Event Organizer: Pengertian, Tugas, Serta Manfaatnya

Event orgamizer bukanlah kata yang asing untuk orang dengar. Event organizer umumnya dapat kamu temui di berbagai acara, terutama acara besar dengan banyak orang. Event organizer sendiri adalah kelompok yang mengurusi sebuah acara, dari aspek yang paling umum hinga spesifik.

Nah, apa apa saja tugas mereka? Dan apa saja jenis event organizer yang umum ada? Untuk mengetahuinya, simak artikel ini hingga akhir ya!

Definisi Event Organizer

Penyelenggara acara atau event organizer adalah kelompok yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, dan melaksanakan acara, seperti konferensi, pameran dagang, pernikahan, pesta, dan jenis pertemuan lainnya. Event organizer dapat bekerja secara mandiri atau sebagai bagian dari organisasi yang lebih besar, seperti perusahaan perencanaan acara atau hotel.

Event organizer memainkan peran penting dalam keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan berbagai acara, mulai dari konferensi perusahaan dan pameran dagang hingga pernikahan dan festival musik. Keahlian dan perhatian mereka yang cermat terhadap detail memastikan bahwa acara-acara tersebut terorganisir dengan baik, lancar, dan berkesan bagi semua peserta.

Tugas Event Organizer dan Acara yang Ditangani

Tugas event organizer dapat bervariasi tergantung pada jenis dan besarnya acara yang mereka selenggarakan. Tetapi umumnya meliputi beberapa hal sebagai berikut.

Memahami tujuan dan sasaran acara
Membuat anggaran dan mengelola keuangan
Mengamankan tempat dan mengoordinasikan logistik
Menyewa dan mengelola vendor, seperti katering, toko bunga, dan hiburan
Mempromosikan acara melalui pemasaran dan periklanan
Mengkoordinasikan pendaftaran dan penjualan tiket
Mengelola staf dan sukarelawan acara
Memastikan acara berjalan dengan lancar dan sesuai rencana

Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai tugas-tugas event organizer.

Perencanaan Acara

Event organizer bekerja sama dengan klien untuk memahami tujuan, preferensi, dan batasan anggaran mereka. Mereka mengembangkan rencana acara yang komprehensif yang menguraikan jadwal, anggaran, dan logistik.

Untuk menjadi seorang event organizer, seseorang biasanya perlu memiliki keterampilan organisasi dan komunikasi yang kuat, serta pengetahuan tentang perencanaan dan manajemen acara.Pendidikan formal dalam perencanaan acara atau manajemen perhotelan juga memiliki peluang untuk menjadi event organizer.

Pemilihan Tempat

Event organizer mengidentifikasi tempat yang sesuai berdasarkan persyaratan acara dan menegosiasikan kontrak. Mereka mengelola logistik tempat acara, termasuk pengaturan tempat duduk, peralatan audio visual, dan dekorasi.

Manajemen Keuangan

Event organizer membuat dan mengelola anggaran acara, mengalokasikan dana ke berbagai komponen seperti katering, hiburan, pemasaran, dan produksi. Mereka bertujuan untuk mengoptimalkan sumber daya sambil memastikan acara memenuhi harapan klien.

Manajemen Vendor

Event organizer mengoordinasikan dan mengelola vendor dan pemasok, termasuk katering, teknisi audio visual, fotografer, dan dekorator. Mereka menangani negosiasi kontrak, mengawasi hasil kerja, dan memastikan vendor menyelaraskan dengan jadwal acara.

Logistik Acara

Event organizer menangani semua aspek logistik, termasuk pendaftaran peserta, sistem tiket, transportasi, serta pengaturan dan pembongkaran acara. Mereka memastikan semua peralatan, bahan, dan personel yang diperlukan tersedia dan terorganisir dengan baik.

Manajemen Acara Saat Berlangsung

Selama acara berlangsung, penyelenggara acara mengawasi semua aspek operasional, memastikan kelancaran acara. Mereka mengelola staf acara, menangani keadaan darurat atau masalah yang tidak terduga, mengoordinasikan jadwal, dan menangani pertanyaan atau masalah peserta.

Beberapa jenis penyelenggaraan acara umumnya meliputi acara-acara berikut.

Acara Perusahaan
Pameran Dagang
Acara Pernikahan
Pentas Sekolah/Universitas
Acara Internal
Perayaan Ulang Tahun

Manfaat Mempekerjakan Event Organizer

Ada beberapa manfaat dari menyewa event organizer untuk merencanakan dan melaksanakan acaramu. Berikut ini adalah penjelasan dari manfaat memperkerjakan event organizer,

Pengalaman dan Keahlian

Event organizer memiliki pengetahuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk merencanakan dan melaksanakan acara yang sukses. Mereka memiliki keterampilan untuk menangani semua aspek proses perencanaan acara, mulai dari penganggaran hingga logistik, dan terbiasa dengan tantangaN.

Hemat waktu

Merencanakan acara dapat menjadi tugas yang memakan waktu, terutama jika kamu tidak terbiasa dengan prosesnya. Menyewa event organizer memungkinkanmu untuk fokus pada tugas-tugas penting lainnya sementara penyelenggara menangani perencanaan dan pelaksanaan acara.

Hemat biaya

Meskipun menyewa event organizer memang melibatkan biaya, namun pada akhirnya hal ini dapat menghemat uang Anda dalam jangka panjang. Event organizer telah menjalin hubungan dengan vendor dan pemasok, yang dapat menghasilkan potongan harga dan penghematan biaya acara.

Berorientasi Pada Detail

Event organizer terkenal karena perhatiannya terhadap detail, memastikan bahwa setiap aspek acara terencana dan terlaksanan dengan cermat. Mereka dapat menangani segala sesuatu mulai dari pengaturan tempat duduk hingga pencahayaan.

Kreativitas

Event organizer sering kali merupakan individu kreatif yang dapat menghasilkan ide-ide unik dan inovatif untuk membuat acaramu terasa lebih menyenangkan. Karena mereka memiliki banyak pengalaman dalam menangani acara, mereka bisa membuat acaramu lebih meriah dengan inovasi mereka.

Nah, itu tadi penjelasan mengenai event organizer. Secara keseluruhan, menyewa event organizer dapat memberikan banyak manfaat dan membuat proses perencanaan acara menjadi lebih lancar dan efisien.

Traveloka Leads Series B Funding for PouchNATION , a Singapore-Based Digitization Platform

PouchNATION today (6/26) announced the series B funding led by Traveloka with undisclosed value. SPH Ventures also involved in this round. The Singapore-based startup is developing digitization platform for various event, the leading product is NFC-based innovation for access.

“We’re very impressed with PouchNATION achievement in disrupting the entertainment industry. And we are proud to support the team to develop their products, especially to have synergy with Traveloka’s main business, as to provide end-to-end solutions related to travel and lifestyle,” Traveloka Xperience’s VP of Revenue & Growth, Sylvia Gunawan.

She also said that this investment is a part of company’s strategy to tighten its position as the discovery platform. Recently, Traveloka has been strongly introducing Xperience, a new channel allowing users to discover various events in the cities and countries. Including to sell the tickets online.

“The company demand business growth, from just providing events and venues to an entertainment platform that connects dozens of people in Asia with e-commerce, brands, and other players searching for visibility and exposure to their target market,” PouchNATION’s CEO, Ilya Kravtsov said.

In its debut in 2014, PouchNATION was developing an NFC-based bracelet that allows visitors to make cashless transactions. Along the route, they evolve into an all-in-one platform for event organizing through some products, such as PunchEvent, PunchVenue, and to be introduced PouchDigital; consist of a registration system, ticketing, security control, brand activation, data collecting and management, etc.

“We are very excited to launch a new vertical for new client segments which currently using the traditional system to manage places and events. By digitizing and collecting more consumer data, our mission is to create a very new user acquisition channel in the region,” PouchNATION’s COO, David Rapaport said.

Currently, PouchNATION system has been handling various events worth $5 million monthly transactions on average. The product distribution has reached Singapore, the Philippines, Indonesia, Malaysia, Vietnam, and Thailand market. In Indonesia, they’re operating under PT Easy Touch Group based in Jakarta.

–
Original article is in Indonesian, translated by Kristin Siagian

Traveloka Pimpin Pendanaan Seri B PouchNATION, Platform Digitalisasi Acara Asal Singapura

PouchNATION hari ini (26/6) mengumumkan perolehan pendanaan seri B yang dipimpin oleh Traveloka dengan nilai yang tidak disebutkan. SPH Ventures turut terlibat dalam pendanaan ini. Produk yang dikembangkan oleh startup berbasis di Singapura tersebut adalah platform digitalisasi untuk berbagai keperluan event, yang paling menonjol ialah inovasi berbasis NFC untuk akses ke sebuah acara.

“Kami terkesan dengan kemajuan yang telah PouchNATION capai dalam mendisrupsi industri hiburan. Dan kami bangga mendukung tim mengembangkan produk mereka, terlebih untuk memanfaatkan sinergi dengan bisnis utama Traveloka, yakni memberikan solusi end-to-end terkait kebutuhan perjalanan dan gaya hidup,” ujar VP of Revenue & Growth Traveloka Xperience, Sylvia Gunawan.

Sylvia juga memaparkan, bahwa investasi ini menjadi bagian dari strategi perusahaan untuk memperkuat posisinya sebagai platform discovery. Beberapa waktu lalu Traveloka giat memperkenalkan Xperience, sebuah kanal baru yang memungkinkan pengguna menemukan berbagai acara dan hiburan di berbagai kota dan negara. Termasuk menjual tiket aksesnya secara online.

“Perusahaan berencana meningkatkan bisnis, dari hanya sebagai penyedia layanan untuk acara dan tempat, menjadi platform hiburan yang menghubungkan ratusan ribu pengunjung di seluruh Asia dengan e-commerce, brand, dan pemain lain yang ingin mendapatkan visibilitas dan eksposur ke target pelanggan mereka,” ujar CEO PouchNATION Ilya Kravtsov.

Pada awal berdiri di tahun 2014, PouchNATION mengembangkan gelang dengan sensor NFC yang memungkinkan pengunjung acara melakukan pembayaran tanpa uang tunai. Seiring perkembangannya, mereka berevolusi menjadi platform menyeluruh untuk penyelenggaraan acara melalui lini produk PunchEvent, PunchVenue dan segera hadir PouchDigital; meliputi penyedia sistem pendaftaran, tiket, kontrol akses keamanan, brand activation, pengumpulan dan pengelolaan data dll.

“Kami sangat bersemangat meluncurkan vertikal baru untuk membuka segmen klien baru yang saat ini masih menggunakan metode tradisional dalam mengelola tempat dan acara. Dengan digitalisasi dan mengumpulkan lebih banyak data konsumen, kami memiliki misi untuk menciptakan saluran akuisisi pengguna yang sangat baru di kawasan ini,” sambung COO PouchNATION David Rapaport.

Saat ini sistem PouchNATION menangani rata-rata $5 juta nilai transaksi bulanan dari beragam jenis acara. Persebaran produknya sudah meliputi pasar Singapura, Filipina, Indonesia, Malaysia, Vietnam dan Thailand. Di Indonesia, mereka bernaung di bawah PT Easy Touch Group yang berbasis di Jakarta.

Mengenal Ngampooz, Platform Manajemen Acara Pendidikan

Menggunakan teknologi, dunia pendidikan diharapkan terus berevolusi ke arah yang lebih baik. Salah satu layanan yang mencoba mengambil peran tersebut adalah Ngampooz, sebuah platform yang memudahkan pelajar dan mahasiswa mencari informasi dan mendaftar berbagai macam acara pendidikan, termasuk info beasiswa.

Ngampooz resmi diluncurkan pada Agustus 2018 silam. Ditenagai teknologi web, Ngampooz berusaha menjadi direktori acara mengenai pendidikan sekaligus menjadi tempat mendaftar yang mudah. Dari data internal, Ngampooz saat ini mereka telah berhasil mendapatkan lebih dari 100 ribu pengguna dan memiliki lebih dari 70 rekanan dengan 250 acara.

Dikembangkan oleh Muhammad Ainur Rony dan Gatot Wicaksono, Ngampooz saat ini tengah berusaha mengembangkan layanannya hingga menjangkau pengguna di daerah-daerah di Indonesia. Saat ini Ngampooz beroperasi di wilayah Jabodetabek, Banten, dan Karawang.

“Delapan puluh persen dari event yang ada memang seputaran pendidikan, hal ini dikarenakan Ngampooz ingin menjadi niche player. Tujuan Ngampooz dibuat adalah membantu pelajar dan mahasiswa yang mengadakan event dapat merasakan proses digitalisasi, terutama di daerah-daerah agar informasi bisa tersebar merata,” ujar Business Development Ngampooz Rizka Tia.

Tidak hanya terbatas di acara pendidikan

Dijelaskan Rizka, Ngampooz menerapkan model bisnis dengan mengambil keuntungan dari setiap tiket acara berbayar sebesar 3 persen.

“Untuk event yang tidak berbayar, kami tidak mengenakan biaya apa pun kepada partner atau event organizer kami, namun jika event yang berbayar, kami hanya meminta 3% dari setiap tiket terjual,” imbuh Rizka

Ngampooz tidak hanya dibekali fitur untuk acara pendidikan. Mereka juga memiliki fitur Open Class, sebuah fitur yang memungkinkan pengguna berbagi pengetahuan mereka. Open Class juga memungkinkan pengguna Ngampooz membuka kursus hingga menentukan lokasi hingga harga dari “kursus” yang dibuat.

Fitur selanjutnya yang juga diperuntukan untuk insan pendidikan adalah Scholarship. Sebuah fitur yang ditujukan bagi pelajar SMA/SMK tingkat akhir yang ingin mencari beasiswa. Dalam kasus ini Ngampooz memposisikan diri sebagai marketplace beasiswa. Ngampooz sudah menjadi official partner Asosiasi Dosen Indonesia dan beberapa universitas.

“Target Ngampooz tahun ini adalah melakukan ekspansi ke beberapa daerah Indonesia, agar semua pelajar dan mahasiswa mendapatkan informasi untuk menunjang pendidikan mereka, dengan target user yang ingin dicapai adalah 750.000 users,” tutup Rizka.

Application Information Will Show Up Here

EventEvent Mudahkan Pengelola Acara Lakukan Promosi Melalui Aplikasi

Berangkat dari pemikiran masih belum optimalnya platform penyelenggara acara di Indonesia, EventEvent diluncurkan. Secara khusus aplikasi ini dikembangkan untuk mempromosikan acara kelas menengah ke bawah.

Kepada DailySocial, Founder & CEO EventEvent Deddy Wiryawan mengungkapkan, saat ini masih banyak kesulitan yang dihadapi oleh pihak penyelanggara untuk mendaftarkan acaranya secara online. Terutama untuk mendaftarkan acara yang sifatnya small-medium ke platform yang well-established. Cenderung sulit karena harga yang mahal juga mekanisme yang rumit dengan dibutuhkan pengajuan kontrak dan lainnya.

“Didirikan pada tahun 2016, kami mulai mengembangkan aplikasi EventEvent. Sebuah event marketplace yang menargetkan Event Organizer dan Event Enthusiast, dengan sistem yang memungkinkan setiap user untuk mendaftarkan, menjual, membeli, dan berbagi event sendiri. Mereka juga bisa bersosialisasi dengan sesama pengguna.”

Secara konsep, platform yang ditawarkan oleh EventEvent tampak serupa dengan platform seperti Goers dan Loket. Namun dengan fitur unggulan yang ada, EventEvent mengklaim memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Di antaranya adalah fitur analytic dashboard bagi Event Organizers, fungsi media sosial, sistem check-in yang terintegrasi, dan sistem self-service yang sederhana.

“Mungkin ada marketplace lain yang memungkinkan Event Organizers untuk mendaftarkan acaranya sendiri, namun prosesnya panjang dan administrasinya merepotkan. Di EventEvent, tidak ada proses verifikasi yang membutuhkan Event Organizers untuk mengunggah dokumen-dokumen tertentu,” kata Deddy.

Sejak hadir dua tahun yang lalu, saat ini EventEvent telah memiliki lebih dari 10 ribu pengguna di seluruh Indonesia. Untuk acara yang didaftarkan melalui aplikasi, EventEvent mencatat banyak yang berasal dari Jabodetabek, Bandung, Yogyakarta, dan Bali.

“Tapi tak jarang juga ada user dan event dari berbagai kota lainnya, dan ada beberapa user yang datang dari India, Singapura, Tiongkok dan Amerika Serikat,” kata Deddy.

Cara kerja dan strategi monetisasi

Setiap pengguna yang telah mendaftar memiliki kesempatan yang sama untuk mencari maupun menjual event. Mereka juga bisa menikmati semua fitur yang disediakan mulai dari fungsi ticketbox, gate system saat check in event, serta fungsi sosial untuk saling mengikuti dan berbagi update acara di sekitar mereka.

Dalam proses pembelian tiket, pengguna bisa memilih metode pembayaran yang paling sesuai. Mulai dari virtual account bank, Alfamart Group (Alfa Midi, DanDan) maupun kartu kredit. Setelah tiket dibeli maka bisa langsung digunakan untuk check-in pada lokasi acara.

“Untuk pengguna yang mendaftarkan event mereka untuk dijual di EventEvent, mereka memiliki dashboard analytic untuk melihat demografis pengguna lain yang mengunjungi profilnya. Mereka juga bisa mencairkan sendiri uang tiket yang sudah masuk ke akunnya. Pencairan dana bisa dilakukan ke lebih dari 150 bank,” kata Deddy.

Menargetkan pasar B2B dan B2C, EventEvent mengklaim telah menerapkan pembagian komisi yang ideal. Tidak ada penarikan biaya untuk event gratis, tetapi untuk event berbayar, sistem komisi yang berlaku sebesar 3% minimal Rp5 ribu untuk setiap pembelian tiketnya.

“Untuk B2C kami mengambil komisi sebesar 3% per tiket berbayar. Sementara untuk B2B kami bergerak sebagai event promotional dan creative serta management services,” kata Deddy.

Target EventEvent

Dengan mengedepankan tiga fitur andalan, yaitu fitur sosial, analytics, gate system, serta pendataan event yang sederhana, EventEvent ingin menjadi platform yang lengkap sekaligus mudah untuk diakses oleh pengguna. Selain itu untuk memudahkan proses check-in di acara, EventEvent juga menerapkan teknologi QR Code langsung di aplikasi.

“Tidak perlu install aplikasi lain untuk check in, tidak perlu juga print ticket. Menggunakan aplikasi yang sama pengunjung event bisa langsung memindai kode QR event untuk check-in, dengan demikian EO pun dapat langsung melihat pengunjung yang datang,” kata Deddy.

Di tahun 2018 ini, masih banyak target yang ingin dicapai oleh EventEvent. Di antaranya adalah melakukan pengembangan fitur agar platform menjadi lebih baik dari sisi teknologi dan meningkatkan user experience. EventEvent juga ingin menjangkau kota-kota lainnya yang belum ada di platform.

“Saat ini kami masih menjalankan bisnis secara bootstrap, namun untuk mewujudkan rencana yang ada kami juga ingin melakukan penggalangan dana dan mencari investor yang tepat,” kata Deddy.

Application Information Will Show Up Here

Platform Panel ID Digitalkan Proses Tanya Jawab untuk Sebuah Acara

Interaksi aktif antara peserta dan narasumber, biasanya terlihat langsung saat sesi Q&A (tanya jawab). Sebab pada sesi itu peserta bisa menanyakan banyak hal secara rinci terkait topik yang sedang dibahas. Jawaban pun akan langsung terjawab oleh pembicara dari berbagai sudut pandang.

Akan tetapi tidak sedikit dari mereka yang malu untuk menanyakannya secara langsung, sehingga pertanyaan yang muncul tidak berbobot. Permasalahan inilah yang ingin diatasi oleh Panel ID. Startup dengan lima orang anggota tim dari Surabaya dan Malang ini ingin membantu pihak Event Organizer (EO) untuk mengumpulkan pertanyaan bahkan saat seminar baru dimulai guna efisienkan sesi Q&A.

Haris Aji, Founder Panel ID, mengatakan ide awal mendirikan Panel ID dimulai sejak akhir tahun lalu. Pada saat itu, dirinya masih bekerja sebagai penyelenggara EO. Dia melihat kurangnya interaksi pertanyaan dari peserta kepada pembicara dalam tiap acara seminar.

Kalau ada pun, pernyataan yang dilontarkan sering kali kurang berbobot. Peserta pada akhirnya memilih untuk menemui langsung narasumber setelah acara selesai. Kejadian ini bila ditelusuri lebih dalam terjadi karena peserta lebih nyaman untuk menuliskan pertanyaan daripada mengucapkan secara langsung dengan mengangkat tangan di hadapan peserta lainnya.

“Fitur-fitur yang disediakan Panel ID diharapkan bisa jadi jembatan untuk EO agar seminar bisa berjalan lebih efisien dan paperless. Mereka bisa mendapat feedback dari hasil seminar,” terang Haris kepada DailySocial, Senin (7/11).

(ki-ka) Founders Panel ID Harisyah Agam dan Haris Aji dalam acara di TV lokal / Panel ID

Dalam penggunaannya, pihak EO yang sudah bekerja sama dengan Panel ID akan mendapat link panel khusus untuk dibagikan ke peserta saat seminar dimulai. Panel ID juga memberikan passcode khusus bertujuan untuk menyaring pertanyaan dari orang-orang yang tidak berkepentingan.

Secara real time, peserta sudah bisa mengajukan pertanyaan kepada pembicara sebelum sesi Q&A. Mereka pun bisa melakukan voting pada pertanyaan yang masuk, bila pertanyaannya relevan dengan penanya sebelumnya.

Pertanyaan dengan voting tertinggi kemungkinan besar akan dijawab terlebih dalu oleh pembicara. Seluruh pertanyaan akan tercatat dan data penanya akan terekam otomatis, bahkan pertanyaan bisa terpajang di akun media sosial penanya. Pihak EO juga bisa melakukan survei dan bisa terespons secara langsung apabila ada feedback membangun yang masuk.

Panel ID, sambung Haris, masih berbentuk situs. Ke depannya, pihaknya akan terus mengembangkan potensi lainnya untuk mendukung kebutuhan seminar. Salah satunya, peserta bisa mendapatkan slide presentasi dari pembicara tanpa harus mengambil foto per slide.

“Untuk itu, kami masih melakukan validasi dan riset pasar lebih dalam apakah kebutuhan di sana besar. Kami juga masih mempertimbangkan apakah perlu dibuat aplikasi Panel ID, kemungkinannya ada kebutuhan juga di situ.”

Sementara ini, Panel ID sudah bekerja sama dengan penyelenggara EO yang mengadakan acara Gerakan Nasional 1.000 Startup Digital dan Pesta Wirausaha Nasional 2017 diadakan oleh Komunitas Tangan di Atas.

Layanannya pun masih digratiskan, mengingat produk Panel ID baru diresmikan pada pertengahan tahun ini. Panel ID juga berencana untuk memulai proses monetisasi pada akhir tahun ini. Nantinya, pihak EO akan ditawarkan beberapa paket dengan fitur yang berbeda sesuai kebutuhan masing-masing.

Eventpedia Bekerja Sama dengan The Canopy untuk Perluas Pasar Pengelolaan Event secara Mobile di Asia

Layanan manajemen event berbasis mobile Eventpedia yang berasal dari Virginia, Amerika Serikat menjalin kerja sama dengan The Canopy yang berbasis di Jakarta untuk memperluas layanan Eventpedia di kawasan Asia. Eventpedia adalah layanan pengelolaan event berbasis mobile yang hadir di platform iOS dan Android untuk membantu mempermudah pengaturan event, baik untuk event organizer maupun untuk peserta event.

Continue reading Eventpedia Bekerja Sama dengan The Canopy untuk Perluas Pasar Pengelolaan Event secara Mobile di Asia