifatnya masih eksperimental dan belum dirilis ke publik. Slack sejauh ini juga belum berani memastikan apakah keduanya bakal terus dikembangkan sampai ke tahap final.

Sumber: Engadget dan Slack.

Berkat Slack Connect, Sampai 20 Organisasi yang Berbeda Bisa Berkomunikasi di Satu Channel Slack

Dirilis hampir tujuh tahun yang lalu, Slack pada mulanya kerap digadang-gadang berpeluang menggantikan email. Namun seperti yang kita rasakan sendiri sekarang, email masih kita gunakan setiap harinya terlepas dari begitu populernya Slack di ranah bisnis.

Dari kacamata sederhana, salah satu alasan mengapa Slack belum bisa sepenuhnya menggantikan email adalah, komunikasi di dunia pekerjaan tidak terjadi dalam satu perusahaan atau organisasi saja. Slack mungkin sudah mengurangi penggunaan email untuk komunikasi internal secara drastis, tapi tidak demikian untuk komunikasi eksternal.

Proyek kerja sama dengan perusahaan lain sudah pasti masih melibatkan pertukaran email, dan itulah yang hendak dibenahi oleh Slack lewat fitur terbarunya, Slack Connect. Connect pada dasarnya merupakan evolusi dari fitur shared channel. Berkat Connect, hingga 20 perusahaan atau organisasi yang berbeda dapat berinteraksi di satu channel Slack.

Tentu saja privasi dan keamanan data merupakan salah satu topik penting yang harus dibahas, dan Slack memastikan bahwa mereka telah menyediakan fitur-fitur keamanan yang lengkap buat Connect, sekaligus memberikan opsi pengaturan yang merinci kepada para administrator IT di tiap-tiap perusahaan yang menggunakannya.

Menggantikan email sepenuhnya mungkin masih terdengar kelewat ambisius, bahkan di tahun 2020 ini. Namun setidaknya Slack Connect punya potensi untuk mengurangi pertukaran email antar perusahaan, dan itu menurut Slack jauh lebih memudahkan sekaligus lebih aman. Dan berhubung selama pandemi ini kita sudah semakin terbiasa menjalani meeting secara virtual, Slack dengan berbagai integrasinya tentu akan menjadi medium komunikasi antar perusahaan yang lebih fleksibel ketimbang email.

Slack bilang fitur ini sebenarnya sudah mereka kerjakan selama lebih dari empat tahun, dan mereka juga telah mengujinya bersama banyak perusahaan dalam beberapa bulan terakhir. Tanpa harus terkejut, mereka tentu menggunakan fitur Slack Connect untuk mengumpulkan feedback dari perusahaan-perusahaan yang mengujinya selama mengembangkan fiturnya. Interaksi yang sebelumnya harus melalui email dapat dengan mudah dipindahkan ke Slack.

Slack Connect saat ini sudah tersedia untuk semua konsumen paket berbayar Slack. Sejauh ini belum ada informasi apakah Connect juga bakal tersedia untuk paket gratisan Slack ke depannya. Mungkin saja bakal ada, tapi hanya bisa mengakomodasi lebih sedikit perusahaan (bukan 20 tapi mungkin cuma 3 atau 5).

Sumber: TechCrunch dan Slack.

The Adoption of Enterprise Communication Platform in Startup

One thing that supports the productivity of working in an office is enterprise communication platforms. In Indonesia, platforms such as Slack, Google Meet, Workplace from Facebook, and Microsoft Teams are quite familiar to startup enthusiasts. However, WhatsApp, which is not specifically aimed at corporate communication, is also very popular.

DailySocial has summarized the most popular enterprise communication platforms among startups and whether startups have a special budget for premium features. On the other hand, this also invites local players to present their products and to compete.

Essential platform

When the Covid-19 began to spread and the work-from-home system is widely applied, the use of communication platforms surged. Zoom is inevitably become the most popular platform, both globally and in Indonesia. Zoom monthly active users have reached 12.9 million in February 2020. This indicates the essential function of the communication platform to support productivity.

“The use of communication tools is clearly determined by the needs of the company and the habits or main communication channels used by each country,” AnyMind Group Indonesia’s Head of Operations, Yuwanda Fauzi said.

This communication platform helps employees break down tasks and discuss constraints and workloads. On the other hand, supervisors and managers also monitor employee performance using this platform.

“In DANA, ideas for innovation, problem-solving, and value creations must be well communicated and synergized on a daily operational scale for employees. This step needs to be done to ensure all communication among team members work well, given the many functions of each department or different divisions and individuals in a company. Message and communication are key to ensuring that different teams and individuals can work together in the same direction. The goal is for DANA to achieve its shared goals and vision in the most effective and efficient way,” DANA’s CTO Norman Sasono said.

Achieving aligned goals and ensuring collaboration work well is the main focus of startups to utilize a variety of existing communication platforms. The use of applications is also crucial when allowing employees to do other things online, such as meetings, giving presentations, and creating surveys.

“In fact, choosing an application that can safely facilitate employee activities is also important to maintain the privacy of all employees and the security of company information that is confidential,” Head of Corporate Communication Bukalapak Intan Wibisono said.

As a digital payment and financial services company, OVO is demanded to constantly develop and adapt so that OVO services can continue to be accepted and able to support the daily lives of its users. In order to stay agile, there needs to be good communication, coordination, and relations between employees, therefore, they can work together and discuss optimally.

“The platform is easy to use, fast, and practical in supporting daily activities such as discussion and coordination. Especially in a startup environment where speed and practicality are substantial in working,” OVO’s Head of PR Sinta Setyaningsih said.

Slack and WhatsApp as the most popular apps

Based on a survey conducted by DailySocial to 16 startups, most of them chose a foreign platform to support their daily activities. Although the options are quite varied, apparently the two platforms are more dominant than the other platforms.

The first platform is Slack founded by Stewart Butterfield and the second is WhatsApp founded by Brian Acton and Jan Koum. WhatsApp is now under the auspices of Facebook.

In global, Slack as of March 2020 has more than 12 million active daily users. WhatsApp, on the other hand, with wider adoption, as of February 2020 claims to have had two billion users worldwide.

Hasil survei DailySocial
DailySocial’s survey on enterprise communication platform in startup

The interesting thing is, WhatsApp and Slack are perceived differently by users.

“WhatsApp as a communication tool focuses on chat experience and its simplicity and already has a very large number of users from various industries. While Slack as a communication tool focuses on productivity supported by bots and integration tools, making it look more complex and getting large support, especially from technology-based industries,” DOKU’s Chief of Innovation Officer Rudianto said.

The attractive UI/UX display and comfortable user experience make DANA choose Slack and WhastApp as a platform to support daily activities. The company is also willing to allocate a budget to provide premium features for employees.

“There are some factors that cause the instant messaging platform to become popular, such as habits, good user experience (UI / UX), features for productivity and efficiency, and also security aspects,” Norman said.

Slack’s excellent features are to create coordinating groups openly (anyone can join to discuss) and closed (limited to a few people), make voice calls, start and finish work (clock in and clock out), create and fill out forms, and polling on the same platform. In addition, Slack can also provide reports on the results of measurements of communication effectiveness by the team on the platform.

While WhatsApp allows employees to communicate via chat, exchanging documents and photos, and conducting group conferences (in limited numbers) with guaranteed data encryption.

Most startups are willing to pay subscription fees and allocate special funds to support employee productivity.

“Working in a tech company and startup requires fast, efficient, and safe coordination with fellow employees, therefore, a communication channel to fulfill those needs, such as Slack and WhatsApp, is required,” Intan said.

Analyzing opportunities for local platforms

For local platforms in the communication sector, the challenge lies in how they can convince consumers and compete with global platforms. Although most startups in Indonesia use foreign platforms, when the local products provided are more competitive in terms of functionality and price, they are willing to try.

“Local communication tools have the potential to compete with foreign platforms, because in terms of technology, creating communication tools is not complicated. The main challenge is that local platforms must be able to answer the basic question: ‘Why should I move from WhatsApp to the local platform?’. If there is a startup capable to answer this question, it is most likely to become the next unicorn, Indonesia’s first national communication tool, as happened with WeChat, KakaoTalk, and Line in their respective countries,” Rudianto said.

Those with a unique proposition to solve user problems can also attract certain users. In addition to exciting new features, local providers must also really be very well aware of the basics of B2B services, such as UX, SLA for performance and availability and reliability and security.

“Every instant messaging instrument/platform provider can compete in the industry, if it provides a solution or product that is better than the options that are already available in the market,” Norman said.

Seeing the development and trends in this matter, began to emerge several local platforms that try to provide this enterprise communication service.

“The higher the demand for communication tools in work activities, the developers will be more creative and innovative in making products that can meet the needs of a dynamic market. We will certainly always support Indonesian developers to compete with other developers from around the world in creating tools of the highest quality,” Intan said.


Original article is in Indonesian, translated by Kristin Siagian

Menyimak Adopsi “Enterprise Communication Platform” di Startup

Salah satu penunjang produktivitas bekerja di kantor adalah enterprise communication platform. Di Indonesia, platform seperti Slack, Google Meet, Workplace from Facebook, dan Microsoft Teams sudah familiar digunakan penggiat startup. Meskipun demikian, WhatsApp, yang tidak secara khusus ditujukan ke komunikasi korporat, juga sangat populer penggunaannya.

DailySocial mencoba merangkum enterprise communication platform apa yang paling familiar di kalangan startup dan apakah startup memiliki budget khusus untuk menikmati fitur premium. Di sisi lain, potensi ini mengundang pemain lokal untuk menunjukkan produknya dan bisa bersaing.

Platform esensial

Saat Covid-19 mulai merebak dan aturan bekerja di rumah mulai banyak diterapkan, penggunaan communication platform melonjak. Zoom adalah platform yang bisa dibilang paling populer, baik secara global maupun di Indonesia. Tercatat pengguna aktif bulanan Zoom mencapai 12,9 juta di bulan Febuari 2020. Hal tersebut menandakan esensialnya fungsi communication platform membantu kegiatan produktivitas.

“Penggunaan alat komunikasi jelas ditentukan oleh kebutuhan perusahaan itu sendiri dan kebiasaan atau saluran komunikasi utama digunakan oleh masing-masing negara,” kata Head of Operation of AnyMind Group Indonesia Yuwanda Fauzi.

Platform komunikasi ini membantu pegawai mengurai tugas dan mendiskusikan kendala dan beban kerja. Di sisi lain, para supervisor dan manager juga melakukan monitoring terhadap kinerja pegawai memanfaatkan platform ini.

“Di DANA, ide untuk berinovasi, problem solving, serta value creations harus bisa dikomunikasikan dan tersinergi dengan baik dalam skala operasional harian bagi para karyawan. Langkah ini perlu dilakukan untuk memastikan semua komunikasi anggota tim bisa berjalan dengan baik, mengingat banyak fungsi setiap departmen atau divisi serta individu yang berbeda di sebuah perusahaan. Pesan dan komunikasi menjadi kunci untuk memastikan tim dan individu yang berbeda bisa bekerja bersama dalam jalur yang terarah. Tujuannya adalah DANA bisa mencapai tujuan dan visinya bersama dengan cara yang paling efektif dan efisien,” kata CTO DANA Norman Sasono.

Mencapai tujuan yang selaras dan memastikan kolaborasi berjalan baik menjadi fokus utama startup untuk memanfaatkan beragam communication platform yang ada. Pemanfaatan aplikasi juga krusial saat memungkinkan pegawai melakukan hal-hal lain secara online, seperti rapat, memberikan presentasi, dan membuat survei.

“Tentunya memilih aplikasi yang dapat memfasilitasi kegiatan pegawai dengan aman juga tidak kalah pentingnya demi menjaga privasi seluruh pegawai serta keamanan informasi-informasi perusahaan yang bersifat rahasia,” kata Head of Corporate Communication Bukalapak Intan Wibisono.

Sebagai perusahaan pembayaran digital dan layanan finansial, OVO dituntut senantiasa berkembang dan beradaptasi agar layanan OVO dapat terus diterima dan mampu menunjang kehidupan sehari-hari para penggunanya. Agar tetap tangkas, perlu adanya komunikasi, koordinasi, dan relasi yang baik antar pegawai agar dapat bekerja sama dan berdiskusi dengan maksimal.

“Platform tersebut mudah untuk digunakan, cepat, dan praktis dalam menunjang aktivitas sehari-hari seperti berdiskusi dan berkoordinasi. Terlebih pada lingkungan startup di mana kecepatan dan kepraktisan merupakan hal yang substansial dalam bekerja,” kata Head of PR OVO Sinta Setyaningsih.

Slack dan WhatsApp paling populer

Berdasarkan survei yang dilakukan DailySocial ke 16 startup, kebanyakan  memilih platform asing untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Meskipun pilihannya cukup bervariasi, dua platform tampil lebih dominan di antara platform lainnya.

Platform pertama adalah Slack yang didirikan oleh Stewart Butterfield dan yang kedua adalah WhatsApp yang didirikan Brian Acton dan Jan Koum. WhatsApp kini berada di bawah naungan Facebook.

Secara global, Slack hingga bulan Maret 2020 memiliki lebih dari 12 juta pengguna aktif harian. WhatsApp, di sisi lain, dengan adopsi yang lebih luas, per bulan Febuari 2020 mengklaim telah memiliki dua miliar pengguna di seluruh dunia.

Hasil survei DailySocial
Hasil survei DailySocial tentang penggunaan enterprise communication platform di startup

Yang menarik, WhatsApp dan Slack, oleh penggunanya, dipersepsikan dengan peruntukkan yang berbeda.

“WhatsApp sebagai communication tools fokus kepada chat experience and its simplicity dan telah memiliki jumlah pengguna yang sangat besar dari berbagai industri. Sedangkan Slack sebagai communication tools fokus kepada productivity yang didukung oleh bot dan integration tools, membuatnya terlihat lebih kompleks dan mendapat dukungan yang besar, khususnya dari industri berbasis teknologi,” kata Chief of Innovation Officer DOKU Rudianto.

Tampilan UI/UX yang menarik dan pengalaman pengguna yang nyaman juga membuat DANA memilih Slack dan WhastApp sebagai platform penunjang aktivitas sehari-hari. Perusahaan pun bersedia mengalokasikan budget untuk memberikan fitur premium bagi pegawai.

“Ada sejumlah faktor yang menyebabkan platform pesan instan menjadi populer, seperti kebiasaan dalam menggunakannya, pengalaman pengguna (UI/UX) yang baik, memiliki banyak fitur yang membuat pengguna produktif dan efisien, dan juga memiliki aspek keamanan,” kata Norman.

Fitur unggulan Slack adalah membuat grup koordinasi secara terbuka (siapapun dapat bergabung untuk berdiskusi) dan tertutup (terbatas untuk beberapa orang saja), melakukan voice call, melakukan absen mulai dan selesai bekerja (clock in dan clock out), membuat dan mengisi form, dan membuat polling di satu platform yang sama. Selain itu, Slack juga dapat memberikan laporan hasil pengukuran efektivitas komunikasi yang dilakukan tim di platform tersebut.

Sedangkan WhatsApp memungkinkan karyawan berkomunikasi lewat chat, saling berkirim dokumen dan foto, serta melakukan group conference (dengan jumlah terbatas) dengan jaminan enkripsi data.

Kebanyakan startup bersedia membayar biaya berlangganan dan mengalokasikan dana khusus untuk mendukung produktivitas pegawai.

“Bekerja di tech company dan startup membutuhkan koordinasi yang cepat, efisien, dan aman dengan sesama karyawan sehingga dibutuhkan communication channel yang dapat memenuhi kebutuhan itu, seperti Slack dan WhatsApp,” kata Intan.

Melihat peluang platform lokal

Bagi platform lokal di sektor komunikasi, tantangan yang dihadapi saat ini adalah bagaimana mereka bisa meyakinkan konsumen dan bisa bersaing dengan platform global. Meskipun sebagian besar startup di Indonesia menggunakan platform asing, jika produk lokal yang disediakan lebih kompetitif dari sisi fungsi dan harga, mereka bersedia untuk mencoba.

Communication tools lokal memiliki potensi untuk bersaing dengan platform asing, karena dari sisi teknologi, membuat communication tools bukanlah sesuatu yang rumit. Tantangan utamanya adalah platform lokal harus dapat menjawab pertanyaan dasar: ‘Mengapa saya harus berpindah dari WhatsApp ke platform lokal?’. Jika ada startup yang mampu menjawab pertanyaan ini, sudah dipastikan mereka akan jadi the next unicorn, Indonesia’s first national communication tools, seperti yang terjadi dengan WeChat, Kakao Talk, dan Line di negara mereka masing-masing,” kata Rudianto.

Mereka yang memiliki proposisi unik untuk menyelesaikan masalah pengguna juga dapat menarik pengguna tertentu. Selain fitur-fitur baru yang menarik, penyedia lokal juga harus benar-benar sangat memahami dengan baik dasar-dasar layanan B2B, seperti UX, SLA untuk kinerja dan ketersediaan (Performance and Availability) dan keandalan dan keamanan (Reliability and Security).

“Setiap penyedia instrumen / platform pesan instan bisa berkompetisi di industri, jika menyediakan solusi atau produk yang lebih baik daripada opsi yang sudah tersedia di pasar,” kata Norman.

Melihat perkembangan dan tren pada hal ini, mulai muncul beberapa platform lokal yang mencoba memberikan layanan enterprise communication ini.

“Semakin tinggi demand untuk communication tools dalam aktivitas kerja, para developer akan semakin kreatif dan inovatif juga dalam membuat produk yang dapat memenuhi kebutuhan pasar yang dinamis. Kami tentunya akan selalu mendukung para developer Indonesia untuk bersaing dengan developer-developer lainnya dari seluruh dunia dalam menciptakan tools dengan kualitas terbaik,” kata Intan.

Slack Luncurkan Integrasi Fitur Video Conference Milik Microsoft Teams

Tidak selamanya Slack dan Microsoft Teams harus bermusuhan. Terutama di masa-masa seperti sekarang, keduanya semestinya bisa saling mendukung dan memudahkan sebagian besar dari kita yang terpaksa harus bekerja dari rumah.

Well, itulah yang mereka lakukan. Usai merombak desain tampilannya agar jadi lebih mudah digunakan, Slack kini meluncurkan integrasi Microsoft Teams Calls pada platform-nya dengan tujuan untuk memudahkan para pengguna Slack yang perlu memakai fitur video conference milik Microsoft Teams.

Perlu dicatat bahwa sesi video conference-nya masih akan tetap berlangsung di Microsoft Teams sendiri, bukan di dalam Slack. Integrasi ini pada dasarnya cuma bertindak sebagai launcher. Jadi dengan mengklik tombol “Join”, pengguna Slack bakal langsung dibawa ke aplikasi Teams. Sebelum memulai, pengguna bisa melihat siapa saja yang telah tergabung melalui Slack.

Integrasi ini juga memungkinkan Microsoft Teams untuk dijadikan sebagai platform video call default pada Slack ketimbang menggunakan fitur bawaan Slack sendiri. Pengguna juga bisa bergabung ke sesi panggilan video di Microsoft Teams melalui reminder Google Calendar atau Outlook yang terintegrasi pada Slack.

Di samping Microsoft Teams, Slack juga menghadirkan integrasi fitur voice call milik Zoom, Cisco Jabber, Dialpad, dan RingCentral. Berkat integrasi tersebut, pengguna dapat menelepon seseorang menggunakan tiap-tiap platform langsung melalui interface Slack.

Sumber: VentureBeat dan The Verge.

Slack Hadirkan Tampilan Baru yang Lebih Mudah Digunakan

Saya akui Slack bukanlah aplikasi yang paling mudah digunakan. Tidak jarang saya mengirim pesan ke channel yang salah, padahal saya sudah menggunakan aplikasi ini selama lima tahun. Lalu bagaimana nasib pengguna baru yang belakangan dihimbau untuk bekerja dari rumah?

Kabar baiknya, Slack sudah menyiapkan desain baru yang lebih simpel sehingga lebih mudah digunakan. Buat yang sering salah kirim seperti saya, Slack sekarang sudah punya solusinya, yakni tombol compose di sebelah kiri atas.

Slack new design

Jadi ketimbang harus mencari channel-nya terlebih dulu, kita sekarang bisa mengklik tombol tersebut dan langsung menuliskan pesan, baru setelahnya memilih channel yang dituju. Pesan yang belum terkirim juga akan otomatis disimpan sebagai draft.

Tampilan baru ini juga menghadirkan fitur shortcut. Shortcut dapat diakses melalui tombol berlambang petir pada kotak untuk mengirim pesan di bagian bawah. Klik tombol itu, maka kita dapat mengakses beragam fungsi dengan cepat; semisal membuat reminder, memulai sesi video call, dan lain sebagainya, termasuk yang melibatkan aplikasi dan layanan pihak ketiga yang sudah diintegrasikan.

Selebihnya, perubahan banyak diterapkan ke porsi sidebar di sisi kiri. Channel, direct message, maupun aplikasi sekarang bisa dikelompokkan ke segmen yang collapsible dengan memanfaatkan mekanisme drag-and-drop. Sayangnya fitur ini cuma tersedia untuk tim yang berlangganan versi berbayar Slack.

Tampilan baru Slack ini sudah mulai tersedia di aplikasi versi Windows maupun macOS-nya. Pun demikian, yang kebagian jatah lebih dulu adalah para pengguna baru yang belakangan ini terpaksa harus menggunakan Slack selagi mereka dihimbau untuk bekerja dari rumah. Sisanya baru akan menerima update-nya dalam beberapa minggu ke depan.

Sumber: The Verge dan Slack.

IBM Resmi Pilih Slack Sebagai Platform Komunikasi Bagi 350 Ribu Karyawannya

Slack awalnya dikembangkan sebagai perkakas internal Tiny Spark (nama developer saat itu) untuk membantu mereka menggarap game MMO berbasis web. Hampir tujuh tahun setelah meluncur, fitur Slack terus bertambah – satu contohnya adalah integrasi dengan Microsoft Office 365. Lalu di tahun 2018, pihak pengembang sempat mengungkap rencana mengakuisisi HipChat dan Stride buatan Atlassian Corp.

Tak lama sejak tersedia hingga hari ini, Slack merupakan platform instant messaging favorit tim DailySocial yang tersebar di beberapa daerah di Indonesia. Dan berdasarkan laporan Business Insider, Slack ternyata juga menjadi layanan komunikasi resmi pilihan raksasa teknologi IBM dan 350 ribu lebih karyawannya. Angka ini menunjukkan kemenangan Slack atas Microsoft Teams yang diluncurkan perusahaan asal Redmond itu untuk menyainginya.

Kabarnya, IBM sudah cukup lama bereksperimen dengan Slack dan akhirnya layanan meluncur buat seluruh staf. Tim internal IBM sendiri mengungkapkan bahwa mereka telah mulai menggunakan Slack sejak tahun 2014. CEO Stewart Butterfield menyampaikan, diadopsinya Slack secara formal oleh IBM menunjukkan kesiapan platform mereka untuk mendukung organisasi-organisasi terbesar di dunia. IBM dianggap sebagai brand ‘berskala maksimal’ yang Slack sanggup layani.

Melalui peluncuran Slack secara masif pada karyawan, IBM resmi menjadi pelanggan Slack Technologies paling besar – terlepas dari kolaborasi antara kedua perusahaan yang sudah berjalan selama beberapa tahun. Saat artikel ini ditulis, belum diketahui apakah IBM memberikan versi berbayar untuk semua staf atau kombinasi antara keanggotaan premium dan gratis.

Dalam pernyataan terpisah kepada The Verge, Slack Technologies menyampaikan bahwa layanan mereka dimanfaatkan oleh lebih dari 300 ribu staf IBM. Angka ini menunjukkan peningkatan secara signifikan dari tahun 2019 (waktu itu dengan 165 ribu pengguna di bawah payung IBM) tak lama setelah developer menyediakan opsi Enterprise Grid. Keputusan IBM memilih buat menggandeng Slack dilakukan beberapa minggu sesudah Microsoft menayangkan iklan televisi perdana Teams.

Harus diakui, pertumbuhan Microsoft Teams memang mengesankan. Dalam dua tahun, platform kolaborasi ini berhasil menyusul jumlah user Slack. Teams kini dipakai oleh 20 juta pengguna aktif setiap hari, dibanding Slack dengan 12 juta user-nya. Tentu saja kompetisi antara kedua layanan tidak bisa dikatakan seimbang. Microsoft membundel Teams bersama keanggotaan Office 365, sementara itu Slack ialah platform berbayar terpisah.

Kondisi ini memang membuat Teams jadi pilihan tepat bagi beberapa tipe bisnis. Meski begitu, Slack tetap menjadi layanan idola sektor wiraswasta pemula hingga kelas menengah serta pemain startup yang lebih mengandalkan Google G Suite ketimbang Word, Excel dan Outlook.

Via The Verge.